جرب تسجيل الصوت في اجتماع الفريق الافتراضي التالي

برنامج النسخ التلقائي – Gglot

إذا كنت موظفًا في شركة دولية كبيرة ، فمن المحتمل جدًا أنك شاركت بالفعل في نوع من اجتماع الفريق الافتراضي. في هذه الحالة ، يمكنك على الأرجح تذكر التشويق والارتباك الطفيف عندما يستخدم الأشخاص في جميع أنحاء العالم ، بغض النظر عن موقعهم ومنطقتهم الزمنية ، الفيديو والصوت والنص للربط عبر الإنترنت ومناقشة قضايا العمل المهمة. تسمح الاجتماعات الافتراضية للأشخاص بمشاركة المعلومات والبيانات في الوقت الفعلي دون التواجد فعليًا معًا.

مع تطور بيئة العمل ، تستخدم المنظمات بشكل متزايد اجتماعات الفريق الافتراضية. توفر اجتماعات الفريق الافتراضية الكثير من المزايا لجميع الأشخاص المعنيين. وهي تدمج القدرة على التكيف الموسعة ، والتفاعل المباشر مع المكاتب المختلفة ، وتمكين التعاون عبر الإدارات المختلفة. تعتمد العديد من المنظمات بشكل متزايد على العمل المستقل والتعاقد والعمل عن بُعد لتحقيق أهدافها. وهذا بدوره يزيد من الحاجة إلى اجتماعات الفريق الافتراضية ، خاصة إذا تم تقديم جداول زمنية مرنة.

تتمثل إحدى ميزات اجتماعات الفريق الافتراضية في أنه يمكن استخدامها لبناء فريق افتراضي ، من خلال بناء علاقات أقوى بين العمال عن بُعد. مثل بناء الفريق في العالم الحقيقي ، يركز النظير الافتراضي على تحسين المهارات مثل الاتصال والتعاون ، مع تعزيز الصداقات والمواءمة أيضًا. يمكنك العمل مع طرف ثالث في هذه الجهود ، أو DIY عن طريق إضافة الألعاب والأنشطة إلى مكالمات فريقك. يمكن أن يكون العمل عن بعد منعزلاً وغير متفاعل وغير منتج ؛ أو العكس تماما. ما يجعل بناء الفريق الافتراضي أمرًا مهمًا هو أنه محفز لنتائج أكثر إيجابية. المنظمات التي تستثمر في مباني الفريق الافتراضية لديها قوى عاملة أكثر إبداعًا وتواصلًا وإنتاجية ؛ وهي ميزة تنافسية ضخمة. يمكنك إضفاء الإثارة على أنشطة الفريق الافتراضي من خلال إضافة أنشطة وألعاب مختلفة ، مثل أسئلة كسر الجمود أو الغداء الافتراضي أو التواصل الاجتماعي عبر الدردشة الجماعية. يمكنكم جميعًا أخذ فترات راحة لتناول القهوة معًا ، أو تنفيذ جلسة ألعاب أسبوعية ، أو مشاركة صورة مضحكة أو صورة مضحكة ، والإمكانيات لا حصر لها.

على أي حال ، إذا كنت تريد أيضًا أن يكون اجتماع فريقك الافتراضي مثمرًا قدر الإمكان ، فمن الجيد تقديم النصائح والإرشادات للمشاركين في المؤتمر. يمكنك مواجهة مشكلات فنية أو اكتشاف أن بعض الأفراد ليسوا حاضرين تمامًا في اجتماع افتراضي. إن الحصول على اجتماع فريق افتراضي مثمر يرجع حقًا إلى الترتيب والتخطيط. في الواقع ، ستحتاج إلى وضع خطة والتأكد من دعوة الزملاء المناسبين. على أي حال ، يجب أن تقطع شوطًا إضافيًا من خلال اجتماعات التسجيل الصوتي. سترى مزايا القيام بذلك بسرعة كبيرة.

كيف يساعد تسجيل الصوت الاجتماعات الافتراضية

لن تحل اجتماعات التسجيل الصوتي تمامًا جميع المشكلات التي تواجهها اجتماعات الفريق الافتراضية ، ولكنها يمكن أن تكون مفيدة جدًا للجميع. فيما يلي خمسة أسباب تجعل التسجيل الصوتي لاجتماعاتك الافتراضية ممارسة قياسية في مؤسستك ، بغض النظر عما إذا كان اجتماع فريق افتراضي أو وجهًا لوجه تمامًا.

يتقن تدوين الملاحظات

تدوين الملاحظات يختلف تمامًا عن تدوين كل ما قيل في اجتماع الفريق. يجب أن تكون الملاحظات عبارة عن أفكار أو أفكار أو تذكيرات قصيرة ، وليس بنفس الكلمات تمامًا. من الخطأ الشائع محاولة كتابة كل شيء. إذا كان شخص ما يتحدث لبعض الوقت أو لا يختصر وجهة نظره ، فمن ميلنا إلى محاولة التقاط كامل تأملاتهم حتى لا نفوت أي شيء مهم. ومع ذلك ، هذا لا يساعدك على التركيز في الوقت الحالي. مع التسجيل الصوتي للاجتماع ، بالإضافة إلى النسخ اللاحق ، لا يحتاج أحد إلى تدوين ملاحظات شاملة. يمكنك ببساطة كتابة الأشياء المهمة بنفسك لاحقًا. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على أن تكون حاضرًا وتستمع باهتمام ، وهو أمر مهم للجميع بما فيهم.

أفضل العصف الذهني

عاجلاً أم آجلاً ، يواجه كل مشارك في اجتماع الفريق الافتراضي نوعًا من السقوط في الانتباه. قد يتحول الكلب عن بُعد عن بُعد ، أو ربما يشاهد شخص ما في الغرفة موقعًا آخر أو يستخدم برنامج مراسلة ، أو قد يقوم زميل في العمل بتدوين الملاحظات بقوة. هناك العديد من الأسباب التي تجعلك ترى تراجعًا في التركيز. مهما كان الأمر ، فإن الأفراد الذين يحضرون بشكل عام أثناء التجمعات سيكون لديهم فهم أفضل لما يجري ، لا سيما إذا كان الاجتماع تفاعليًا. يحتاجون إلى التركيز والقدرة على الدخول في المناقشة في اللحظة المناسبة. من خلال ضبط ما يحدث والتركيز عليه ، فأنت تشارك بشكل أفضل في التجمع ، وفي نفس الوقت تقوم ببناء علاقة أقوى مع زملائك. والأفضل من ذلك ، أنك ستتمكن من الخروج بأفكار أفضل وأكثر فائدة بعد الاجتماع حيث سيكون لديك تسجيل لكل ما تم الكشف عنه.

بساطة المشاركة

بغض النظر عن مدى صعوبة محاولتنا المشاركة في كل اجتماع فريق تمت دعوتنا إليه ، في بعض الأحيان تمنعنا الأحداث غير المتوقعة من القيام بذلك. قد يكون زميلك مشغولاً في العمل في مشروع آخر مهم للغاية أو لديه اجتماع طويل آخر في نفس الوقت ، أو قد يكون لديه فحص مادي في ساعة الاجتماع. نظرًا لأن شخصًا ما لا يمكنه الانضمام ، فلا يجب أن يفوتهم البيانات بسبب تلك الالتزامات المختلفة. لا تزال مساهماتهم ومهاراتهم مهمة ، ويمكنهم المساهمة في وقت لاحق. عندما تتذكر هؤلاء الأفراد لخطوات المتابعة بعد الاجتماع ، تذكر أنه يمكن مشاركة التسجيل الصوتي بشكل أكثر فعالية من المذكرات. يتضمن تسجيل صوتي كامل التفاصيل الدقيقة للاجتماع ، بما في ذلك طريقة التحدث أو أي اعتبارات أخيرة لـ "مبرد المياه" ، ويمكن نقلها على الفور. باستخدام المذكرة ، ستحتاج إلى الوثوق في أن شخصًا ما سوف يقوم بكتابة الملاحظات ، الأمر الذي قد يستغرق ساعات أو حتى أيام. إذا فاتك اجتماع ولم تتمكن من بدء العمل في مشروع حتى تحصل على ملاحظات الاجتماع ، فمن الأفضل أن تحصل على تسجيل صوتي للاجتماع حتى تصل إلى السرعة بدلاً من الاعتماد على شريك لتوصيل ملاحظاتهم إليك.

حلول للصعوبات التكنولوجية

يشبه إلى حد كبير اجتماع الفريق الافتراضي الذي يعرض بشكل روتيني ثغرات في انتباه المشاركين ، ستواجه أيضًا الكثير من المشكلات الفنية. قد يكون الاتصال بالإنترنت بطيئًا ، أو تواجه صعوبة في سماع الجميع ، أو قد يتعطل برنامجك فقط عندما تقدم نفسك. إذا كان المنظم لديه التسجيل الصوتي للاجتماع ، فلن تمثل هذه المشكلات مشكلة حقيقية. بدلاً من القلق إذا كان شخص ما يفوت فرصة عظيمة بسبب صعوبات فنية ، يمكنك الاسترخاء مع العلم أن الجميع ستتاح لهم الفرصة لسماع الاجتماع بأكمله لاحقًا.

خطة متابعة واضحة

يمكن أيضًا استخدام التسجيلات الصوتية لإجراء مهام متابعة وضمان معرفة الجميع بما يجب القيام به بعد ذلك. مع وجود هذا العدد الكبير من الأجزاء المتحركة في اجتماع افتراضي للفريق ، قد يكون من الصعب جدًا تحديد من يعمل في أي مشروع وما هي الأفكار التي سيقدمها الجميع. مع اجتماع العصف الذهني بشكل خاص ، يمكن أن يضيع المشارك الافتراضي في الاجتماع أكثر من ... حسنًا ، أبطال الفيلم Lost in Translation.

بينما يمكن لهذا الشخص أن يحاول التحقيق في أفكار جديدة باستخدام الأفكار والملاحظات المجمعة معًا في اجتماع ، سيكون من الأسهل بكثير ضبط التسجيل الصوتي. تصور - يتم تكثيف جميع البيانات من النصف ساعة أو الساعة الماضية (أو أكثر بكثير) في تسجيل واحد يمكن مشاركته بسرعة. ما هو أكثر من ذلك ، إذا ذهبت إلى التجمع وجهًا لوجه ، يمكنك أن تشعر بشعور رائع أنك ساعدت زملاء مختلفين من خلال مشاركة التسجيل الصوتي ، والسماح لهم بالحصول على هذا العرض على الطريق مع عملهم.

حاول تسجيل الصوت في اجتماعات فريقك الافتراضية التالية

نظرًا لأنك تعرف الآن بعض مزايا التسجيل الصوتي ، فهي فرصة مثالية لاتخاذ الخطوة التالية والتعرف على كيفية مساعدتهم في زيادة كفاءة الفرق. لديك الكثير من البدائل المختلفة لمشاركة تلك التسجيلات. يمكنك مشاركة التسجيل الصوتي الخام ، واستخدامه كمكمل لملاحظات الاجتماع ، أو الذهاب إلى أبعد الحدود والاستفادة من خدمات النسخ. فكر في الأمر: بين العمل والاجتماعات ، أنت مشغول بشكل لا يصدق في مهنتك. لماذا لا تأخذ جزءًا من ذلك الوقت عن طريق نسخ تسجيلك الصوتي بسرعة وبدون أي مشكلة؟ يمكنك الاستفادة من الوقت والجهد الإضافيين للتركيز على مهمتك التالية - ومع نسخ الاجتماع ، ستكون مستعدًا للتقدم.