Pokušajte audio snimiti svoj sljedeći virtuelni timski sastanak

Softver za automatsku transkripciju – Gglot

Ako ste zaposleni u velikoj, međunarodnoj kompaniji, vrlo je vjerovatno da ste već učestvovali u nekoj vrsti virtuelnog sastanka tima. U tom slučaju, vjerojatno se možete sjetiti uzbuđenja i male konfuzije kada ljudi širom svijeta, bez obzira na njihovu lokaciju i vremensku zonu, koriste video, audio i tekst da se povežu na mreži i razgovaraju o važnim poslovnim pitanjima. Virtuelni sastanci omogućavaju ljudima da dijele informacije i podatke u realnom vremenu, a da nisu fizički locirani zajedno.

Kako se radno okruženje razvija, organizacije sve više koriste virtuelne sastanke tima. Virtualni timski sastanci nude mnogo prednosti za sve uključene ljude. Oni uključuju proširenu prilagodljivost, interakciju licem u lice s različitim uredima i osnažuju saradnju između različitih odjela. Mnoge organizacije se sve više oslanjaju na slobodni rad, ugovor i rad na daljinu kako bi postigle svoje ciljeve. Ovo zauzvrat povećava potrebu za virtuelnim sastancima tima, posebno ako se uvedu fleksibilni rasporedi.

Jedna od prednosti virtuelnih timskih sastanaka je da se mogu koristiti za virtuelnu izgradnju tima, izgradnjom jačih odnosa između udaljenih radnika. Poput team buildinga u stvarnom svijetu, virtuelni pandan se fokusira na poboljšanje vještina kao što su komunikacija i saradnja, a istovremeno promovira prijateljstva i usklađenost. Možete raditi s trećom stranom na ovim naporima ili napraviti sami dodavanjem igara i aktivnosti u pozive svog tima. Rad na daljinu može biti usamljen, neaktivan i neproduktivan; ili potpuno suprotno. Ono što virtuelni team building čini važnim je to što je on katalizator za pozitivniji ishod. Organizacije koje ulažu u virtuelne team buildinge imaju radnu snagu koja je kreativnija, komunikativnija i produktivnija; što je velika konkurentska prednost. Virtuelne timske aktivnosti možete začiniti dodavanjem raznih aktivnosti i igara, kao što su pitanja o ledolomcu, virtuelni ručak ili druženje uz grupno ćaskanje. Možete svi zajedno da pravite pauze za kafu, možete implementirati sedmičnu sesiju igranja, neko može podijeliti smiješnu sliku ili mem, mogućnosti su beskrajne.

U svakom slučaju, ako želite da i vaš virtualni sastanak tima bude što produktivniji, dobro je dati savjete i upute za sudionike konferencije. Možete naići na tehničke probleme ili saznati da neki pojedinci nisu u potpunosti prisutni na virtuelnom sastanku. Dobijanje produktivnog virtuelnog sastanka tima zaista se svodi na dogovaranje i planiranje. Zaista, morat ćete napraviti plan i osigurati da su pozvane prave kolege. U svakom slučaju, trebali biste prijeći dodatnu milju snimajući sastanke. Vrlo brzo ćete vidjeti prednosti toga.

Kako audio snimanje virtuelnih sastanaka pomaže

Sastanci sa audio snimanjem neće u potpunosti riješiti sve probleme na koje nailaze na virtuelnim sastancima tima, ali mogu biti od velike pomoći za sve uključene. Evo pet razloga zašto bi audio snimanje vaših virtuelnih sastanaka trebalo da bude standardna praksa u vašoj organizaciji, bez obzira da li se radi o virtuelnom timskom sastanku ili potpuno licem u lice.

Stručno vođenje bilješki

Zapisivanje nije isto što i prepisivanje svega što je rečeno na sastanku tima. Bilješke bi trebale biti kratke misli, ideje ili podsjetnici, a ne potpuno istim riječima. Česta je greška pokušati sve zapisati. Ako neko govori neko vrijeme ili nije kratak sa svojom poentom, naša je tendencija da pokušamo da uhvatimo cjelinu njihovih razmišljanja kako ne bismo propustili nešto značajno. Ipak, to vam ne pomaže da budete fokusirani iu trenutku. Uz audio snimak sastanka, u kombinaciji sa naknadnom transkripcijom, niko ne mora da pravi detaljne beleške. Kasnije možete jednostavno sami zapisati važne stvari. Na taj način možete se fokusirati na prisustvo i pažljivo slušanje, što je dragocjeno za sve uključene.

Better Brainstorming

Prije ili kasnije, svaki učesnik virtualnog sastanka tima neizbježno se susreće sa nekom vrstom propusta pažnje. Pas se može skrenuti sa posla na daljinu, neko u prostoriji možda gleda drugu stranicu ili koristi messenger, ili bi kolega mogao agresivno bilježiti bilješke. Brojni su razlozi zbog kojih možete primijetiti pad koncentracije. Bilo kako bilo, pojedinci koji su generalno prisutni tokom skupova će bolje razumjeti šta se dešava, posebno ako je sastanak interaktivan. Moraju biti fokusirani i biti sposobni da uđu u diskusiju u pravom trenutku. Uključujući se i fokusirajući se na ono što se dešava, bolje učestvujete u okupljanju, a istovremeno gradite čvršću vezu sa svojim kolegama. Još bolje, moći ćete da iznesete bolje i korisnije ideje nakon sastanka jer ćete imati snimak svega što je otkriveno.

Jednostavnost dijeljenja

Koliko god se trudili da učestvujemo u svakom timskom sastanku na koji smo pozvani, ponekad nas neočekivane pojave sprečavaju u tome. Vaš kolega može biti zauzet radom na drugom veoma važnom projektu ili ima još jedan dugi sastanak u isto vrijeme, ili može imati fizički pregled u vrijeme sastanka. Budući da se neko ne može pridružiti, ne bi trebao propustiti podatke zbog tih različitih obaveza. Njihov doprinos i vještine su još uvijek važni, a mogu doprinijeti kasnije. U trenutku kada se prisjećate ovih osoba za svoje korake nakon sastanka, zapamtite da se audio snimak može efikasnije dijeliti od podsjetnika. Audio snimak uključuje sve suptilnosti sastanka, uključujući način govora ili bilo koja posljednja razmatranja o „hladnjaku vode“, i može se odmah prenijeti. Sa beleškom, moraćete da verujete da će se neko snaći u sastavljanju beleški, što može potrajati satima ili čak danima. U slučaju da ste propustili sastanak i niste mogli početi raditi na projektu dok ne dobijete bilješke sa sastanka, mnogo je povoljnije dobiti audio snimak sastanka da biste bili u toku, a ne da ovisite o partneru da vam prenesu njihove beleške.

Rješenja za tehnološke poteškoće

Slično kao što virtuelni sastanci tima rutinski pokazuju propuste u pažnji od strane učesnika, takođe ćete doživeti mnogo tehničkih problema. Možda imate sporu internetsku vezu, imate poteškoća da čujete sve ili se vaš softver može srušiti baš kada se predstavljate. Ako organizator ima audio snimak sastanka, ta pitanja neće predstavljati pravi problem. Umjesto da se brinete ako neko propusti sjajnu priliku zbog tehničkih poteškoća, možete se opustiti znajući da će svi kasnije imati priliku čuti cijeli sastanak.

Jasan plan praćenja

Audio snimci se takođe mogu koristiti za obavljanje naknadnih zadataka i garantovati da svi znaju šta dalje. Uz toliki broj pokretnih dijelova u virtuelnom timskom sastanku, može biti teško reći ko radi na kojem projektu i koje ideje će svi iznijeti. Naročito uz brainstorming sastanak, virtuelni učesnik sastanka može se više izgubiti nego... pa, protagonisti filma Izgubljeni u prevodu.

Iako bi taj pojedinac mogao pokušati istražiti nove ideje koristeći ideje i bilješke spojene za okupljanje, bilo bi mnogo lakše jednostavno se uključiti u zvučni zapis. Envision – svi podaci iz proteklih pola sata ili sata (ili znatno više) sažeti u jedan snimak koji se može brzo podijeliti. Štaviše, u slučaju da ste otišli na okupljanje licem u lice, možete se osjećati sjajno shvativši da ste pomogli različitim saradnicima tako što ste podijelili audio zapis, omogućivši im da ovu emisiju pokrenu svojim radom.

Pokušajte da snimite svoje sljedeće virtuelne sastanke tima

Budući da sada znate neke prednosti audio snimanja, to je idealna prilika da napravite sljedeći korak i upoznate se s tim kako oni pomažu da timovi postanu sve stručniji. Imate gomilu različitih alternativa za dijeljenje tih snimaka. Možete dijeliti neobrađeni audio snimak, koristiti ga kao dodatak bilješkama sa sastanka ili ići iznad i dalje i iskoristiti prednosti usluga transkripcije. Uzmite u obzir: između posla i sastanaka, nevjerovatno ste zaokupljeni svojim pozivom. Zašto ne biste vratili dio tog vremena unatrag tako što ćete brzo i bez problema prepisati svoj audio snimak? Možete iskoristiti dodatno vrijeme i energiju da se koncentrišete na svoj sljedeći poduhvat – i sa transkripcijom sastanka u ruci, bićete spremni za napredak.