Δοκιμάστε να ηχογραφήσετε την επόμενη εικονική συνάντηση της ομάδας σας

Λογισμικό αυτόματης μεταγραφής – Gglot

Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη, διεθνή εταιρεία, είναι πολύ πιθανό να έχετε ήδη συμμετάσχει σε κάποιο είδος εικονικής συνάντησης ομάδας. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε πιθανώς να θυμάστε τη συγκίνηση και τη μικρή σύγχυση όταν οι άνθρωποι σε όλο τον κόσμο, ανεξάρτητα από την τοποθεσία και τη ζώνη ώρας τους χρησιμοποιούν βίντεο, ήχο και κείμενο για να συνδεθούν στο διαδίκτυο και να συζητήσουν σημαντικά επαγγελματικά ζητήματα. Οι εικονικές συναντήσεις επιτρέπουν στους ανθρώπους να μοιράζονται πληροφορίες και δεδομένα σε πραγματικό χρόνο χωρίς να βρίσκονται μαζί.

Καθώς το εργασιακό περιβάλλον αναπτύσσεται, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο εικονικές συναντήσεις ομάδων. Οι εικονικές συναντήσεις ομάδας προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα για όλους τους εμπλεκόμενους. Ενσωματώνουν διευρυμένη προσαρμοστικότητα, πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση με διαφορετικά γραφεία και ενισχύουν τη συνεργασία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων. Πολλοί οργανισμοί βασίζονται όλο και περισσότερο σε ελεύθερους επαγγελματίες, συμβάσεις και εργασία εξ αποστάσεως για να επιτύχουν τους στόχους τους. Αυτό, με τη σειρά του, αυξάνει την ανάγκη για εικονικές συναντήσεις ομάδων, ειδικά εάν εισαχθούν ευέλικτα προγράμματα.

Ένα πλεονέκτημα των εικονικών συναντήσεων ομάδας είναι ότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εικονική δημιουργία ομάδας, δημιουργώντας ισχυρότερες σχέσεις μεταξύ απομακρυσμένων εργαζομένων. Όπως η οικοδόμηση ομάδας στον πραγματικό κόσμο, το εικονικό αντίστοιχο εστιάζει στη βελτίωση δεξιοτήτων όπως η επικοινωνία και η συνεργασία, ενώ παράλληλα προωθεί τις φιλίες και την ευθυγράμμιση. Μπορείτε να συνεργαστείτε με ένα τρίτο μέρος σε αυτές τις προσπάθειες ή να κάνετε DIY προσθέτοντας παιχνίδια και δραστηριότητες στις κλήσεις της ομάδας σας. Η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να είναι μοναχική, αδέσμευτη και μη παραγωγική. ή το εντελώς αντίθετο. Αυτό που κάνει το εικονικό συγκρότημα ομάδας σημαντικό είναι ότι είναι ο καταλύτης για το πιο θετικό αποτέλεσμα. Οι οργανισμοί που επενδύουν σε εικονικά κτίρια ομάδων έχουν εργατικό δυναμικό που είναι πιο δημιουργικό, επικοινωνιακό και παραγωγικό. που αποτελεί τεράστιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Μπορείτε να εμπλουτίσετε τις δραστηριότητες της εικονικής ομάδας προσθέτοντας διάφορες δραστηριότητες και παιχνίδια, όπως ερωτήσεις για το σπάσιμο του πάγου, εικονικό γεύμα ή κοινωνικοποίηση μέσω ομαδικής συνομιλίας. Μπορείτε να κάνετε όλοι μαζί διαλείμματα για καφέ, μπορείτε να εφαρμόσετε εβδομαδιαία συνεδρία παιχνιδιού, κάποιος μπορεί να μοιραστεί μια αστεία εικόνα ή μιμίδιο, οι δυνατότητες είναι ατελείωτες.

Σε κάθε περίπτωση, εάν θέλετε και η εικονική συνάντηση της ομάδας σας να είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγική, καλό είναι να παρέχετε συμβουλές και οδηγίες για τους συμμετέχοντες στο συνέδριο. Μπορείτε να αντιμετωπίσετε τεχνικά ζητήματα ή να ανακαλύψετε ότι ορισμένα άτομα δεν είναι εντελώς παρόντα σε μια εικονική συνάντηση. Η λήψη μιας παραγωγικής εικονικής συνάντησης ομάδας εξαρτάται πραγματικά από την οργάνωση και τον προγραμματισμό. Πράγματι, θα χρειαστεί να κάνετε ένα σχέδιο και να εξασφαλίσετε ότι θα προσκληθούν οι κατάλληλοι συνάδελφοι. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να διανύσετε το επιπλέον μίλι με συσκέψεις ηχογράφησης. Θα δείτε τα πλεονεκτήματα να το κάνετε πολύ γρήγορα.

Πώς βοηθάει η ηχογράφηση εικονικών συσκέψεων

Οι συσκέψεις ηχογράφησης δεν θα λύσουν πλήρως όλα τα προβλήματα που παρουσιάζονται στις συναντήσεις εικονικής ομάδας, αλλά μπορεί να είναι πολύ χρήσιμες για όλους όσους περιλαμβάνονται. Ακολουθούν πέντε λόγοι για τους οποίους η ηχογράφηση των εικονικών συσκέψεών σας πρέπει να είναι μια τυπική πρακτική στον οργανισμό σας, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για εικονική συνάντηση ομάδας ή εντελώς πρόσωπο με πρόσωπο.

Άριστη λήψη σημειώσεων

Η λήψη σημειώσεων δεν είναι ακριβώς το ίδιο με τη μεταγραφή όλων όσων ειπώθηκαν στη συνάντηση της ομάδας. Οι σημειώσεις πρέπει να είναι σύντομες σκέψεις, ιδέες ή υπενθυμίσεις, όχι με τις ίδιες ακριβώς λέξεις. Είναι συνηθισμένο λάθος να προσπαθείς να γράψεις τα πάντα. Εάν κάποιος μιλάει για αρκετή ώρα ή δεν είναι σύντομος με την άποψή του, είναι στην τάση μας να προσπαθήσουμε να πιάσουμε το σύνολο των συλλογισμών του, ώστε να μην χάσουμε κάτι σημαντικό. Ωστόσο, αυτό δεν σας βοηθά να είστε συγκεντρωμένοι και στη στιγμή. Με μια ηχογράφηση της συνάντησης, σε συνδυασμό με μια επακόλουθη μεταγραφή, κανείς δεν χρειάζεται να κρατήσει λεπτομερείς σημειώσεις. Μπορείτε απλά να γράψετε τα σημαντικά πράγματα μόνοι σας αργότερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε στο να είστε παρόντες και να ακούτε προσεκτικά, κάτι που είναι πολύτιμο για όλους.

Καλύτερος καταιγισμός ιδεών

Αργά ή γρήγορα, κάθε συμμετέχων σε μια εικονική συνάντηση ομάδας αντιμετωπίζει αναπόφευκτα κάποιου είδους έλλειψη προσοχής. Ένας τηλεργαζόμενος μπορεί να εκτραπεί από τον σκύλο του, κάποιος στο δωμάτιο μπορεί να βλέπει έναν άλλο ιστότοπο ή να χρησιμοποιεί έναν αγγελιοφόρο ή ένας συνάδελφος μπορεί να σημειώνει επιθετικά σημειώσεις. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να δείτε μια ολίσθηση στη συγκέντρωση. Όπως και να έχει, τα άτομα που είναι γενικά παρόντα στις συγκεντρώσεις θα έχουν καλύτερη κατανόηση του τι συμβαίνει, ιδιαίτερα εάν η συνάντηση είναι διαδραστική. Πρέπει να είναι συγκεντρωμένοι και να μπορούν να μπουν στη συζήτηση τη σωστή στιγμή. Συντονίζεστε και εστιάζετε σε αυτό που συμβαίνει, συμμετέχετε καλύτερα στη συγκέντρωση και ταυτόχρονα δημιουργείτε έναν ισχυρότερο δεσμό με τους συναδέλφους σας. Ακόμα καλύτερα, θα μπορείτε να βγάζετε καλύτερες και πιο χρήσιμες ιδέες μετά τη συνάντηση, καθώς θα έχετε μια καταγραφή όλων όσων αποκαλύφθηκαν.

Η απλότητα της κοινής χρήσης

Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθούμε να συμμετάσχουμε σε κάθε συνάντηση της ομάδας στην οποία καλούμαστε, μερικές φορές απροσδόκητα περιστατικά μας εμποδίζουν να το κάνουμε. Ο συνάδελφός σας μπορεί να είναι απασχολημένος με ένα άλλο πολύ σημαντικό έργο ή να έχει μια άλλη πολύωρη συνάντηση ταυτόχρονα ή μπορεί να κάνει σωματικό έλεγχο την ώρα της συνάντησης. Επειδή κάποιος δεν μπορεί να συμμετάσχει, δεν θα πρέπει να χάσει δεδομένα λόγω αυτών των διαφορετικών δεσμεύσεων. Η συμβολή και οι δεξιότητές τους εξακολουθούν να είναι σημαντικές και μπορούν να συνεισφέρουν κάποια στιγμή αργότερα. Στο σημείο που θυμάστε αυτά τα άτομα για τα βήματα παρακολούθησης μετά τη συνάντηση, να θυμάστε ότι μια ηχογράφηση μπορεί να κοινοποιηθεί πιο αποτελεσματικά από τα σημειώματα. Μια ηχογράφηση ενσωματώνει το σύνολο των λεπτών αποχρώσεων της συνάντησης, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου ομιλίας ή οποιωνδήποτε τελευταίων σκέψεων "ψύξης νερού", και μπορεί να μεταδοθεί αμέσως. Με ένα σημείωμα, θα πρέπει να εμπιστευτείτε ότι κάποιος θα καταφέρει να συνθέσει σημειώσεις, κάτι που μπορεί να διαρκέσει ώρες ή και μέρες. Στην περίπτωση που χάσατε μια σύσκεψη και δεν μπορέσατε να ξεκινήσετε να εργάζεστε σε ένα έργο μέχρι να λάβετε τις σημειώσεις της συνάντησης, είναι πολύ πιο πλεονεκτικό να λαμβάνετε ηχογράφηση της σύσκεψης για να ενημερωθείτε και όχι να βασίζεστε σε έναν συνεργάτη για να σας μεταφέρουν τις σημειώσεις τους.

Λύσεις για Τεχνολογικές Δυσκολίες

Όπως και οι συναντήσεις της εικονικής ομάδας που συνήθως παρουσιάζουν ελλείψεις στην προσοχή των συμμετεχόντων, θα αντιμετωπίσετε επίσης πολλά τεχνικά προβλήματα. Μπορεί να έχετε αργή σύνδεση στο Διαδίκτυο, να αντιμετωπίζετε δυσκολίες στην ακρόαση όλων ή το λογισμικό σας μπορεί να διακοπεί ακριβώς τη στιγμή που παρουσιάζετε τον εαυτό σας. Εάν ο διοργανωτής έχει την ηχογράφηση της συνάντησης, αυτά τα ζητήματα δεν θα παρουσιάσουν πραγματικό πρόβλημα. Αντί να ανησυχείτε εάν κάποιος χάνει μια μεγάλη ευκαιρία λόγω τεχνικών δυσκολιών, μπορείτε να χαλαρώσετε γνωρίζοντας ότι όλοι θα έχουν την ευκαιρία να ακούσουν ολόκληρη τη συνάντηση αργότερα.

Ξεκάθαρο σχέδιο παρακολούθησης

Οι ηχογραφήσεις μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση εργασιών παρακολούθησης και να εγγυηθούν ότι όλοι γνωρίζουν τι να κάνουν στη συνέχεια. Με τόσο μεγάλο αριθμό κινούμενων μερών σε μια εικονική συνάντηση ομάδας, μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να πούμε ποιος εργάζεται σε ποιο έργο και ποιες ιδέες θα παρουσιάσει ο καθένας. Ιδιαίτερα με μια συνάντηση καταιγισμού ιδεών, ένας συμμετέχων στην εικονική συνάντηση μπορεί να χαθεί περισσότερο από… λοιπόν, οι πρωταγωνιστές της ταινίας Lost in Translation.

Ενώ αυτό το άτομο θα μπορούσε να επιχειρήσει να διερευνήσει νέες ιδέες χρησιμοποιώντας τις ιδέες και τις νότες που συγκεντρώθηκαν για μια συγκέντρωση, θα ήταν πολύ πιο εύκολο να συντονιστείτε απλά σε μια ηχογράφηση. Οραματιστείτε – όλα τα δεδομένα από την τελευταία μισή ώρα ή ώρα (ή πολύ περισσότερο) συμπυκνώνονται σε μια ενιαία εγγραφή που μπορεί να κοινοποιηθεί γρήγορα. Επιπλέον, στην περίπτωση που πήγατε πρόσωπο με πρόσωπο στη συγκέντρωση, μπορείτε να αισθάνεστε υπέροχα συνειδητοποιώντας ότι βοηθήσατε διαφορετικούς συνεργάτες μοιράζοντας την ηχογράφηση, επιτρέποντάς τους να κάνουν αυτή την εκπομπή στο δρόμο με τη δουλειά τους.

Προσπαθήστε να ηχογραφήσετε τις επόμενες συναντήσεις της εικονικής ομάδας σας

Δεδομένου ότι τώρα γνωρίζετε ορισμένα πλεονεκτήματα της εγγραφής ήχου, είναι μια ιδανική ευκαιρία να κάνετε το επόμενο βήμα και να εξοικειωθείτε με τον τρόπο με τον οποίο βοηθούν τις ομάδες να γίνουν όλο και πιο ικανές. Έχετε πολλές εναλλακτικές λύσεις για την κοινή χρήση αυτών των εγγραφών. Μπορείτε να μοιραστείτε την ακατέργαστη ηχογράφηση, να τη χρησιμοποιήσετε ως συμπλήρωμα στις σημειώσεις της σύσκεψης ή να υπερβείτε και να επωφεληθείτε από τις υπηρεσίες μεταγραφής. Σκεφτείτε το: ανάμεσα στη δουλειά και τις συναντήσεις, είστε απίστευτα απασχολημένοι με το επάγγελμά σας. Γιατί να μην πάρετε ένα μέρος αυτού του χρόνου πίσω κάνοντας την εγγραφή ήχου να μεταγραφεί γρήγορα και χωρίς κανένα πρόβλημα; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πρόσθετο χρόνο και την ενέργεια για να συγκεντρωθείτε στο επόμενο εγχείρημά σας – και με μια μεταγραφή της συνάντησης στα χέρια σας, θα είστε προετοιμασμένοι για πρόοδο.