Vyzkoušejte zvukový záznam na další schůzce virtuálního týmu
Software pro automatický přepis – Gglot
Pokud jste zaměstnáni ve velké mezinárodní společnosti, je docela pravděpodobné, že jste se již zúčastnili nějakého setkání virtuálního týmu. V takovém případě si pravděpodobně vzpomenete na vzrušení a mírný zmatek, když lidé na celém světě, bez ohledu na jejich polohu a časové pásmo, používají video, audio a text k online propojení a diskusi o důležitých obchodních záležitostech. Virtuální schůzky umožňují lidem sdílet informace a data v reálném čase, aniž by byla fyzicky umístěna společně.
Jak se vyvíjí pracovní prostředí, organizace stále častěji využívají schůzky virtuálních týmů. Setkání virtuálních týmů nabízí všem zúčastněným mnoho výhod. Zahrnují rozšířenou adaptabilitu, osobní interakci s různými kancelářemi a umožňují spolupráci napříč různými odděleními. Mnoho organizací se při dosažení svých cílů stále více spoléhá na práci na volné noze, na smlouvy a na dálku. To zase zvyšuje potřebu schůzek virtuálních týmů, zejména pokud jsou zavedeny flexibilní plány.
Jednou z výhod schůzek virtuálních týmů je, že je lze použít pro vytváření virtuálních týmů budováním pevnějších vztahů mezi vzdálenými pracovníky. Stejně jako budování týmu v reálném světě se virtuální protějšek zaměřuje na zlepšování dovedností, jako je komunikace a spolupráce, a zároveň podporuje přátelství a sladění. Na těchto snahách můžete spolupracovat s třetí stranou, nebo si udělejte kutilství přidáním her a aktivit do týmových hovorů. Vzdálená práce může být osamělá, odpojená a neproduktivní; nebo úplný opak. Díky tomu je budování virtuálního týmu důležité, je to katalyzátor pozitivnějšího výsledku. Organizace, které investují do virtuálních týmových budov, mají pracovní síly, které jsou kreativnější, komunikativnější a produktivnější; což je obrovská konkurenční výhoda. Virtuální týmové aktivity můžete okořenit přidáním různých aktivit a her, jako jsou ledoborec, virtuální oběd nebo socializace přes skupinový chat. Všichni si můžete dát přestávky na kávu společně, můžete realizovat týdenní herní sezení, někdo může sdílet vtipný obrázek nebo mem, možnosti jsou nekonečné.
V každém případě, pokud chcete, aby schůzka vašeho virtuálního týmu byla co nejproduktivnější, je dobré poskytnout tipy a pokyny pro účastníky konference. Můžete narazit na technické problémy nebo zjistit, že někteří jednotlivci nejsou úplně přítomni na virtuální schůzce. Získání produktivní schůzky virtuálního týmu skutečně spadá do uspořádání a plánování. Ve skutečnosti budete muset vytvořit plán a zajistit, aby byli pozváni správní kolegové. V každém případě byste měli projít další míli schůzkami se zvukovým záznamem. Uvidíte výhody toho, jak toho dosáhnout velmi rychle.
Jak pomáhá nahrávání virtuálních schůzek se zvukem
Setkání se záznamem zvuku zcela nevyřeší všechny problémy, se kterými se setkávají při schůzkách virtuálních týmů, ale mohou být velmi užitečné pro všechny, kteří sem patří. Tady je pět důvodů, proč by záznam zvuku vašich virtuálních schůzek měl být ve vaší organizaci standardním postupem, bez ohledu na to, zda se jedná o schůzku virtuálního týmu nebo zcela tváří v tvář.
Zdatné psaní poznámek
Psaní poznámek není úplně stejné jako přepisování všeho, co bylo řečeno na schůzce týmu. Poznámky by měly být krátké myšlenky, nápady nebo připomenutí, ne přesně stejnými slovy. Pokoušet se všechno si zapisovat je běžná chyba. Pokud někdo hovoří nějakou dobu nebo není stručný, je v naší tendenci pokusit se zachytit celé jeho uvažování, abychom nezmeškali něco významného. To vám však nepomůže, abyste byli soustředěni a v daném okamžiku. Díky zvukovému záznamu schůzky v kombinaci s následným přepisem si nikdo nemusí dělat důkladné poznámky. Později si můžete jednoduše zapsat důležité věci. Tímto způsobem se můžete soustředit na přítomnost a pozorné naslouchání, což je cenné pro všechny přítomné.
Lepší brainstorming
Dříve nebo později každý účastník schůzky virtuálního týmu nevyhnutelně narazí na určitý druh pozornosti. Telecommuter může být odkloněn svým psem, někdo v místnosti si může prohlížet jiné stránky nebo používat posla nebo spolupracovník může agresivně zapisovat poznámky. Existuje řada důvodů, proč můžete vidět pokles koncentrace. Ať je to jakkoli, jednotlivci, kteří jsou obecně přítomni na shromážděních, lépe pochopí, o co jde, zejména pokud je setkání interaktivní. Musí se soustředit a být schopni vstoupit do diskuse ve správný okamžik. Naladěním a zaměřením na to, co se děje, se lépe účastníte shromáždění a zároveň budujete silnější pouto se svými kolegy. Ještě lépe, po schůzce budete moci přijít s lepšími a užitečnějšími nápady, protože budete mít záznam všeho, co bylo zveřejněno.
Jednoduchost sdílení
Bez ohledu na to, jak tvrdě se snažíme účastnit každého setkání týmu, na které jsme pozváni, občas nám v tom brání neočekávané události. Váš kolega může být zaneprázdněn prací na jiném velmi důležitém projektu nebo mít další dlouhé setkání ve stejnou dobu, nebo může mít fyzickou kontrolu v hodinu schůzky. Protože se někdo nemůže připojit, neměl by přijít o data kvůli těmto různým závazkům. Jejich vstupy a dovednosti jsou stále důležité a mohou přispět někdy později. V okamžiku, kdy si tyto osoby pamatujete pro následné kroky po schůzce, nezapomeňte, že zvukový záznam lze sdílet efektivněji než poznámky. Zvukový záznam zahrnuje celou jemnost schůzky, včetně způsobu mluvení nebo jakýchkoli posledních úvah o „vodním chladiči“, a lze jej ihned sdělit. S poznámkou budete muset věřit, že se někdo dostane k psaní poznámek, což může trvat hodiny nebo dokonce dny. Pokud máte šanci, že jste zmeškali schůzku a nemohli jste začít pracovat na projektu, dokud nedostanete poznámky ke schůzce, je mnohem výhodnější pořídit si zvukový záznam schůzky, abyste se dostali na rychlost, než abyste byli závislí na partnerovi aby vám jejich poznámky předali.
Řešení pro technologické potíže
Stejně jako rutinní schůzky virtuálních týmů, kdy účastníci ztrácejí pozornost, také zažijete spoustu technických potíží. Může se stát, že budete mít pomalé připojení k internetu, budete mít potíže se sluchem všech, nebo se vám software může zhroutit, když se představíte. Pokud má organizátor zvukový záznam ze schůzky, tyto problémy nepředstavují žádný skutečný problém. Místo toho, abyste se trápili, když někdo prochází technickými potížemi, můžete si odpočinout s vědomím, že každý bude mít příležitost vyslechnout si celé setkání později.
Vymazat plán následných opatření
Zvukové záznamy lze rovněž využít k provádění následných úkolů a zajištění toho, že každý ví, co dělat dál. S tak velkým počtem pohyblivých částí na schůzce virtuálního týmu může být velmi těžké říci, kdo na kterém projektu pracuje a jaké nápady všichni předloží. Zejména při brainstormingovém setkání se může virtuální účastník setkání více ztratit než ... no, protagonisté filmu Ztraceni v překladu.
I když by se tento jedinec mohl pokusit prozkoumat nové nápady s využitím nápadů a poznámek dlážděných společně pro shromáždění, bylo by mnohem jednodušší jednoduše naladit zvukovou nahrávku. Envision - všechna data z poslední půl hodiny nebo hodiny (nebo podstatně více) zhuštěná do jednoho záznamu, který lze rychle sdílet. A co víc, při šanci, že jste šli na shromáždění tváří v tvář, se můžete cítit skvěle, když si uvědomíte, že jste pomohli různým spolupracovníkům sdílením zvukového záznamu a umožnili jim dostat tuto show na cestu s jejich prací.
Pokuste se o záznam zvuku o vaše další schůzky virtuálního týmu
Vzhledem k tomu, že nyní znáte některé výhody záznamu zvuku, je to ideální příležitost udělat další krok a seznámit se s tím, jak pomáhají zvyšovat úroveň týmů. Máte spoustu různých alternativ pro sdílení těchto nahrávek. Můžete sdílet nezpracovaný zvukový záznam, použít ho jako doplněk k poznámkám ze schůzky, nebo jít nad rámec a využít přepisové služby. Zvažte to: mezi prací a schůzkami jste neuvěřitelně zaměstnáni svým povoláním. Proč si nevzít část toho času zpět tím, že si rychle a bez problémů necháte přepsat zvukový záznam? Můžete využít další čas a energii, abyste se mohli soustředit na svůj další podnik - a s přepisem schůzky v ruce budete připraveni na pokrok.