Чому довіра важлива під час використання диктофона

Багатьом фахівцям, які часто ведуть телефонні інтерв’ю, наприклад, письменникам, журналістам і роботодавцям, корисно записувати телефонні інтерв’ю, які вони проводять, і зберігати їх на інший час. Використання програми для запису дзвінків може бути делікатною темою для деяких людей, тому дуже важливо дотримуватися належного протоколу під час запису дзвінків. Під час телефонних обговорень існують конкретні юридичні та соціальні наслідки, які слід розглянути, перш ніж використовувати диктофон. Роз’яснення цих наслідків може заощадити вам багато часу і хвилювань, а також може допомогти вам дотримуватися правил етикету дзвінків і зберегти почуття довіри.

Чи є юридичні наслідки використання пристрою для запису телефонних дзвінків?

Найважливіше, що вам потрібно зробити під час використання диктофону, — це отримати згоду від усіх, кого ви записуєте. Інакше ви можете зіткнутися з багатьма юридичними проблемами. Для більшості цілей запису дзвінків цього досить просто досягти, просто запитавши. Однак особи можуть бути менш готові до запису, коли обговорюється більш делікатна тема.

Хто забезпечує дотримання законів про запис?

Ви можете регулярно використовувати диктофон для роботи або лише час від часу використовувати програму для запису. У будь-якому випадку, ви повинні знати, хто забезпечує виконання законів про телефонний запис у вашому регіоні. Іноді це може бути складно, оскільки можуть застосовуватися як федеральні, так і державні закони про прослуховування телефонних розмов.

Якщо ви та людина, яку ви записуєте, перебуваєте в різних станах, це може ускладнити ситуацію. Обов’язково отримайте згоду від усіх залучених сторін. Якщо ви і людина, яку ви записуєте, перебуваєте в одному штаті, закон цього штату, швидше за все, буде застосовуватися до вашої ситуації.

Відповідно до федерального законодавства, ви можете використовувати програму запису розмови за згодою принаймні однієї зі сторін. Це відомо як закон про «односторонню згоду», і ви можете дати згоду, якщо берете участь у розмові.

Якщо ви не берете участі в обговоренні — наприклад, якщо ви записуєте дзвінок, у якому ви не берете участі — закон про «односторонню згоду» вимагає від одного з доповідачів згоду. Вони повинні мати повну інформацію про те, що дзвінок буде записано.

Незалежно від того, чи берете ви участь у запису розмови, ви повинні знати про те, як закони штату щодо запису застосовуються до ваших обставин. Деякі штати мають суворіші закони про прослуховування телефонних розмов, ніж інші. У Каліфорнії заборонено записувати секретний дзвінок без згоди всіх учасників. Массачусетс забороняє таємно записувати більшість дзвінків, тому всі учасники повинні дати свою згоду. Закон штату про прослуховування телефонних розмов стверджує, що якщо учасник знає, що його записують, і не хотів би, щоб це було, він повинен залишити дискусію. Штат Вашингтон вимагає від усіх учасників погодитися на запис дзвінків для приватних дзвінків. У будь-якому випадку значення «приватного» може бути неясним. Держава також сприймає це як згоду, якщо ви належним чином заявляєте всім учасникам обговорення, що дзвінок буде записано, і якщо ця заява також записується.

Що робити, якщо хтось погрожує судовим позовом після того, як ви записали його розмову?

Люди, які порушують закони уряду чи штату про прослуховування телефонних розмов, можуть бути притягнуті до кримінальної відповідальності. Ваше джерело також може подати на вас позов про відшкодування збитків. У більшості випадків тягар доказування покладається на учасника, який стверджує, що зазнав шкоди. Якщо ви не впевнені щодо законності використання програми для запису, вам слід звернутися до юриста.

Обов’язково зберігайте всі записи, щоб ви могли поділитися ними зі своїм джерелом або юридичним довідником, якщо виникнуть якісь юридичні проблеми. Ось чому дуже важливо бути впевненим у згоді всіх, якщо ви використовуєте диктофон. Передача копії запису вашому джерелу також може допомогти встановити довіру. Намагайтеся, щоб федеральні закони та закони штатів не відлякували вас від використання диктофона! Якщо ви дотримуєтеся законів штату та отримуєте згоду від усіх учасників, а також дотримуєтеся правильного протоколу, використання диктофона в робочому середовищі має численні переваги.

Які соціальні наслідки запису дзвінків?

Незалежно від того, чи використовуєте ви програму для запису на законних підставах, ви повинні знати про соціальні фактори, пов’язані з записом дзвінків. Використання диктофона, не повідомляючи іншим учасникам дзвінка, може зашкодити довірі та негативно вплинути на ваше робоче життя.
Використання програми для запису дзвінків без згоди може призвести до:

• Пошкодження репутації вашої або вашої компанії;
• Пізніше буде менше інформації з вашого джерела;
• Проблеми з пошуком нових джерел інформації;
• Зменшення доходу від нових клієнтів;
• Робоча дисципліна, включаючи потенційну втрату роботи.

Ці наслідки можуть бути такими ж серйозними, як і юридичні наслідки, якщо вони впливають на вашу здатність вести бізнес. Використання диктофона має численні переваги, тому для створення довіри необхідно дотримуватися правил етикету запису дзвінків у соціальних та юридичних умовах. Запис дзвінків може допомогти вам покращити допомогу клієнтам і контролювати роботу співробітників, а також може допомогти вам уловити всі тонкощі дзвінка клієнта.

За певних обставин, наприклад, під час розмови з представником служби підтримки, люди знають, що їхній дзвінок записується. У будь-якому випадку, ви можете захистити довіру, поставивши питання про дозвіл на початку розмови.

3 корисні поради, як попросити когось записати розмову

Програми для запису дзвінків мають численні переваги для робітників і організацій у різних галузях, включаючи письменників, журналістів, спеціалістів з обслуговування клієнтів, роздрібної торгівлі та кадрів. Хороша програма для запису дзвінків надає вам багато корисних опцій і корисних функцій, таких як обмін аудіофайлами та параметри транскрипції.
Тож як би ви запитали у когось дозволу на запис дискусії? Більшість людей дадуть свою згоду, якщо ви ввічливо підходите до них і відразу запитаєте. Якщо їх потрібно переконати, щоб дозволити вам використовувати диктофон, ось кілька хороших підходів:

1. Письмово запитайте згоду на запис дзвінка

Хоча це може здатися роздратуванням, отримати письмову згоду на запис дзвінка корисно як для вас, так і для іншої сторони розмови. Він може повідомити іншій особі, як буде знятий та використаний запис, і може захистити вас від можливих правових наслідків, якщо інша сторона пізніше передумає.

Перш ніж запитувати угоду та використовувати пристрій для запису дзвінків, переконайтеся, що ви розумієте закони про запис дзвінків у вашому штаті та штаті іншої сторони. Даючи письмову згоду на запис дзвінків, постарайтеся бути максимально детальною, наскільки це можна було очікувати за обставин. Обов’язково включайте:

1. Коли і де відбудеться дзвінок;
2. Хто пов'язаний з викликом;
3. Який реєстратор дзвінків буде використовуватися;
4. Як буде використаний запис;
5. Хто матиме доступ до аудіофайлу;
6. Інші важливі, актуальні деталі.

Ви повинні подати свій запит на згоду в письмовій формі, незалежно від того, чи залишиться він без відповіді, оскільки він може розглядатися як доказ добросовісності, якщо запис дзвінка буде оскаржено пізніше. У будь-якому випадку мовчання або відсутність реакції не слід сприймати як згоду. Зазвичай простий обмін електронною поштою можна розглядати як письмову угоду, оскільки є запис умов та авторизації. Електронний лист має містити дані, подібні до паперової угоди.

Якщо всі учасники реагують на електронний лист «Я погоджуюся з цими умовами», це зазвичай розглядається як законна письмова згода. У будь-якому випадку в справжніх законних питаннях краще спочатку проконсультуватися з юристом.

2. Поясніть їм переваги диктофона.

Якщо інша особа вагається, чи дозволить використовувати програму для запису розмови, ви можете допомогти їй згадати переваги звукозапису дискусії. До таких переваг можна віднести:
1. Здатність повернутися до важливих деталей;
2. Надання іншій стороні копії обговорення;
3. Менша потреба в наступних дзвінках, що може заощадити час кожного;
4. Можливість більш точного цитування;
5. Дозволяє вислухати їх більш уважно;
6. Допомагає зосередитися на обговоренні.

Якщо співрозмовник покладається на вас, щоб надіслати йому звуковий документ після дзвінка, спробуйте зробити це якомога раніше. Це демонструє надійність з вашого боку і може зробити цю людину більш готовою дозволити запис дзвінків пізніше.

3. Наведіть приклади записаних дзвінків.

З огляду на поширення опцій запису дзвінків та аудіо транскрипції останнім часом, можна очікувати, що значно більше людей записують дзвінки. Якщо вам потрібно використовувати диктофон, але інша сторона вагається, ви можете отримати її дозвіл, надавши їй екземпляри нещодавно записаних дзвінків. Якщо у вашій організації є власні приклади того, як записи дзвінків були корисними, ви можете навести кілька з них.

Шукаєте чудовий диктофон?

Під час пошуку найкращої програми для запису дзвінків для ваших вимог пам’ятайте про кілька характеристик:
– Зручність
– Вибір транскрипції
- Можливість запису як вихідних, так і вхідних дзвінків
– Обмін виборами
- Місце для зберігання
– Можливості редагування
- Висока якість звуку

Останнє слово щодо запису дзвінків Важливо захистити довіру під час запису дзвінків, захистити вас і репутацію вашого бізнесу, а також спростити співпрацю з іншими в подальшому. Підтримуйте довіру, дотримуючись юридичних та соціальних конвенцій, використовуючи програму запису дзвінків. Усі учасники повинні знати, що їхній дзвінок записується. Обов’язково скористайтеся цими корисними порадами, щоб заздалегідь отримати їх авторизацію.