Proveu de gravar àudio la vostra propera reunió virtual de l'equip
Programari de transcripció automàtica - Gglot
Si treballes en una gran empresa internacional, és molt probable que ja hagis participat en algun tipus de reunió virtual d'equip. En aquest cas, probablement recordeu l'emoció i la lleu confusió quan la gent d'arreu del món, independentment de la seva ubicació i zona horària, utilitzen vídeo, àudio i text per connectar-se en línia i discutir problemes importants de negoci. Les reunions virtuals permeten que les persones comparteixin informació. i dades en temps real sense estar ubicats físicament junts.
A mesura que l'entorn de treball es desenvolupa, les organitzacions utilitzen cada cop més reunions virtuals d'equip. Les reunions virtuals d'equip ofereixen molts avantatges per a totes les persones implicades. Incorporen una adaptabilitat ampliada, una interacció cara a cara amb diferents oficines i potencia la cooperació entre diferents departaments. Moltes organitzacions depenen cada cop més del treball autònom, per contracte i a distància per assolir els seus objectius. Això, al seu torn, augmenta la necessitat de reunions virtuals d'equip, sobretot si s'introdueixen horaris flexibles.
Un dels avantatges de les reunions d'equips virtuals és que es poden utilitzar per a la creació d'equips virtuals, mitjançant la creació de relacions més sòlides entre els treballadors remots. Igual que la creació d'equips al món real, la contrapart virtual se centra a millorar les habilitats com la comunicació i la col·laboració, alhora que promou les amistats i l'alineació. Podeu col·laborar amb un tercer en aquests esforços o fer bricolatge afegint jocs i activitats a les trucades del vostre equip. El treball a distància pot ser solitari, desvinculat i improductiu; o tot el contrari. El que fa que la creació d'equips virtuals sigui important és que és el catalitzador del resultat més positiu. Les organitzacions que inverteixen en equips virtuals tenen mà d'obra més creativa, comunicativa i productiva; que és un gran avantatge competitiu. Podeu animar les activitats de l'equip virtual afegint diverses activitats i jocs, com ara preguntes per trencar el gel, dinar virtual o socialitzar a través del xat en grup. Tots podeu fer pauses per al cafè junts, podeu implementar una sessió de joc setmanal, algú pot compartir una imatge o un meme divertit, les possibilitats són infinites.
En qualsevol cas, si també voleu que la vostra reunió virtual d'equip sigui el més productiva possible, és bo donar consells i instruccions als participants de la conferència. Podeu trobar problemes tècnics o descobrir que algunes persones no estan completament presents en una reunió virtual. Aconseguir una reunió d'equip virtual productiva es redueix realment a organitzar i planificar. De fet, haureu de fer un pla i assegurar-vos que hi hagin convidats els companys adequats. En qualsevol cas, hauríeu de fer un esforç addicional gravant reunions d'àudio. Veuràs els avantatges de fer-ho molt ràpidament.
Com ajuda la gravació d'àudio a les reunions virtuals
Les reunions d'enregistrament d'àudio no resoldran completament tots els problemes que es troben a les reunions d'equip virtuals, però poden ser molt útils per a tothom inclòs. Aquí teniu cinc raons per les quals la gravació d'àudio de les vostres reunions virtuals hauria de ser una pràctica estàndard a la vostra organització, independentment de si es tracta d'una reunió d'equip virtual o totalment cara a cara.
Habilitat per prendre notes
Prendre notes no és el mateix que transcriure tot el que es va dir a la reunió de l'equip. Les notes han de ser pensaments breus, idees o recordatoris, no exactament amb les mateixes paraules. És un error comú intentar escriure-ho tot. Si algú parla durant algun temps o no és breu amb el seu punt, està en la nostra tendència a intentar captar la totalitat de les seves reflexions perquè no ens perdem alguna cosa significativa. Tanmateix, això no us ajuda a estar concentrat i en el moment. Amb una gravació d'àudio de la reunió, combinada amb una transcripció posterior, ningú no necessita prendre notes exhaustives. Pots simplement escriure les coses importants tu mateix més endavant. D'aquesta manera, pots centrar-te en estar present i escoltar atentament, cosa que és valuosa per a tothom inclòs.
Millor pluja d'idees
Tard o d'hora, cada participant d'una reunió d'equip virtual es troba inevitablement amb algun tipus de manca d'atenció. Un teletreballador pot ser desviat pel seu gos, algú a l'habitació podria estar veient un altre lloc o utilitzant un missatger, o un company de feina podria estar anotant notes de manera agressiva. Hi ha moltes raons per les quals es pot veure una baixada de concentració. Sigui com sigui, les persones que generalment estan presents durant les reunions tindran una millor comprensió del que està passant, sobretot si la reunió és interactiva. Han d'estar concentrats i poder entrar a la discussió en el moment correcte. En sintonitzar i centrar-se en el que està passant, participaràs millor en la reunió i, al mateix temps, estàs construint un vincle més fort amb els teus companys. Encara millor, podreu sortir amb idees millors i més útils després de la reunió, ja que tindreu un enregistrament de tot el que s'ha revelat.
Simplicitat de compartir
Per molt que ens esforcem per participar en cada reunió d'equip a la qual ens conviden, de vegades els fets inesperats ens impedeixen fer-ho. El vostre company pot estar ocupat treballant en un altre projecte molt important o tenir una altra reunió llarga al mateix temps, o pot fer una revisió física a l'hora de la reunió. Com que algú no pot participar, no hauria de perdre dades a causa d'aquests diferents compromisos. Les seves aportacions i habilitats segueixen sent importants, i poden contribuir en algun moment. En el moment en què recordeu aquestes persones per als vostres passos de seguiment posteriors a la reunió, recordeu que una gravació d'àudio es pot compartir de manera més eficaç que les notes. Una gravació d'àudio incorpora la totalitat de les subtileses de la reunió, inclosa la manera de parlar o qualsevol darrera consideració de "refrigerador d'aigua", i es pot transmetre immediatament. Amb una nota, haureu de confiar que algú s'encarregarà de redactar notes, cosa que pot trigar hores o fins i tot dies. En cas que us perdeu una reunió i no pugueu començar a treballar en un projecte fins que no tingueu les notes de la reunió, és molt més avantatjós obtenir una gravació d'àudio de la reunió per estar al dia en lloc de dependre d'un soci. per fer-te arribar les seves notes.
Solucions per a les dificultats tecnològiques
De la mateixa manera que les reunions d'equips virtuals presenten habitualment lapsus d'atenció dels participants, també experimentareu molts problemes tècnics. És possible que tingueu una connexió a Internet lenta, que tingueu dificultats per escoltar tothom o que el vostre programari es bloquegi just quan us presenteu. Si l'organitzador disposa de l'enregistrament d'àudio de la reunió, aquests problemes no presentaran cap problema real. En lloc de preocupar-vos si algú està deixant passar una gran oportunitat per dificultats tècniques, podeu relaxar-vos sabent que tothom tindrà l'oportunitat d'escoltar tota la reunió més endavant.
Pla de seguiment clar
Les gravacions d'àudio també es poden utilitzar per fer tasques de seguiment i garantir que tothom sàpiga què fer a continuació. Amb un nombre tan gran de parts mòbils en una reunió d'equip virtual, pot ser molt difícil saber qui està treballant en quin projecte i quines idees presentarà tothom. Particularment amb una pluja d'idees, un participant de la reunió virtual es pot perdre més que... bé, els protagonistes de la pel·lícula Lost in Translation.
Tot i que aquesta persona podria intentar investigar noves idees utilitzant les idees i les notes reunides per a una reunió, seria molt més fàcil sintonitzar-se simplement amb una gravació de so. Envision: totes les dades de l'última mitja hora o hora (o molt més) condensades en una única gravació que es pot compartir ràpidament. A més, si vas anar cara a cara a la reunió, pots sentir-te molt bé adonar-te que vas ajudar a diferents associats compartint l'enregistrament d'àudio, cosa que els va permetre posar en marxa aquest espectacle amb el seu treball.
Intenteu gravar àudio les vostres properes reunions virtuals de l'equip
Com que ara coneixeu alguns dels avantatges de l'enregistrament d'àudio, és una oportunitat ideal per fer el següent pas i familiaritzar-vos amb com ajuden a fer que els equips siguin cada cop més competents. Teniu moltes alternatives per compartir aquestes gravacions. Podeu compartir l'enregistrament d'àudio en brut, utilitzar-lo com a complement a les notes de la reunió o anar més enllà i aprofitar els serveis de transcripció. Considera-ho: entre feina i reunions, estàs increïblement ocupat en la teva vocació. Per què no recuperar una part d'aquest temps fent que la vostra gravació d'àudio es transcrigui ràpidament i sense cap problema? Podeu utilitzar el temps i l'energia addicionals per concentrar-vos en la vostra propera tasca, i amb una transcripció de la reunió a la mà, estaràs preparat per al progrés.