سعی کنید جلسه بعدی تیم مجازی خود را به صورت صوتی ضبط کنید

نرم افزار رونویسی خودکار - Gglot

اگر در یک شرکت بزرگ و بین المللی مشغول به کار هستید، به احتمال زیاد قبلاً در نوعی جلسه تیم مجازی شرکت کرده اید. در آن صورت، احتمالاً می‌توانید هیجان و سردرگمی جزئی را به یاد بیاورید که مردم در سراسر جهان، صرف نظر از موقعیت مکانی و منطقه زمانی‌شان، از ویدیو، صدا و متن برای پیوند آنلاین و بحث در مورد مسائل مهم تجاری استفاده می‌کنند. جلسات مجازی به افراد امکان می‌دهد اطلاعات را به اشتراک بگذارند. و داده ها در زمان واقعی بدون قرار گرفتن فیزیکی در کنار هم.

با توسعه محیط کار، سازمان ها به طور فزاینده ای از جلسات تیم مجازی استفاده می کنند. جلسات تیم مجازی مزایای زیادی را برای همه افراد درگیر ارائه می دهد. آنها سازگاری گسترده، تعامل چهره به چهره با دفاتر مختلف و تقویت همکاری در بخش های مختلف را شامل می شوند. بسیاری از سازمان ها برای دستیابی به اهداف خود به طور فزاینده ای به کارهای آزاد، قراردادی و از راه دور متکی هستند. این به نوبه خود نیاز به جلسات تیم مجازی را افزایش می دهد، به خصوص اگر برنامه های انعطاف پذیر معرفی شوند.

یکی از مزایای جلسات تیم مجازی این است که می توان از آنها برای ساخت تیم مجازی، با ایجاد روابط قوی تر بین کارکنان از راه دور استفاده کرد. مانند تیم سازی در دنیای واقعی، همتای مجازی بر بهبود مهارت هایی مانند ارتباط و همکاری تمرکز می کند، در حالی که دوستی و همسویی را نیز ترویج می کند. می‌توانید با شخص ثالث روی این تلاش‌ها کار کنید، یا با افزودن بازی‌ها و فعالیت‌ها به تماس‌های تیم خود، خودتان را انجام دهید. کار از راه دور می‌تواند تنها، بی‌تفاوت و غیرمولد باشد. یا کاملا برعکس چیزی که ساخت تیم مجازی را مهم می کند این است که کاتالیزور برای نتیجه مثبت تر است. سازمان‌هایی که در ساختمان‌های تیم مجازی سرمایه‌گذاری می‌کنند، نیروهای کاری خلاق‌تر، ارتباطی و سازنده‌تر دارند. که یک مزیت رقابتی بزرگ است. می‌توانید با اضافه کردن فعالیت‌ها و بازی‌های مختلف، مانند سؤالات یخ‌شکن، ناهار مجازی یا معاشرت در چت گروهی، فعالیت‌های تیم مجازی را ادویه کنید. همه شما می توانید با هم به استراحت قهوه بپردازید، می توانید جلسه بازی هفتگی را اجرا کنید، کسی ممکن است یک عکس خنده دار یا میم را به اشتراک بگذارد، امکانات بی پایان هستند.

در هر صورت، اگر شما هم می‌خواهید جلسه تیم مجازی شما تا حد امکان پربار باشد، خوب است نکات و دستورالعمل‌هایی را برای شرکت‌کنندگان در کنفرانس ارائه دهید. می توانید با مسائل فنی مواجه شوید یا متوجه شوید که برخی افراد به طور کامل در یک جلسه مجازی حضور ندارند. برگزاری یک جلسه تیم مجازی سازنده واقعاً به ترتیب و برنامه ریزی بستگی دارد. در واقع، شما باید برنامه‌ریزی کنید و مطمئن شوید که همکاران مناسب دعوت شده‌اند. در هر صورت، شما باید راه بیشتری را با جلسات ضبط صدا طی کنید. مزایای انجام این کار را خیلی سریع خواهید دید.

چگونه ضبط صدا در جلسات مجازی کمک می کند

جلسات ضبط صدا تمام مشکلاتی که در جلسات تیم مجازی با آن مواجه می‌شوند را به طور کامل حل نمی‌کنند، اما می‌توانند برای همه افراد از جمله مفید باشند. در اینجا پنج دلیل وجود دارد که چرا ضبط صوتی جلسات مجازی شما باید یک روش استاندارد در سازمان شما باشد، صرف نظر از اینکه یک جلسه تیم مجازی باشد یا کاملا رو در رو.

یادداشت برداری ماهر

یادداشت برداری کاملاً شبیه به رونویسی تمام آنچه در جلسه تیم گفته شد نیست. یادداشت ها باید افکار، ایده ها یا یادآوری های کوتاه باشند، نه دقیقاً با کلمات مشابه. این یک خطای رایج است که سعی کنید همه چیز را یادداشت کنید. اگر کسی برای مدتی صحبت می‌کند یا در مورد نظرش کوتاه نمی‌آید، این تمایل ماست که سعی کنیم کل افکار او را دریابیم تا چیز مهمی را از دست ندهیم. با این حال، این به شما کمک نمی کند که تمرکز و در لحظه را داشته باشید. با ضبط صوتی جلسه، همراه با رونویسی بعدی، هیچ کس نیازی به یادداشت برداری کامل ندارد. بعداً می توانید به سادگی موارد مهم را خودتان یادداشت کنید. به این ترتیب، می توانید روی حضور و گوش دادن با دقت تمرکز کنید، که برای همه از جمله ارزشمند است.

طوفان فکری بهتر

دیر یا زود، هر شرکت کننده در یک جلسه تیم مجازی به ناچار با نوعی نقص توجه مواجه می شود. ممکن است یک دورکار توسط سگش منحرف شود، شخصی در اتاق ممکن است در حال مشاهده سایت دیگری باشد یا از یک پیام رسان استفاده کند، یا یک همکار ممکن است به شدت یادداشت ها را یادداشت کند. دلایل مختلفی وجود دارد که باعث می شود شما لغزش تمرکز را مشاهده کنید. به هر حال، افرادی که عموماً در جلسات حضور دارند، درک بهتری از آنچه در جریان است، خواهند داشت، به خصوص اگر جلسه تعاملی باشد. آنها باید تمرکز داشته باشند و بتوانند در لحظه درست وارد بحث شوند. با تنظیم و تمرکز بر آنچه در حال وقوع است، بهتر در این گردهمایی شرکت می کنید و در عین حال پیوند قوی تری با همکاران خود ایجاد می کنید. حتی بهتر از آن، می‌توانید ایده‌های بهتر و مفیدتری را پس از جلسه مطرح کنید، زیرا از هر چیزی که فاش شده است، ضبطی خواهید داشت.

سادگی اشتراک گذاری

مهم نیست که چقدر تلاش می کنیم در هر جلسه تیمی که به آن دعوت می شویم شرکت کنیم، گاهی اوقات اتفاقات غیرمنتظره ما را از انجام این کار باز می دارد. همکار شما ممکن است مشغول کار بر روی پروژه بسیار مهم دیگری باشد یا در همان زمان جلسه طولانی دیگری داشته باشد یا ممکن است در ساعت جلسه معاینه فیزیکی داشته باشد. از آنجا که کسی نمی تواند به آن ملحق شود، نباید داده ها را به دلیل آن تعهدات متفاوت از دست بدهد. اطلاعات و مهارت های آنها هنوز مهم است، و آنها می توانند مدتی بعد کمک کنند. زمانی که این افراد را برای مراحل بعدی بعد از جلسه به خاطر می آورید، به یاد داشته باشید که ضبط صدا را می توان به طور موثرتری نسبت به یادداشت ها به اشتراک گذاشت. یک ضبط صوتی تمام ظرافت‌های جلسه، از جمله نحوه صحبت کردن یا آخرین ملاحظات «کولر آبی» را در بر می‌گیرد و می‌تواند فوراً منتقل شود. با یک یادداشت، باید اطمینان داشته باشید که کسی به نوشتن یادداشت‌ها دست خواهد یافت، که ممکن است ساعت‌ها یا حتی روزها طول بکشد. در مواقعی که شما یک جلسه را از دست داده اید و تا زمانی که یادداشت های جلسه را دریافت نکرده اید نتوانسته اید روی پروژه ای کار کنید، دریافت صدای ضبط شده از جلسه برای سرعت بخشیدن به آن بسیار سودمندتر است تا اینکه به یک شریک وابسته باشید. تا یادداشت هایشان به شما برسد.

راه حل هایی برای مشکلات تکنولوژیکی

درست مانند جلسات تیم مجازی که به طور معمول در مورد توجه شرکت کنندگان قرار می گیرد، شما نیز مشکلات فنی زیادی را تجربه خواهید کرد. ممکن است اتصال اینترنت شما کند باشد، در شنیدن همه مشکل داشته باشید، یا ممکن است نرم افزار شما درست زمانی که خود را معرفی می کنید از کار بیفتد. اگر برگزارکننده فایل صوتی جلسه را در اختیار داشته باشد، آن مسائل مشکلی واقعی ایجاد نخواهد کرد. به جای نگرانی در مورد اینکه کسی فرصت بزرگی را به دلیل مشکلات فنی از دست می دهد، می توانید با دانستن اینکه بعداً همه فرصت شنیدن کل جلسه را خواهند داشت آرام باشید.

پاک کردن برنامه پیگیری

از ضبط‌های صوتی نیز می‌توان برای انجام کارهای بعدی استفاده کرد و تضمین کرد که همه می‌دانند چه کاری باید انجام دهند. با وجود چنین تعداد قطعات متحرک در یک جلسه تیم مجازی، تشخیص اینکه چه کسی روی چه پروژه ای کار می کند و چه ایده هایی را ارائه خواهد کرد، بسیار دشوار است. به خصوص با یک جلسه طوفان فکری، یک شرکت کننده در جلسه مجازی می تواند بیشتر از ... قهرمانان فیلم گمشده در ترجمه گم شود.

در حالی که آن فرد می‌تواند با استفاده از ایده‌ها و یادداشت‌های کنار هم برای یک گردهمایی به بررسی ایده‌های جدید بپردازد، بسیار ساده‌تر خواهد بود که به سادگی روی یک ضبط صدا تنظیم شود. تصور کنید - تمام داده های نیم ساعت یا ساعت گذشته (یا به طور قابل توجهی بیشتر) در یک ضبط واحد فشرده شده است که می تواند به سرعت به اشتراک گذاشته شود. علاوه بر این، در فرصتی غیرمنتظره که به صورت رو در رو به گردهمایی رفتید، می‌توانید احساس خوبی داشته باشید که متوجه می‌شوید با به اشتراک گذاشتن صدای ضبط شده به همکاران مختلف کمک کرده‌اید و به آنها اجازه می‌دهید این نمایش را با کارشان در جاده‌ها اجرا کنند.

سعی کنید جلسات بعدی تیم مجازی خود را ضبط کنید

از آنجایی که اکنون برخی از مزایای ضبط صدا را می‌دانید، این فرصتی ایده‌آل برای برداشتن گام بعدی و آشنایی با نحوه کمک به مهارت روزافزون تیم‌ها است. شما گزینه های مختلفی برای اشتراک گذاری آن ضبط ها دارید. می‌توانید صدای ضبط شده خام را به اشتراک بگذارید، از آن به عنوان مکمل یادداشت‌های جلسه استفاده کنید، یا فراتر از آن بروید و از خدمات رونویسی استفاده کنید. این را در نظر بگیرید: بین کار و جلسات، شما به طرز باورنکردنی در حرفه خود مشغول هستید. چرا بخشی از آن زمان را با رونویسی سریع و بدون هیچ مشکلی ضبط صوتی خود برگردانید؟ می توانید از زمان و انرژی اضافی برای تمرکز بر روی کار بعدی خود استفاده کنید - و با رونویسی جلسه در دست، برای پیشرفت آماده خواهید شد.