Kodėl pasitikėjimas yra svarbus naudojant skambučių įrašymo įrenginį
Daugeliui profesionalų, kurie dažnai veda pokalbius telefonu, pavyzdžiui, rašytojai, žurnalistai ir darbdaviai mano, kad naudinga įrašyti pokalbius telefonu ir išsaugoti juos kitam laikui. Kai kuriems žmonėms skambučių įrašymo programos naudojimas gali būti subtilus dalykas, todėl įrašant skambučius būtina laikytis tinkamo protokolo. Pokalbių telefonu atveju prieš naudojant skambučių įrašymo įrenginį reikia atsižvelgti į konkrečias teisines ir socialines pasekmes. Išsiaiškinę šias pasekmes galite sutaupyti daug laiko ir rūpesčių, taip pat gali padėti praktikuoti tinkamą skambinimo etiketą ir išsaugoti pasitikėjimo jausmą.
Ar yra teisinių pasekmių naudojant telefono skambučių įrašymo įrenginį?
Svarbiausias dalykas, kurį turite padaryti naudodami skambučių įrašymo įrenginį, yra gauti visų įrašomų asmenų sutikimą. Priešingu atveju galite susidurti su daugybe teisinių problemų. Daugeliui skambučių įrašymo tikslų tai pakankamai paprasta pasiekti tiesiog paklausus. Tačiau asmenys gali būti mažiau pasirengę būti įrašyti, kai aptariama subtilesnė tema.
Kas vykdo įrašymo įstatymus?
Galite reguliariai naudoti skambučių įrašymo įrenginį darbui arba tiesiog kartais naudoti įrašymo programą. Bet kokiu atveju turėtumėte žinoti, kas jūsų vietovėje vykdo telefonų įrašymo įstatymus. Kartais tai gali būti sudėtinga, nes gali būti taikomi ir federaliniai, ir valstijos pokalbių pasiklausymo įstatymai.
Jei jūs ir asmuo, kurį įrašote, esate įvairiose būsenose, tai gali apsunkinti situaciją. Būtinai gaukite visų dalyvaujančių šalių sutikimą. Jei jūs ir asmuo, kurį įrašote, esate toje pačioje būsenoje, tos valstijos įstatymai greičiausiai bus taikomi jūsų situacijai.
Pagal federalinį įstatymą galite naudoti skambučių įrašymo programą gavę bent vienos iš šalių sutikimą. Tai žinoma kaip „vienos šalies sutikimo“ įstatymas, ir jūs galite būti tas, kuris duoda sutikimą, jei dalyvaujate pokalbyje.
Jei nedalyvaujate diskusijoje – pavyzdžiui, įrašinėjate pokalbį, kuriame nedalyvaujate – „vienos šalies pritarimo“ įstatymas reikalauja, kad vienas iš kalbėtojų pritartų. Jie turėtų turėti visą informaciją, kad skambutis bus įrašytas.
Nepriklausomai nuo to, ar esate susijęs su įrašomu skambučiu, turėtumėte žinoti, kaip jūsų aplinkybėms taikomi valstijos įrašymo įstatymai. Kai kuriose valstijose galioja griežtesni pokalbių pasiklausymo įstatymai nei kitose. Kalifornijoje draudžiama įrašyti įslaptintą skambutį be visų dalyvių sutikimo. Masačusetso valstijoje draudžiama slapta įrašyti daugumą skambučių, todėl visi dalyviai turi duoti sutikimą. Valstybiniame pokalbių pasiklausymo įstatyme teigiama, kad jei dalyvis žino, kad yra įrašomas, ir nenorėtų būti, jis turi išeiti iš diskusijos. Vašingtono valstija reikalauja, kad visi dalyviai sutiktų su privačių skambučių įrašymo įrenginiu. Bet kokiu atveju žodžio „privatus“ reikšmė gali būti neaiški. Valstybė taip pat mano, kad tai yra sutikimas, jei visiems diskusijos dalyviams adekvačiai pareiškiate, kad skambutis bus įrašytas, ir jei tas pareiškimas taip pat yra įrašytas.
Ką daryti, jei kas nors grasina imtis teisinių veiksmų po to, kai įrašote jo skambutį?
Žmonės, pažeidžiantys vyriausybės ar valstijos pokalbių pasiklausymo įstatymus, gali būti patraukti baudžiamojon atsakomybėn. Jūsų šaltinis taip pat gali pareikšti ieškinį dėl žalos atlyginimo. Daugeliu atvejų įrodinėjimo pareiga tenka dalyviui, kuris teigia esąs sužalotas. Jei nesate tikri dėl įrašymo programos naudojimo teisėtumo, turėtumėte pasikonsultuoti su advokatu.
Būtinai išsaugokite visus įrašus, kad galėtumėte bendrinti juos su šaltiniu arba teisiniu vadovu, jei iškiltų kokių nors teisinių problemų. Štai kodėl būtina būti tikram dėl visų sutikimo, jei naudojate skambučių įrašymo įrenginį. Įrašo kopijos perdavimas šaltiniui taip pat gali padėti sukurti pasitikėjimą. Stenkitės, kad federaliniai ir valstijų įstatymai neatbaidytų jūsų nuo skambučių įrašymo įrenginio naudojimo! Jei laikotės valstybės įstatymų ir gausite visų dalyvių sutikimą, taip pat laikotės teisingo protokolo, skambučių įrašymo įrenginio naudojimas darbo aplinkoje turi daug privalumų.
Kokie yra skambučių įrašymo socialiniai padariniai?
Nepriklausomai nuo to, ar įrašymo programą naudojate teisėtai, turėtumėte žinoti apie socialinius veiksnius, susijusius su skambučių įrašymu. Skambučių įrašymo įrenginio naudojimas nepranešant kitiems skambučio dalyviams gali pakenkti pasitikėjimui ir turėti neigiamos įtakos jūsų darbui.
Skambučių įrašymo programos naudojimas be sutikimo gali sukelti:
- Žala jūsų ar jūsų įmonės reputacijai;
- Mažiau informacijos iš jūsų šaltinio vėliau;
- Sunkumai ieškant naujų informacijos šaltinių;
- Sumažėjusios pajamos iš naujų klientų;
- Darbo drausmė, įskaitant galimą darbo praradimą.
Šios pasekmės gali būti tokios pat sunkios kaip ir teisinės pasekmės, jei jos paveiks jūsų galimybes vykdyti verslą. Skambučių įrašymo įrenginio naudojimas turi daug privalumų, todėl norint sukurti pasitikėjimą būtina laikytis gero socialinio ir teisinio skambučių įrašymo etiketo. Skambučių įrašymas gali padėti pagerinti pagalbą klientams ir stebėti darbuotojų veiklą bei padėti suprasti visas kliento skambučio subtilybes.
Tam tikromis aplinkybėmis, pavyzdžiui, kalbėdami su klientų aptarnavimo atstovu, žmonės žino, kad jų skambutis įrašomas. Bet kuriuo atveju galite apsaugoti pasitikėjimą pokalbio pradžioje nurodydami, kad paprašytumėte leidimo.
3 naudingi patarimai, kaip paprašyti ko nors įrašyti pokalbį
Skambučių įrašymo programos turi daug privalumų įvairių pramonės šakų darbuotojams ir organizacijoms, įskaitant rašytojus, žurnalistus, klientų aptarnavimo, mažmeninės prekybos ir personalo ekspertus. Gera skambučių įrašymo programa suteikia daug naudingų parinkčių ir naudingų funkcijų, pvz., garso failų bendrinimo ir transkripcijos parinkčių.
Taigi, kaip paprašyti kieno nors leidimo įrašyti diskusiją? Dauguma žmonių duos sutikimą, jei mandagiai prieisite ir iškart paprašysite. Jei jiems reikia įtikinti, kad galėtumėte naudoti skambučių įrašymo įrenginį, čia yra keletas gerų būdų:
1. Raštu paprašykite sutikimo dėl skambučio įrašymo
Nors tai gali atrodyti nemalonu, rašytinis sutikimas įrašyti pokalbį yra naudingas tiek jums, tiek kitai pokalbio pusei. Tai gali pasakyti kitam asmeniui, kaip bus padarytas ir naudojamas įrašas, ir gali apsaugoti jus nuo galimų teisinių pasekmių, jei kita šalis vėliau apsigalvos.
Prieš pateikdami užklausą dėl sutarties ir naudodami skambučių įrašymo įrenginį, įsitikinkite, kad suprantate skambučių įrašymo įstatymus savo ir kitos šalies valstijoje. Raštu pateikdami sutikimą dėl skambučio įrašymo, stenkitės būti kuo išsamesni, kaip galima tikėtis susiklosčius aplinkybėms. Būtinai įtraukite:
- Kada ir kur įvyks skambutis;
- Kas yra susijęs su skambučiu;
- Koks skambučių įrašymo įrenginys bus naudojamas;
- Kaip bus panaudotas įrašas;
- Kas turės prieigą prie garso failo;
- Kitos svarbios, aktualios detalės.
Prašymą duoti sutikimą turėtumėte pateikti raštu, nepaisant to, ar į jį neatsakoma, nes vėliau užginčytas skambučio įrašas gali būti laikomas sąžiningumo įrodymu. Bet kokiu atveju tylėjimas ar reakcijos nebuvimas neturėtų būti laikomas pritarimu. Paprastai paprastas apsikeitimas el. paštu gali būti laikomas rašytiniu susitarimu, nes yra įrašomos sąlygos ir įgaliojimas. El. laiške turi būti pateikti panašūs duomenys kaip ir popierinėje sutartyje.
Jei visi dalyviai reaguoja į el. laišką „Sutinku su šiomis sąlygomis“, tai reguliariai vertinama kaip teisėtas rašytinis sutikimas. Kilus tikrai teisėtiems klausimams, bet kuriuo atveju idealu pirmiausia pasikonsultuoti su advokatu.
2. Paaiškinkite jiems skambučių įrašymo įrenginio pranašumus.
Jei kitas asmuo nesiryžta leisti naudotis skambučių įrašymo programa, galite padėti jam prisiminti diskusijos garso įrašymo privalumus. Tokie pranašumai gali apimti:
1. Gebėjimas grįžti prie svarbių detalių;
2. Diskusijos kopijos davimas kitai šaliai;
3. Mažiau papildomų skambučių poreikio, todėl kiekvienas gali sutaupyti laiko;
4. Gebėjimas tiksliau cituoti;
5. Leidžia juos atidžiau išgirsti;
6. Padeda sutelkti dėmesį į diskusiją.
Jei kitas asmuo yra priklausomas nuo jūsų, kad po skambučio jam atsiųstų garso dokumentą, pasistenkite tai padaryti kuo anksčiau. Tai rodo jūsų patikimumą ir gali paskatinti tą asmenį vėliau leisti įrašyti skambučius.
3. Pateikite įrašytų skambučių atvejus.
Pastaruoju metu išplitus skambučių įrašymo ir garso transkripcijos galimybėms, galima tikėtis, kad žymiai daugiau žmonių įrašinėja pokalbius. Jei jums reikia naudoti skambučių įrašymo įrenginį, o kita šalis dvejoja, galite gauti jos leidimą, nurodydami neseniai įrašytų skambučių atvejus. Jei jūsų organizacija turi savo pavyzdžių, kaip skambučių įrašai buvo naudingi, galite pateikti keletą iš jų.
Ieškote geresnio skambučių įrašymo įrenginio?
Ieškant geriausios skambučių įrašymo programos, atitinkančios jūsų poreikius, reikia atsiminti keletą savybių:
– Patogumas
– Transkripcijos parinktys
- Galimybė įrašyti tiek išeinančius, tiek įeinančius skambučius
– Pasidalijimas pasirinkimais
- Saugojimo vietos
– Redagavimo galimybės
- Aukšta garso kokybė
Paskutinis žodis apie skambučių įrašymą Labai svarbu išsaugoti pasitikėjimą įrašant skambučius, apsaugoti jūsų ir jūsų įmonės reputaciją ir vėliau dirbti su kitais žmonėmis. Išlaikykite pasitikėjimą laikydamiesi teisinių ir socialinių taisyklių, kai naudojate skambučių įrašymo programą. Visi dalyviai turėtų žinoti, kad jų skambutis įrašomas. Būtinai remkitės šiais naudingais patarimais, kad iš anksto gautumėte jų leidimą.