Zakaj je zaupanje pomembno pri uporabi snemalnika klicev
Številni strokovnjaki, ki pogosto vodijo telefonske razgovore, na primer pisatelji, novinarji in delodajalci, ugotovijo, da je v pomoč, če telefonske razgovore, ki jih vodijo, posnamejo in jih shranijo za kdaj drugič. Uporaba aplikacije za snemanje klicev je lahko za nekatere ljudi občutljiva tema, zato je nujno, da pri snemanju klicev sledite ustreznemu protokolu. Pri telefonskih pogovorih je treba upoštevati posebne pravne in družbene posledice, preden uporabite snemalnik klicev. Razjasnitev teh posledic vam lahko prihrani veliko časa in skrbi ter vam lahko pomaga pri pravilnem bontonu klicev in ohranitvi občutka zaupanja.
Ali obstajajo pravne posledice za uporabo snemalnika telefonskih klicev?
Najpomembnejša stvar, ki jo morate storiti pri uporabi snemalnika klicev, je pridobiti soglasje vseh, ki jih snemate. V nasprotnem primeru bi se lahko znašli v številnih pravnih težavah. Za večino namenov snemanja klicev je to dovolj preprosto doseči, če samo vprašate. Vendar pa so lahko posamezniki manj pripravljeni na snemanje, ko se razpravlja o bolj občutljivi temi.
Kdo uveljavlja zakone o snemanju?
Snemalnik klicev lahko redno uporabljate za delo ali samo občasno uporabite aplikacijo za snemanje. V vsakem primeru bi morali vedeti, kdo uveljavlja zakone o snemanju telefonskih pogovorov na vašem območju. To je včasih lahko težavno, saj lahko veljajo zvezni in državni zakoni o prisluškovanju.
V primeru, da sta vi in oseba, ki jo snemate, v različnih stanjih, lahko to še dodatno zakomplicira situacijo. Bodite prepričani, da pridobite soglasje vseh vpletenih strani. Če ste vi in oseba, ki jo snemate, oba v isti državi, je večja verjetnost, da bo zakon te države veljal za vaš položaj.
V skladu z zvezno zakonodajo lahko uporabljate aplikacijo za snemanje klicev s soglasjem vsaj ene od strank. To je znano kot zakon o »enostranskem soglasju« in vi ste lahko tisti, ki daje soglasje, če sodelujete v pogovoru.
V primeru, da niste vključeni v razpravo - na primer, če snemate klic, v katerem ne sodelujete - zakon o "enostranskem soglasju" zahteva, da se eden od govornikov strinja. Imeti morajo popolno informacijo, da se bo klic snemal.
Ne glede na to, ali sodelujete pri snemanju klica, bi morali vedeti, kako državni zakoni o snemanju veljajo za vaše okoliščine. Nekaj držav ima strožje zakone o prisluškovanju kot druge. V Kaliforniji je prepovedano snemanje tajnega klica brez privolitve vseh udeležencev. V Massachusettsu je skrivno snemanje večine klicev prepovedano, zato morajo vsi udeleženci dati svoje soglasje. Državni zakon o prisluškovanju navaja, da mora udeleženec zapustiti razpravo, če ve, da se snema, in tega ne želi. Država Washington zahteva, da se vsi udeleženci strinjajo s snemalnikom klicev za zasebne klice. V vsakem primeru je lahko pomen "zasebnega" nejasen. Država prav tako razume kot soglasje, če vsem v razpravi ustrezno izjaviš, da se bo klic snemal, in če se ta izjava tudi snema.
Kaj pa, če nekdo grozi s pravnim postopkom, potem ko ste posneli njegov klic?
Ljudje, ki kršijo vladne ali državne zakone o prisluškovanju, so lahko izpostavljeni kazenskemu pregonu. Vaš vir vas lahko tudi toži za odškodnino. V večini primerov je dokazno breme na udeležencu, ki trdi, da je poškodovan. Če niste prepričani o zakonitosti uporabe snemalne aplikacije, se posvetujte z odvetnikom.
Poskrbite, da boste hranili vse posnetke, da jih boste lahko delili s svojim virom ali pravnim vodnikom, če se pojavijo kakršne koli pravne težave. Zato je nujno, da se prepričate o soglasju vseh v primeru, da uporabljate snemalnik klicev. Posredovanje kopije posnetka vašemu viru lahko prav tako pomaga vzpostaviti zaupanje. Ne dovolite, da bi vas zvezni in državni zakoni prestrašili pred uporabo snemalnika klicev! Če se držite državnih zakonov in pridobite soglasje vseh udeležencev ter upoštevate pravilen protokol, imate številne prednosti uporabe snemalnika klicev v delovnem okolju.
Kakšne so socialne posledice snemanja klicev?
Ne glede na to, ali aplikacijo za snemanje uporabljate zakonito, bi morali vedeti o družbenih dejavnikih, povezanih s snemanjem klicev. Uporaba snemalnika klicev, ne da bi o tem obvestila druge udeležence klica, lahko škodi zaupanju in negativno vpliva na vaše delovno življenje.
Uporaba aplikacije za snemanje klicev brez soglasja lahko povzroči:
- Škoda za vaš ugled ali ugled vašega podjetja;
- Pozneje manj informacij iz vašega vira;
- Težave pri iskanju novih virov informacij;
- Zmanjšan dohodek od novih strank;
- Delovna disciplina, vključno z morebitno izgubo službe.
Te posledice so lahko tako hude kot pravne posledice, če vplivajo na vašo sposobnost poslovanja. Uporaba snemalnika klicev ima številne prednosti, zato je za vzpostavitev zaupanja nujno slediti dobremu socialnemu in pravnemu bontonu snemanja klicev. Snemanje klicev vam lahko pomaga izboljšati pomoč strankam in spremljati uspešnost zaposlenih ter vam lahko pomaga ujeti vse podrobnosti v klicu stranke.
V določenih okoliščinah, na primer pri pogovoru s predstavnikom službe za stranke, ljudje vedo, da se njihov klic snema. V vsakem primeru lahko zaupanje zaščitite tako, da na začetku klica vprašate za dovoljenje.
3 koristni nasveti, kako prositi nekoga, naj posname pogovor
Aplikacije za snemanje klicev imajo številne prednosti za delavce in organizacije v različnih panogah, vključno s pisci, novinarji, službami za stranke, prodajalci in kadrovskimi strokovnjaki. Dobra aplikacija za snemanje klicev vam ponuja številne koristne možnosti in uporabne funkcije, kot so deljenje zvočnih datotek in možnosti prepisovanja.
Kako bi torej nekoga prosili za dovoljenje za snemanje razprave? Večina ljudi bo dala svoje soglasje, če se jim boste vljudno približali in takoj vprašali. Če jih potrebujejo nekaj prepričevanja, da vam dovolijo uporabo snemalnika klicev, je tukaj nekaj dobrih pristopov:
1. Zahtevajte pisno soglasje za snemanje klica
Čeprav se morda zdi nadležno, je pridobitev pisnega soglasja za snemanje klica koristna tako za vas kot za drugo stran v pogovoru. Drugemu posamezniku lahko pove, kako bo posnetek posnet in uporabljen, in vas lahko zaščiti pred morebitnimi pravnimi posledicami, če si druga stran pozneje premisli.
Preden zahtevate pogodbo in uporabite snemalnik klicev, se prepričajte, da razumete zakone o snemanju klicev v vaši državi in državi druge strani. Ko dajete pisno soglasje za snemanje klicev, poskusite biti tako podrobni, kot bi lahko pričakovali v danih okoliščinah. Prepričajte se, da vključite:
- Kdaj in kje se bo klic zgodil;
- Kdo je povezan s klicem;
- Kateri snemalnik klicev bo uporabljen;
- Kako bo posnetek uporabljen;
- Kdo bo imel dostop do zvočne datoteke;
- Druge pomembne, pomembne podrobnosti.
Svojo zahtevo za privolitev vložite v pisni obliki, ne glede na to, ali ostane brez odgovora, saj se lahko obravnava kot dokaz dobre vere, če se posnetek klica pozneje izpodbija. Vsekakor pa tišine ali odsotnosti reakcije ne bi smeli razumeti kot privolitev. Običajno lahko preprosto izmenjavo e-pošte obravnavamo kot pisni dogovor, saj obstaja zapis pogojev in avtorizacije. E-poštno sporočilo mora vsebovati podobne podatke kot papirna pogodba.
Če se vsi udeleženci na e-poštno sporočilo odzovejo z »Strinjam se s temi pogoji«, se to običajno obravnava kot legitimno pisno soglasje. V resničnih zakonitih zadevah je v vsakem primeru idealno, da se najprej posvetujete z odvetnikom.
2. Razložite jim prednosti snemalnika klicev.
Če druga oseba okleva dovoliti uporabo aplikacije za snemanje klicev, ji lahko pomagate, da se spomni prednosti zvočnega posnetka razprave. Take prednosti lahko vključujejo:
1. Sposobnost vračanja k pomembnim podrobnostim;
2. Dajanje kopije razprave drugi strani;
3. Manjša potreba po nadaljnjih klicih, kar lahko vsem prihrani čas;
4. Sposobnost natančnejšega citiranja;
5. Omogoča vam, da jih pozorneje poslušate;
6. Pomaga vam, da se osredotočite na razpravo.
Če je druga oseba odvisna od vas, da ji boste po klicu poslali zvočni dokument, poskusite to storiti čim prej. To kaže na vašo zanesljivost in lahko povzroči, da bo posameznik kasneje bolj pripravljen dovoliti snemanje klicev.
3. Navedite primere posnetih klicev.
Zaradi širjenja možnosti snemanja klicev in zvočnih prepisov v zadnjem času je mogoče pričakovati, da bistveno več ljudi snema klice. V primeru, da morate uporabiti snemalnik klicev, vendar druga stran okleva, lahko pridobite njihovo pooblastilo tako, da ji posredujete primere nedavno posnetih klicev. Če ima vaša organizacija svoje primere, kako so bili posnetki klicev uporabni, lahko navedete nekaj teh.
Iščete vrhunski snemalnik klicev?
Ko iščete najboljšo aplikacijo za snemanje klicev za svoje zahteve, si morate zapomniti nekaj značilnosti:
– Udobje
– Možnosti transkripcije
– Zmogljivost snemanja odhodnih in dohodnih klicev
– Možnosti skupne rabe
- Prostor za shranjevanje
– Zmogljivosti urejanja
– Visoka kakovost zvoka
Zadnja beseda pri snemanju klicev Zelo pomembno je zaščititi zaupanje pri snemanju klicev, da zaščitimo sebe in ugled vašega podjetja ter poenostavimo kasnejše sodelovanje z drugimi. Ohranite zaupanje z upoštevanjem pravnih in družbenih konvencij pri uporabi aplikacije za snemanje klicev. Vsi udeleženci morajo vedeti, da se njihov klic snema. Prepričajte se, da vnaprej upoštevate te koristne nasvete, da pridobite njihovo dovoljenje.