Çağrı Kaydedici Kullanırken Güven Neden Önemlidir?

Yazarlar, gazeteciler ve işverenler gibi sık sık telefon görüşmelerine liderlik eden birçok profesyonel, yaptıkları telefon görüşmelerini kaydetmeyi ve başka bir zamana saklamayı faydalı buluyor. Bir arama kaydetme uygulamasının kullanılması, bazı kişiler için hassas bir konu olabilir ve bu nedenle aramaları kaydederken uygun bir protokolü takip etmek çok önemlidir. Telefon görüşmelerinde, bir çağrı kaydediciyi kullanmadan önce dikkate alınması gereken belirli yasal ve sosyal sonuçlar vardır. Bu çıkarımları açıklığa kavuşturmak size çok fazla zaman ve endişe kazandırabilir ve uygun arama görgü kurallarını uygulamanıza ve güven duygusunu korumanıza yardımcı olabilir.

Telefon Görüşmesi Kaydedici Kullanmanın Hukuki Sonuçları Var mı?

Bir çağrı kaydedici kullanırken yapmanız gereken en önemli şey, kaydettiğiniz herkesten onay almaktır. Aksi takdirde, birçok yasal sorunla karşılaşabilirsiniz. Çoğu arama kaydı amacı için, bunu sadece sorarak başarmak yeterince basittir. Bununla birlikte, daha hassas bir konu tartışılırken bireyler kayıt altına alınmaya daha az hazır olabilir.

Kayıt yasalarını kim uyguluyor?

İş için rutin olarak bir çağrı kaydediciyi kullanabilir veya sadece zaman zaman bir kayıt uygulamasını kullanabilirsiniz. Her durumda, bölgenizde telefon kayıt yasalarını kimin uyguladığını bilmelisiniz. Hem federal hem de eyalet telefon dinleme yasaları geçerli olabileceğinden, bu bazen yanıltıcı olabilir.

Sizin ve kaydettiğiniz kişinin çeşitli durumlarda olması durumu daha karmaşık hale getirebilir. İlgili tüm tarafların onayını aldığınızdan emin olun. Siz ve kaydettiğiniz kişi aynı eyalette ise, o eyaletin yasalarının sizin durumunuza uygulanma olasılığı daha yüksektir.

Federal yasaya göre, taraflardan en az birinin onayıyla bir arama kaydetme uygulamasından yararlanabilirsiniz. Bu, "tek taraflı onay" yasası olarak bilinir ve sohbete katılıyorsanız onay verecek kişi siz olabilirsiniz.

Tartışmaya dahil olmamanız ihtimaline karşı - örneğin, katılmadığınız bir aramayı kaydetmeniz durumunda - "tek taraf rızası" yasası, konuşmacılardan birinin onay vermesini gerektirir. Aramanın kaydedileceğine dair tam bilgiye sahip olmalıdırlar.

Kaydedilen görüşmeye dahil olup olmadığınızdan bağımsız olarak, eyalet kayıt yasalarının sizin durumunuza nasıl uygulanacağını bilmelisiniz. Bazı eyaletlerin telefon dinleme yasaları diğerlerinden daha katıdır. California'da, tüm katılımcıların rızası olmadan gizli bir aramayı kaydetmek yasa dışıdır. Massachusetts, çoğu aramayı gizlice kaydetmeyi yasa dışı kılar, bu nedenle tüm katılımcılar onay vermelidir. Eyaletin telefon dinleme yasası, bir katılımcının kaydedildiğini biliyorsa ve olmak istemiyorsa, tartışmayı bırakmasının kendisine bağlı olduğunu belirtir. Washington eyaleti, tüm katılımcıların özel aramalar için bir arama kaydediciyi kabul etmesini gerektirir. Her durumda, "özel" kelimesinin anlamı net olmayabilir. Devlet de aynı şekilde, görüşmede herkese çağrının kayda alınacağını yeterli bir şekilde beyan etmeniz ve bu deklarasyonun kaydedilmiş olması halinde bunu rıza olarak görüyor.

Ya birisi siz aramasını kaydettikten sonra yasal işlem yapmakla tehdit ederse?

Hükümet veya eyalet telefon dinleme yasalarını ihlal eden kişiler, cezai kovuşturmaya maruz kalabilir. Kaynağınız size tazminat davası açabilir. Çoğu durumda, ispat yükü, yaralandığını iddia eden katılımcının üzerindedir. Bir kayıt uygulaması kullanmanın yasallığından emin değilseniz, bir avukata danışmalısınız.

Tüm kayıtları sakladığınızdan emin olun, böylece herhangi bir yasal sorun ortaya çıkarsa bunları kaynağınızla veya yasal rehberinizle paylaşabilirsiniz. Bu nedenle, bir çağrı kaydedici kullanmanız durumunda herkesin onayından emin olmak zorunludur. Kaynağınıza kaydın bir kopyasını eklemek de aynı şekilde güven oluşturmaya yardımcı olabilir. Federal ve eyalet yasalarının sizi bir arama kaydedici kullanmaktan korkutmasına izin vermeyin! Eyalet yasalarına bağlı kalırsanız ve tüm katılımcılardan onay alırsanız ve ayrıca doğru protokolü uygularsanız, çalışma ortamında bir çağrı kaydedici kullanmanın sayısız avantajı vardır.

Aramaları Kaydetmenin Sosyal Etkileri Nelerdir?

Bir kayıt uygulamasını yasal olarak kullanıp kullanmadığınıza bakılmaksızın, aramaların kaydedilmesiyle ilgili sosyal faktörleri bilmeniz gerekir. Diğer çağrı katılımcılarına haber vermeden bir çağrı kaydedici kullanmak, güvene zarar verebilir ve çalışma hayatınızı olumsuz etkileyebilir.
Bir çağrı kaydetme uygulamasının izinsiz kullanılması şunlara neden olabilir:

• Sizin veya şirketinizin itibarına zarar;
• Daha sonra kaynağınızdan daha az bilgi;
• Yeni bilgi kaynakları bulmada sorun;
• Yeni müşterilerden elde edilen gelirin azalması;
• Potansiyel iş kaybı dahil iş disiplini.

Bu yansımalar, iş yapma becerinizi etkiliyorsa, yasal sonuçlar kadar ciddi olabilir. Bir arama kaydedici kullanmanın sayısız avantajı vardır, bu nedenle güven oluşturmak için iyi sosyal ve yasal arama kaydetme kurallarına uymak zorunludur. Çağrıları kaydetmek, müşteri yardımını geliştirmenize ve çalışan performansını izlemenize yardımcı olabilir ve bir müşteri çağrısındaki tüm incelikleri yakalamanıza yardımcı olabilir.

Bazı durumlarda, örneğin, bir müşteri hizmetleri temsilcisiyle konuşurken, insanlar aramalarının kaydedildiğini bilirler. Her durumda, görüşmenin başında izin istemeye dikkat çekerek güveni koruyabilirsiniz.

Birinden Bir Görüşmeyi Kaydetmesini İstemek İçin 3 Yararlı İpucu

Çağrı kaydedici uygulamaları, yazarlar, gazeteciler, müşteri hizmetleri, perakende ve İK uzmanları dahil olmak üzere çeşitli sektörlerdeki işçiler ve kuruluşlar için sayısız avantaja sahiptir. İyi bir arama kayıt uygulaması, ses dosyası paylaşımı ve yazıya dönüştürme seçenekleri gibi birçok yararlı seçenek ve kullanışlı özellik sağlar.
Öyleyse, bir tartışmayı kaydetmek için birisinin iznini nasıl isteyebilirsiniz? Eğer onlara kibarca yaklaşır ve hemen sorarsanız çoğu insan onayını verecektir. Bir çağrı kaydediciyi kullanmanıza izin vermek için ikna etmeye ihtiyaçları varsa, işte bazı iyi yaklaşımlar:

1. Çağrı kaydı onayını yazılı olarak isteyin

Rahatsız edici gibi görünse de, bir aramayı kaydetmek için yazılı onay almak hem siz hem de konuşmadaki diğer taraf için yararlıdır. Diğer kişiye kaydın nasıl alınacağını ve kullanılacağını söyleyebilir ve diğer taraf daha sonra fikrini değiştirirse sizi olası yasal etkilerden koruyabilir.

Anlaşmayı talep etmeden ve çağrı kaydediciyi kullanmadan önce, sizin ve diğer tarafın eyaletindeki çağrı kaydetme kanunlarını anladığınızdan emin olun. Çağrı kaydı onayını yazılı olarak verirken, koşullar altında beklenebileceği kadar ayrıntılı olmaya çalışın. Eklediğinizden emin olun:

1. Çağrının ne zaman ve nerede olacağı;
2. Aramayla kimin ilişkili olduğu;
3. Hangi çağrı kaydedici kullanılacaktır;
4. Kaydın nasıl kullanılacağı;
5. Ses dosyasına kimin erişimi olacak;
6. Diğer önemli, ilgili ayrıntılar.

Onay talebinizi, cevaplanmasa da, yazılı hale getirmelisiniz, çünkü daha sonra arama kaydına itiraz edilirse, iyi niyetin kanıtı olarak görülebilir. Her durumda, sessizlik veya tepkisizlik rıza olarak alınmamalıdır. Genelde basit bir e-posta alışverişi, şartların ve yetkinin bir kaydı olduğu için yazılı bir anlaşma olarak düşünülebilir. E-posta, kağıt sözleşme ile benzer veriler içermelidir.

Tüm katılımcılar e-postaya “bu şartları kabul ediyorum” şeklinde yanıt verirse, bu düzenli olarak meşru, yazılı bir onay olarak görülür. Gerçek meşru konularda, her durumda, önce bir avukata danışmak idealdir.

2. Onlara bir çağrı kaydedicinin avantajlarını açıklayın.

Diğer kişi bir arama kaydetme uygulamasının kullanımına izin vermekte tereddüt ederse, görüşmenin ses kaydına sahip olmanın avantajlarını hatırlamalarına yardımcı olabilirsiniz. Bu tür avantajlar şunları içerebilir:
1. Önemli ayrıntılara dönme kapasitesi;
2. Karşı tarafa tartışmanın bir kopyasını vermek;
3. Takip çağrıları için daha az gereksinim, bu da herkese zaman kazandırabilir;
4. Daha kesin bir şekilde alıntı yapma kapasitesi;
5. Onları daha dikkatli dinlemenizi sağlar;
6. Tartışmaya odaklanmanıza yardımcı olur.

Diğer kişi, görüşmeden sonra sesli belgeyi kendisine göndermek için size bağlıysa, bunu en erken fırsatta yapmaya çalışın. Bu, sizin açınızdan güvenilirlik gösterir ve bu kişiyi daha sonra arama kaydına izin vermeye daha istekli hale getirebilir.

3. Kaydedilmiş aramaların örneklerini verin.

Son zamanlarda arama kaydı ve ses transkripsiyon seçeneklerinin yaygınlaşmasıyla, önemli ölçüde daha fazla kişinin aramaları kaydetmesi beklenebilir. Bir çağrı kaydedici kullanmanız gerektiğinde, ancak karşı taraf tereddüt ederse, onlara son kaydedilen çağrıların örneklerini vererek izinlerini alabilirsiniz. Kuruluşunuzun, arama kayıtlarının nasıl yararlı olduğuna dair kendi örneklerinin olması durumunda, bunlardan birkaçını verebilirsiniz.

Üstün bir çağrı kaydedici mi arıyorsunuz?

Gereksinimleriniz için en iyi arama kaydetme uygulamasını ararken hatırlamanız gereken birkaç özellik vardır:
- Kolaylık
- Transkripsiyon seçenekleri
- Hem giden hem de gelen çağrıları kaydetme kapasitesi
- Paylaşım seçenekleri
- Depolama alanı
- Düzenleme kapasiteleri
- Yüksek ses kalitesi

Çağrı Kaydında Son Söz Çağrıları kaydederken güveni korumak, sizin ve işletmenizin itibarını korumak ve daha sonra başkalarıyla çalışmayı kolaylaştırmak çok önemlidir. Bir çağrı kaydetme uygulaması kullanırken yasal ve sosyal kuralları takip ederek güveni koruyun. Tüm katılımcılar, aramalarının kaydedildiğini bilmelidir. Önceden izin almak için bu yararlı ipuçlarına başvurduğunuzdan emin olun.