அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்தும் போது நம்பிக்கை ஏன் முக்கியம்

தொலைபேசி நேர்காணல்களை அடிக்கடி நடத்தும் பல தொழில் வல்லுநர்கள், உதாரணமாக, எழுத்தாளர்கள், பத்திரிகையாளர்கள் மற்றும் முதலாளிகள் தாங்கள் நடத்தும் தொலைபேசி நேர்காணல்களைப் பதிவுசெய்து வேறு சில காலத்திற்கு அவற்றைச் சேமிப்பது உதவியாக இருக்கும். அழைப்பு ரெக்கார்டிங் பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்துவது சிலருக்கு ஒரு நுட்பமான விஷயமாக இருக்கலாம், எனவே அழைப்புகளைப் பதிவு செய்யும் போது சரியான நெறிமுறையைப் பின்பற்றுவது அவசியம். தொலைபேசி கலந்துரையாடல்களுடன், அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவதற்கு முன் கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய குறிப்பிட்ட சட்ட மற்றும் சமூக மாற்றங்கள் உள்ளன. இந்த தாக்கங்களை தெளிவுபடுத்துவது உங்களுக்கு அதிக நேரத்தையும் கவலையையும் மிச்சப்படுத்தலாம், மேலும் சரியான அழைப்பு ஆசாரத்தை கடைப்பிடிப்பதில் உங்களுக்கு உதவலாம் மற்றும் நம்பிக்கையின் உணர்வைப் பாதுகாக்கலாம்.

ஃபோன் கால் ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவதற்கு சட்டரீதியான தாக்கங்கள் உள்ளதா?

அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்தும்போது நீங்கள் செய்ய வேண்டிய மிக முக்கியமான விஷயம், நீங்கள் பதிவு செய்யும் அனைவரிடமிருந்தும் சம்மதத்தைப் பெறுவதுதான். இல்லையெனில், நீங்கள் பல சட்ட சிக்கல்களில் சிக்கலாம். பெரும்பாலான அழைப்புப் பதிவு நோக்கங்களுக்காக, கேட்பதன் மூலம் இதைப் பெறுவது மிகவும் எளிது. இருப்பினும், மிகவும் நுட்பமான விஷயத்தைப் பற்றி விவாதிக்கப்படும்போது, தனிநபர்கள் பதிவு செய்யத் தயாராக இல்லை.

பதிவு சட்டங்களை யார் அமல்படுத்துகிறார்கள்?

நீங்கள் வழக்கமாக வேலைக்கு அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்தலாம் அல்லது சில சமயங்களில் பதிவு செய்யும் பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம். எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும், உங்கள் பகுதியில் தொலைபேசி பதிவு சட்டங்களை யார் செயல்படுத்துகிறார்கள் என்பதை நீங்கள் அறிந்திருக்க வேண்டும். இது சில நேரங்களில் தந்திரமானதாக இருக்கலாம், ஏனெனில் மத்திய மற்றும் மாநில ஒயர்டேப்பிங் சட்டங்கள் பொருந்தும்.

நீங்களும் நீங்கள் பதிவு செய்யும் நபரும் பல்வேறு மாநிலங்களில் இருந்தால், இது நிலைமையை மேலும் சிக்கலாக்கும். சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து தரப்பினரிடமிருந்தும் ஒப்புதல் பெறுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். நீங்களும் நீங்கள் பதிவு செய்யும் நபரும் ஒரே நிலையில் இருந்தால், அந்த மாநிலத்தின் சட்டம் உங்கள் சூழ்நிலைக்கு பொருந்தும்.

கூட்டாட்சி சட்டத்தின் கீழ், குறைந்தபட்சம் ஒரு தரப்பினரின் ஒப்புதலுடன் நீங்கள் அழைப்பு பதிவு பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தலாம். இது "ஒரு தரப்பு ஒப்புதல்" சட்டம் என்று அறியப்படுகிறது, மேலும் நீங்கள் உரையாடலில் பங்கேற்கும் பட்சத்தில் நீங்கள் ஒப்புதல் அளிக்கலாம்.

நீங்கள் விவாதத்தில் ஈடுபடாத சந்தர்ப்பத்தில் - உதாரணமாக, நீங்கள் பங்கேற்காத அழைப்பை நீங்கள் பதிவுசெய்தால் - "ஒரு தரப்பு ஒப்புதல்" சட்டத்தின்படி பேச்சாளர்களில் ஒருவர் ஒப்புதல் அளிக்க வேண்டும். அழைப்பு பதிவு செய்யப்படும் என்ற முழுத் தகவல் அவர்களிடம் இருக்க வேண்டும்.

அழைப்பு பதிவு செய்யப்படுவதில் நீங்கள் ஈடுபட்டுள்ளீர்களா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், உங்கள் சூழ்நிலைக்கு மாநில பதிவுச் சட்டங்கள் எவ்வாறு பொருந்தும் என்பதைப் பற்றி நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். ஒரு சில மாநிலங்களில் மற்றவர்களை விட கடுமையான ஒயர்டேப்பிங் சட்டங்கள் உள்ளன. கலிஃபோர்னியாவில், அனைத்து பங்கேற்பாளர்களின் ஒப்புதல் இல்லாமல் ஒரு வகைப்படுத்தப்பட்ட அழைப்பைப் பதிவு செய்வது சட்டவிரோதமானது. பெரும்பாலான அழைப்புகளை ரகசியமாக பதிவுசெய்வதை மாசசூசெட்ஸ் சட்டவிரோதமாக்குகிறது, எனவே பங்கேற்பாளர்கள் அனைவரும் தங்கள் ஒப்புதலை வழங்க வேண்டும். மாநிலத்தின் ஒயர்டேப்பிங் சட்டம், ஒரு பங்கேற்பாளர் தாங்கள் பதிவு செய்யப்படுவதை அறிந்திருந்தால் மற்றும் அவ்வாறு செய்ய விரும்பவில்லை என்றால், விவாதத்தை விட்டு வெளியேறுவது அவர்களைச் சார்ந்தது. வாஷிங்டன் மாநிலம் அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் தனிப்பட்ட அழைப்புகளுக்கான அழைப்பு ரெக்கார்டரை ஏற்றுக்கொள்ள வேண்டும். எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும், "தனியார்" என்பதன் பொருள் தெளிவாக இல்லை. அழைப்பு பதிவு செய்யப்படப் போகிறது என்று விவாதத்தில் உள்ள அனைவருக்கும் நீங்கள் போதுமான அளவு அறிவித்தால், அந்த அறிவிப்பு பதிவு செய்யப்பட்டால், அரசும் அது சம்மதம் என்று நினைக்கிறது.

நீங்கள் அவர்களின் அழைப்பைப் பதிவுசெய்த பிறகு, சட்டப்பூர்வ நடவடிக்கையை யாராவது அச்சுறுத்தினால் என்ன செய்வது?

அரசாங்க அல்லது மாநில தொலைபேசி ஒட்டுக்கேட்கும் சட்டங்களை மீறும் நபர்கள் குற்றவியல் வழக்குக்கு அம்பலப்படுத்தப்படலாம். உங்கள் ஆதாரம் உங்கள் மீது நஷ்ட ஈடு வழக்குத் தொடரலாம். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், காயமடைந்ததாகக் கூறும் பங்கேற்பாளர் மீது ஆதாரத்தின் சுமை உள்ளது. ரெக்கார்டிங் அப்ளிகேஷனைப் பயன்படுத்துவதற்கான சட்டப்பூர்வ தன்மை குறித்து உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், நீங்கள் ஒரு வழக்கறிஞரை ஆலோசிக்க வேண்டும்.

எல்லாப் பதிவுகளையும் வைத்திருப்பதை உறுதிசெய்து கொள்ளுங்கள், அதனால் ஏதேனும் சட்டச் சிக்கல்கள் ஏற்பட்டால் அவற்றை உங்கள் ஆதாரத்துடன் அல்லது சட்ட வழிகாட்டியுடன் பகிர்ந்து கொள்ளலாம். அதனால்தான் நீங்கள் அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்தினால், அனைவரின் ஒப்புதலைப் பற்றி உறுதியாக இருக்க வேண்டியது அவசியம். பதிவின் நகலை உங்கள் மூலத்திற்கு வழங்குவது நம்பிக்கையை அமைக்க உதவும். அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவதில் இருந்து கூட்டாட்சி மற்றும் மாநில சட்டங்கள் உங்களை பயமுறுத்தாமல் இருக்க முயற்சி செய்யுங்கள்! நீங்கள் மாநில சட்டங்களை கடைபிடித்து, அனைத்து பங்கேற்பாளர்களிடமிருந்தும் சம்மதம் பெற்றால், சரியான நெறிமுறையைப் பின்பற்றினால், பணிச்சூழலில் அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவதற்கு ஏராளமான நன்மைகள் உள்ளன.

அழைப்புகளைப் பதிவுசெய்வதில் சமூகத் தாக்கங்கள் என்ன?

நீங்கள் ஒரு ரெக்கார்டிங் பயன்பாட்டை சட்டப்பூர்வமாகப் பயன்படுத்துகிறீர்களா என்பதைப் பொருட்படுத்தாமல், பதிவு அழைப்புகளில் ஈடுபடும் சமூக காரணிகளைப் பற்றி நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். மற்ற அழைப்பில் பங்கேற்பாளர்களிடம் சொல்லாமல் அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவது நம்பிக்கைக்கு தீங்கு விளைவிக்கும் மற்றும் உங்கள் பணி வாழ்க்கையில் எதிர்மறையான தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும்.
அனுமதியின்றி அழைப்புப் பதிவு பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தினால் பின்வருபவை ஏற்படலாம்:

• உங்கள் அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தின் நற்பெயருக்கு சேதம்;
• பின்னர் உங்கள் மூலத்திலிருந்து குறைவான தகவல்கள்;
• புதிய தகவல் ஆதாரங்களைக் கண்டறிவதில் சிக்கல்;
• புதிய வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து வருமானம் குறைந்தது;
• சாத்தியமான வேலை இழப்பு உட்பட பணி ஒழுக்கம்.

வணிகம் செய்வதற்கான உங்கள் திறனைப் பாதித்தால், இந்த விளைவுகள் சட்டரீதியான விளைவுகளைப் போலவே கடுமையானதாக இருக்கும். அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவதில் பல நன்மைகள் உள்ளன, எனவே நம்பிக்கையை அமைப்பதற்கு நல்ல சமூக மற்றும் சட்டப்பூர்வ அழைப்பு பதிவு நெறிமுறைகளைப் பின்பற்றுவது கட்டாயமாகும். ரெக்கார்டிங் அழைப்புகள் வாடிக்கையாளர் உதவியை மேம்படுத்தவும், பணியாளர் செயல்திறனைக் கண்காணிக்கவும் உதவும், மேலும் வாடிக்கையாளர் அழைப்பில் உள்ள அனைத்து நுணுக்கங்களையும் அறிந்துகொள்ள உங்களுக்கு உதவலாம்.

சில சூழ்நிலைகளில், எடுத்துக்காட்டாக, வாடிக்கையாளர் சேவைப் பிரதிநிதியிடம் பேசும்போது, அவர்களின் அழைப்பு பதிவு செய்யப்படுவதை மக்கள் அறிவார்கள். எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும், அழைப்பின் தொடக்கத்தில் அனுமதியைக் கேட்பதன் மூலம் நீங்கள் நம்பிக்கையைப் பாதுகாக்கலாம்.

உரையாடலைப் பதிவு செய்யும்படி யாரையாவது கேட்பதற்கான 3 பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகள்

எழுத்தாளர்கள், பத்திரிகையாளர்கள், வாடிக்கையாளர் சேவை, சில்லறை வணிகம் மற்றும் மனிதவள வல்லுநர்கள் உட்பட பல்வேறு தொழில்களில் உள்ள தொழிலாளர்கள் மற்றும் நிறுவனங்களுக்கு அழைப்பு ரெக்கார்டர் பயன்பாடுகள் பல நன்மைகளைக் கொண்டுள்ளன. ஒரு நல்ல அழைப்பு ரெக்கார்டிங் பயன்பாடு உங்களுக்கு பல பயனுள்ள விருப்பங்கள் மற்றும் ஆடியோ கோப்பு பகிர்வு மற்றும் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் விருப்பங்கள் போன்ற பயனுள்ள அம்சங்களை வழங்குகிறது.
அப்படியானால், ஒரு விவாதத்தைப் பதிவுசெய்ய ஒருவரிடம் எப்படி அனுமதி கேட்பீர்கள்? நீங்கள் அவர்களை நாகரீகமாக அணுகி உடனடியாகக் கேட்டால் பெரும்பாலானவர்கள் தங்கள் சம்மதத்தை வழங்குவார்கள். அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்த உங்களை அனுமதிக்க அவர்களுக்கு சில வற்புறுத்தல் தேவைப்பட்டால், இங்கே சில நல்ல அணுகுமுறைகள் உள்ளன:

1. அழைப்பு பதிவு சம்மதத்தை எழுத்துப்பூர்வமாகக் கோரவும்

இது எரிச்சலூட்டுவதாகத் தோன்றினாலும், அழைப்பைப் பதிவுசெய்ய எழுத்துப்பூர்வமாக ஒப்புதல் பெறுவது உங்களுக்கும் உரையாடலில் உள்ள மற்ற தரப்பினருக்கும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். பதிவு எவ்வாறு எடுக்கப்படும் மற்றும் பயன்படுத்தப்படும் என்பதை இது மற்ற நபரிடம் கூறலாம், மேலும் பிற தரப்பினர் பின்னர் தங்கள் மனதை மாற்றினால், சாத்தியமான சட்டரீதியான விளைவுகளிலிருந்து இது உங்களைப் பாதுகாக்கும்.

ஒப்பந்தத்தைக் கோருவதற்கும், அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்துவதற்கும் முன், உங்கள் மாநிலத்திலும் மற்ற தரப்பினரின் மாநிலத்திலும் உள்ள அழைப்புப் பதிவுச் சட்டங்களைப் புரிந்துகொண்டுள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். அழைப்பு-பதிவு ஒப்புதலை எழுத்துப்பூர்வமாக வைக்கும் போது, சூழ்நிலையில் எதிர்பார்க்கக்கூடிய அளவிற்கு விரிவாக இருக்க முயற்சிக்கவும். இதில் அடங்கும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்:

1. அழைப்பு எப்போது, எங்கு நடக்கும்;
2. அழைப்போடு தொடர்புடையவர்;
3. என்ன அழைப்பு ரெக்கார்டர் பயன்படுத்தப்படும்;
4. பதிவு எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படும்;
5. ஆடியோ கோப்பை யார் அணுகலாம்;
6. மற்ற முக்கியமான, தொடர்புடைய விவரங்கள்.

உங்கள் ஒப்புதலுக்கான கோரிக்கையை எழுத்துப்பூர்வமாக எழுத வேண்டும், அது பதிலளிக்கப்படாமல் போனாலும், அழைப்புப் பதிவு பின்னர் எதிர்ப்பட்டால் அது நல்ல நம்பிக்கையின் சான்றாகக் கருதப்படலாம். எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும், மௌனம் அல்லது எதிர்வினை இல்லாதது ஒப்புதலாக எடுத்துக்கொள்ளப்படக்கூடாது. வழக்கமாக ஒரு எளிய மின்னஞ்சல் பரிமாற்றம் எழுத்துப்பூர்வ ஒப்பந்தமாக கருதப்படலாம், ஏனெனில் விதிமுறைகள் மற்றும் அங்கீகாரத்தின் பதிவு உள்ளது. மின்னஞ்சலில் காகித ஒப்பந்தம் போன்ற தரவு இருக்க வேண்டும்.

அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் மின்னஞ்சலுக்கு "இந்த விதிமுறைகளுக்கு நான் சம்மதிக்கிறேன்" என்று பதிலளித்தால், இது முறையான எழுத்துப்பூர்வ ஒப்புதலாகப் பார்க்கப்படும். உண்மையான சட்டப்பூர்வ சிக்கல்களில், எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும், முதலில் ஒரு வழக்கறிஞருக்கு ஆலோசனை வழங்குவது சிறந்தது.

2. அழைப்பு ரெக்கார்டரின் நன்மைகளை அவர்களுக்கு விளக்கவும்.

அழைப்புப் பதிவு பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்த மற்ற நபர் தயங்கினால், விவாதத்தின் ஒலிப்பதிவைக் கொண்டிருப்பதன் நன்மைகளை நினைவில் வைத்துக் கொள்ள நீங்கள் அவர்களுக்கு உதவலாம். அத்தகைய நன்மைகள் பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்கியிருக்கலாம்:
1. முக்கியமான விவரங்களுக்குத் திரும்பும் திறன்;
2. விவாதத்தின் நகலை மற்ற தரப்பினருக்கு வழங்குதல்;
3. ஃபாலோ-அப் அழைப்புகளுக்கு குறைவான தேவை, இது அனைவரின் நேரத்தையும் மிச்சப்படுத்தும்;
4. இன்னும் துல்லியமாக மேற்கோள் காட்டும் திறன்;
5. அவற்றை மிகவும் கவனமாகக் கேட்க உங்களை அனுமதிக்கிறது;
6. விவாதத்தில் கவனம் செலுத்த உதவுகிறது.

அழைப்பிற்குப் பிறகு ஒலி ஆவணத்தை அனுப்ப மற்றவர் உங்களைச் சார்ந்து இருந்தால், கூடிய விரைவில் அதைச் செய்ய முயற்சிக்கவும். இது உங்கள் பங்கில் நம்பகத்தன்மையை வெளிப்படுத்துகிறது மேலும் அந்த நபரை பின்னர் அழைப்புப் பதிவு செய்ய அனுமதிக்கலாம்.

3. பதிவு செய்யப்பட்ட அழைப்புகளின் நிகழ்வுகளைக் கொடுங்கள்.

சமீப காலமாக அழைப்பு பதிவு மற்றும் ஆடியோ டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் விருப்பங்களின் பெருக்கத்துடன், கணிசமாக அதிகமானோர் அழைப்புகளை பதிவு செய்கிறார்கள் என்று எதிர்பார்க்கலாம். நீங்கள் ஒரு அழைப்பு ரெக்கார்டரைப் பயன்படுத்த வேண்டியிருந்தால், மற்ற தரப்பினர் தயங்கினால், சமீபத்தில் பதிவு செய்யப்பட்ட அழைப்புகளின் நிகழ்வுகளை அவர்களுக்கு வழங்குவதன் மூலம் அவர்களின் அங்கீகாரத்தைப் பெறலாம். அழைப்புப் பதிவுகள் எவ்வாறு பயனுள்ளதாக இருந்தன என்பதற்கு உங்கள் நிறுவனத்திற்கு சொந்த எடுத்துக்காட்டுகள் இருந்தால், அவற்றில் சிலவற்றை நீங்கள் கொடுக்கலாம்.

சிறந்த அழைப்பு ரெக்கார்டரைத் தேடுகிறீர்களா?

உங்கள் தேவைகளுக்கான சிறந்த அழைப்புப் பதிவு பயன்பாட்டைத் தேடும் போது, நினைவில் கொள்ள வேண்டிய சில பண்புகள் உள்ளன:
- வசதி
- டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் தேர்வுகள்
- வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள்வரும் அழைப்புகளை பதிவு செய்யும் திறன்
- பகிர்வு தேர்வுகள்
- சேமிப்பு கிடங்கு
- எடிட்டிங் திறன்கள்
- உயர் ஒலி தரம்

அழைப்பு ரெக்கார்டிங்கின் இறுதி வார்த்தை அழைப்புகளைப் பதிவு செய்யும் போது நம்பிக்கையைப் பாதுகாப்பது, உங்களையும் உங்கள் வணிகத்தின் நற்பெயரையும் பாதுகாப்பது மற்றும் பிறருடன் இணைந்து பணியாற்றுவதை எளிதாக்குவது மிகவும் முக்கியமானது. அழைப்பு பதிவு பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தும் போது சட்ட மற்றும் சமூக மரபுகளைப் பின்பற்றி நம்பிக்கையைப் பேணுங்கள். அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் தங்கள் அழைப்பு பதிவு செய்யப்படுவதை அறிந்திருக்க வேண்டும். அவர்களின் அங்கீகாரத்தை முன்கூட்டியே பெறுவதற்கு இந்த பயனுள்ள உதவிக்குறிப்புகளைக் குறிப்பிடுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.