Prøv lydoptagelse til dit næste virtuelle teammøde

Automatisk transskriptionssoftware – Gglot

Hvis du er ansat i en stor, international virksomhed, er det meget sandsynligt, at du allerede har deltaget i en slags virtuelt teammøde. I så fald kan du sandsynligvis huske spændingen og den lille forvirring, når folk rundt omkring i verden, uanset deres placering og tidszone, bruger video, lyd og tekst til at linke online og diskutere vigtige forretningsproblemer. Virtuelle møder giver folk mulighed for at dele information og data i realtid uden at være fysisk placeret sammen.

Efterhånden som arbejdsmiljøet udvikler sig, bruger organisationer i stigende grad virtuelle teammøder. Virtuelle teammøder giver mange fordele for alle involverede. De inkorporerer udvidet tilpasningsevne, ansigt til ansigt interaktion med forskellige kontorer og giver mulighed for samarbejde på tværs af forskellige afdelinger. Mange organisationer er i stigende grad afhængige af freelance-, kontrakt- og fjernarbejde for at nå deres mål. Dette øger igen behovet for virtuelle teammøder, især hvis der indføres fleksible tidsplaner.

En fordel ved virtuelle teammøder er, at de kan bruges til virtuel teambuilding ved at opbygge stærkere forhold mellem fjernarbejdere. Ligesom teambuilding i den virkelige verden fokuserer den virtuelle modstykke på at forbedre færdigheder som kommunikation og samarbejde og samtidig fremme venskaber og tilpasning. Du kan arbejde med en tredjepart om denne indsats eller DIY ved at tilføje spil og aktiviteter til dit teamopkald. Fjernarbejde kan være ensomt, frakoblet og uproduktivt; eller det modsatte. Hvad der gør virtuel teambuilding vigtig er, at det er katalysatoren for det mere positive resultat. Organisationer, der investerer i virtuelle teambygninger, har arbejdsstyrker, der er mere kreative, kommunikative og produktive; hvilket er en enorm konkurrencemæssig fordel. Du kan krydre de virtuelle teamaktiviteter ved at tilføje forskellige aktiviteter og spil, såsom spørgsmål om isbryder, virtuel frokost eller socialt samvær over gruppechat. Du kan alle tage kaffepauser sammen, du kan implementere ugentlig spil-session, nogen kan dele et sjovt billede eller meme, mulighederne er uendelige.

Under alle omstændigheder, hvis du også ønsker, at dit virtuelle teammøde skal være så produktivt som muligt, er det godt at give tip og instruktioner til konferencedeltagere. Du kan løbe ind i tekniske problemer eller finde ud af, at nogle personer ikke er helt til stede i et virtuelt møde. At få et produktivt virtuelt teammøde kommer virkelig ned på at arrangere og planlægge. Faktisk skal du lave en plan og sikre, at de rigtige kolleger bliver inviteret. Under alle omstændigheder bør du gå en ekstra mil ved lydoptagelsesmøder. Du vil se fordelene ved at gøre det meget hurtigt.

Sådan hjælper lydoptagelse med virtuelle møder

Lydoptagelsesmøder løser ikke helt de problemer, der opstår i virtuelle teammøder, men de kan være meget nyttige for alle inkluderet. Her er fem grunde til, at lydoptagelse af dine virtuelle møder burde være en standardpraksis i din organisation, uanset om det er et virtuelt teammøde eller helt ansigt til ansigt.

Dygtig notatoptagelse

Notering er ikke helt det samme som at transkribere alt, hvad der blev sagt på holdmødet. Noter burde være korte tanker, ideer eller påmindelser, ikke med nøjagtigt de samme ord. Det er en almindelig fejl at prøve at skrive alt ned. Hvis nogen taler i nogen tid eller ikke er korte med deres pointe, ligger det i vores tendens til at forsøge at fange hele deres fundering, så vi ikke går glip af noget væsentligt. Alligevel hjælper det dig ikke med at være fokuseret og i øjeblikket. Med en lydoptagelse af mødet kombineret med en efterfølgende transkription behøver ingen at tage grundige noter. Du kan bare skrive de vigtige ting ned senere. På den måde kan du fokusere på at være til stede og lytte opmærksomt, hvilket er værdifuldt for alle inkluderet.

Bedre brainstorming

Før eller senere møder hver deltager i et virtuelt teammøde uundgåeligt en form for bortfald i opmærksomheden. En telecommuter kan blive omdirigeret af deres hund, nogen i rummet ser muligvis et andet sted eller bruger en messenger, eller en kollega noterer aggressivt noter. Der er en række grunde til, at du kan se en koncentrationsglidning. Uanset hvad det er, vil de personer, der generelt er til stede under samlinger, få en bedre forståelse af, hvad der foregår, især hvis mødet er interaktivt. De har brug for at være fokuserede og være i stand til at komme ind i diskussionen på det rigtige tidspunkt. Ved at indstille og fokusere på, hvad der foregår, deltager du bedre i samlingen, og samtidig bygger du en stærkere bånd til dine kolleger. Endnu bedre, du vil være i stand til at komme med bedre og mere nyttige ideer efter mødet, da du har en optagelse af alt, hvad der blev afsløret.

Enkelhed ved deling

Uanset hvor hårdt vi prøver at deltage i hvert holdmøde, vi er inviteret til, forhindrer nogle gange uventede begivenheder os i at gøre det. Din kollega har muligvis travlt med at arbejde på et andet meget vigtigt projekt eller har et andet langt møde på samme tid, eller de kan have en fysisk kontrol på tidspunktet for mødet. Fordi nogen ikke kan deltage, bør de ikke gå glip af data på grund af disse forskellige forpligtelser. Deres input og færdigheder er stadig vigtige, og de kan bidrage noget senere. På det tidspunkt, hvor du husker disse personer til dine opfølgningstrin efter mødet, skal du huske, at en lydoptagelse kan deles mere effektivt end memoer. En lydoptagelse inkorporerer hele finesserne af mødet, herunder tale eller andre "vandkøler" -overvejelser, og kan overføres med det samme. Med et notat skal du stole på, at nogen kommer rundt med at komponere noter, hvilket kan tage timer eller endda dage. Hvis du gik glip af et møde og ikke kunne begynde at arbejde på et projekt, før du fik mødedokumenterne, er det meget mere fordelagtigt at få en lydoptagelse af mødet for at komme op i hastighed snarere end at være afhængig af en partner for at få deres noter til dig.

Løsninger til teknologiske vanskeligheder

Ligesom det virtuelle teammøde, der rutinemæssigt har funktion, bortfalder opmærksomheden fra deltagerne, vil du også opleve en masse tekniske problemer. Du har muligvis en langsom internetforbindelse, har problemer med at høre alle, eller din software kan gå ned lige når du introducerer dig selv. Hvis arrangøren har lydoptagelsen af mødet, udgør disse problemer ikke noget reelt problem. I stedet for at bekymre dig, hvis nogen giver en stor mulighed på grund af tekniske vanskeligheder, kan du slappe af ved at vide, at alle senere har mulighed for at høre hele mødet.

Ryd opfølgningsplanen

Lydoptagelser kan ligeledes bruges til at foretage opfølgningsopgaver og garantere, at alle ved, hvad de skal gøre næste gang. Med et så stort antal bevægelige dele i et virtuelt teammøde kan det meget godt være svært at fortælle, hvem der arbejder på hvilket projekt, og hvilke ideer alle vil præsentere. Især med et brainstormingmøde kan en virtuel mødedeltager gå mere vild end ... Nå, hovedpersonerne i filmen Lost in Translation.

Mens denne person kunne forsøge at undersøge nye ideer ved hjælp af idéerne og noterne brostensbelagte til en samling, ville det være meget lettere at simpelthen stille ind på en lydoptagelse. Envision - alle data fra den sidste halve time eller time (eller betydeligt mere) kondenseret til en enkelt optagelse, der kan deles hurtigt. Hvad mere er, hvis du ikke gik til mødet ansigt til ansigt, kan du føle dig godt klar over, at du hjalp forskellige medarbejdere ud ved at dele lydoptagelsen og tillade dem at få dette show på vej med deres arbejde.

Forsøg lydoptagelse af dine næste virtuelle teammøder

Da du nu kender nogle fordele ved lydoptagelse, er det en ideel mulighed for at tage det næste skridt og gøre dig bekendt med, hvordan de hjælper med at gøre holdene mere dygtige. Du har masser af forskellige alternativer til at dele disse optagelser. Du kan dele den rå lydoptagelse, bruge den som et supplement til mødedokumenter eller gå ud over og drage fordel af transskriptionstjenester. Overvej det: mellem arbejde og møder er du utroligt optaget af dit kald. Hvorfor ikke tage en del af den tid tilbage ved at få din lydoptagelse transskriberet hurtigt og uden problemer? Du kan bruge den ekstra tid og energi til at koncentrere dig om din næste forpligtelse - og med en transskription af mødet i hånden er du forberedt på fremskridt.