Varför förtroende är viktigt när du använder en samtalsinspelare

Många yrkesverksamma som ofta leder telefonintervjuer, till exempel författare, journalister och arbetsgivare, tycker att det är bra att spela in telefonintervjuer som de genomför och spara dem under en annan tid. Att använda en applikation för samtalsinspelning kan vara ett känsligt ämne för vissa människor och det är därför viktigt att följa ett korrekt protokoll när man spelar in samtal. Med telefondiskussioner finns det specifika juridiska och sociala konsekvenser att tänka på innan du använder en samtalsinspelare. Att klargöra dessa konsekvenser kan spara mycket tid och oro och kan hjälpa dig att träna rätt samtalsetikett och bevara en känsla av förtroende.

Finns det juridiska konsekvenser för att använda en telefoninspelare?

Det viktigaste du behöver göra när du använder en samtalsinspelare är att få samtycke från alla du spelar in. Annars kan du komma in i många juridiska frågor. För de flesta samtalsinspelningsändamål är detta tillräckligt enkelt att uppnå genom att bara fråga. Men individer kan vara mindre redo att spelas in när ett mer känsligt ämne diskuteras.

Vem verkställer inspelningslagar?

Du kan rutinmässigt använda en samtalsinspelare för arbete, eller bara ibland använda en inspelningsapplikation. I vilket fall som helst bör du veta vem som tillämpar lagar för telefoninspelning i ditt område. Ibland kan det vara knepigt, eftersom både federala och statliga avlyssningslagar kan gälla.

Om du och personen du spelar in befinner dig i olika tillstånd kan detta göra situationen mer komplicerad. Var noga med att få samtycke från alla berörda parter. Om du och personen du spelar in båda är i samma tillstånd är det mer sannolikt att statens lag gäller för din situation.

Enligt federal lag kan du använda en ansökan om samtalsinspelning med samtycke från minst en av parterna. Detta är känt som en "enparts samtycke" lag, och du kan vara den som ger samtycke om du deltar i konversationen.

Om du inte är inblandad i diskussionen - till exempel i händelse av att du spelar in ett samtal som du inte deltar i - kräver lagen om "enpartssamtycke" att en av talarna ska samtycka. De borde ha fullständig information om att samtalet kommer att spelas in.

Oavsett om du är inblandad i det samtal som spelas in, borde du veta om hur lagar om statlig inspelning gäller för din omständighet. Några stater har strängare avlyssningsavtal än andra. I Kalifornien är det olagligt att spela in ett klassificerat samtal utan samtliga deltagares samtycke. Massachusetts gör det olagligt att i hemlighet spela in de flesta samtal, så alla deltagare måste ge sitt samtycke. Statens avlyssningslag säger att om en deltagare vet att de spelas in och inte vill vara så är det beroende av dem att lämna diskussionen. Staten Washington kräver att alla deltagare godkänner en samtalsinspelare för privata samtal. I vilket fall som helst kan innebörden av "privat" vara oklar. Staten anser också det som samtycke om du på ett adekvat sätt förklarar för alla i diskussionen att samtalet kommer att spelas in, och om den förklaringen spelas in också.

Vad händer om någon hotar rättsliga åtgärder efter att du har spelat in deras samtal?

Människor som bryter mot lagar för avlyssning av myndigheter eller stat kan utsättas för straffrättsligt åtal. Din källa kan också stämma dig för skadestånd. I de flesta fall ligger bevisbördan på deltagaren som påstår sig skadad. Om du är osäker på lagenligheten av att använda en inspelningsansökan, bör du rådgöra en advokat.

Se till att hålla alla inspelningar så att du kan dela dem med din källa eller juridiska guide om några juridiska problem dyker upp. Det är därför det är absolut nödvändigt att vara säker på allas samtycke om du använder en samtalsinspelare. Att skicka en kopia av inspelningen till din källa kan också hjälpa till att skapa förtroende. Försök att inte låta federala och statliga lagar skrämma dig från att använda en samtalsinspelare! Om du följer statens lagar och samtycker från alla deltagare och också följer rätt protokoll finns det många fördelar med att använda en samtalsinspelare i arbetsmiljön.

Vilka är de sociala konsekvenserna av att spela in samtal?

Oavsett om du använder en inspelningsapplikation lagligt, borde du veta om de sociala faktorer som är involverade i inspelning av samtal. Att använda en samtalsinspelare utan att berätta för andra samtalsdeltagare kan skada förtroendet och ha en negativ inverkan på ditt arbetsliv.
Att använda en ansökan om samtalsinspelning utan samtycke kan resultera i:

• Skada på ditt eller ditt företags rykte;
• Mindre information från din källa senare;
• Problem med att hitta nya informationskällor;
• Minskad inkomst från nya kunder;
• Arbetsdisciplin, inklusive potentiell förlust av jobb.

Dessa konsekvenser kan vara lika allvarliga som rättsliga konsekvenser om de påverkar din förmåga att göra affärer. Det finns många fördelar med att använda en samtalsinspelare, så det är viktigt att följa god social och juridisk etikett för samtalsinspelning för att skapa förtroende. Inspelning av samtal kan hjälpa dig att förbättra klientassistansen och övervaka anställdas resultat och kan hjälpa dig att fånga alla finesser i ett kundsamtal.

Under vissa omständigheter, till exempel när man pratar med en kundtjänst, vet människor att deras samtal spelas in. I vilket fall som helst kan du skydda förtroendet genom att göra en punkt för att be om tillstånd i början av samtalet.

3 användbara tips för att be någon spela in ett samtal

Call recorder-applikationer har många fördelar för arbetare och organisationer i olika branscher, inklusive författare, journalister, kundtjänst, detaljhandel och HR-experter. En bra applikation för samtalsinspelning ger dig många fördelaktiga alternativ och användbara funktioner, såsom ljudfildelning och transkriptionsalternativ.
Så hur skulle du be om någons tillstånd att spela in en diskussion? De flesta kommer att ge sitt samtycke om du kontaktar dem artigt och frågar direkt. Om de behöver lite övertalning för att låta dig använda en samtalsinspelare, här är några bra tillvägagångssätt:

1. Begär skriftlig samtyckeinspelning

Även om det kan verka som en irritation är det användbart både för dig och den andra parten i konversationen att få ett skriftligt samtycke till att spela in ett samtal. Det kan berätta för den andra individen hur inspelningen kommer att tas och användas, och det kan skydda dig från eventuella juridiska följder om den andra parten ändrar sig senare.

Innan du begär avtalet och använder samtalsinspelaren, se till att du förstår lagar för samtalsinspelning i din stat och den andra partens stat. När du skriver samtycksinspelning samtycke, försök att vara så detaljerad som man kan förvänta sig under omständigheterna. Se till att inkludera:

1. När och var samtalet kommer att ske;
2. Vem är associerad med samtalet;
3. Vilken samtalsinspelare kommer att användas;
4. Hur inspelningen kommer att användas;
5. Vem kommer att ha tillgång till ljudfilen;
6. Andra viktiga, relevanta detaljer.

Du bör ställa din begäran om samtycke skriftligt, oavsett om det inte besvaras, eftersom det kan ses som bevis på god tro om samtalsinspelningen ifrågasätts senare. I vilket fall som helst bör tystnad eller frånvaro av reaktion inte tas som samtycke. Vanligtvis kan ett enkelt e-postutbyte betraktas som ett skriftligt avtal, eftersom det finns ett register över villkoren och auktoriseringen. E-postmeddelandet ska innehålla liknande data som ett pappersavtal.

Om alla deltagare reagerar på e-postmeddelandet med "Jag samtycker till dessa villkor" betraktas detta regelbundet som ett legitimt, skriftligt samtycke. I verkliga legitima frågor är det i alla fall idealiskt att först rådgöra en advokat.

2. Förklara fördelarna med en samtalsinspelare.

Om den andra personen tvekar att tillåta användning av en ansökan om samtalsinspelning kan du hjälpa dem att komma ihåg fördelarna med att ha en ljudinspelning av diskussionen. Sådana fördelar kan innefatta:
1. Kapacitet att återgå till viktiga detaljer;
2. Ge den andra parten en kopia av diskussionen;
3. Mindre krav på uppföljningssamtal, vilket kan spara alla tid;
4. Förmåga att citera mer exakt;
5. Tillåter dig att höra dem mer noggrant;
6. Hjälper dig att fokusera på diskussionen.

Om den andra personen är beroende av dig att skicka ljuddokumentet till dem efter samtalet, försök att göra det så snart som möjligt. Detta uppvisar pålitlighet från din sida och kan göra den personen mer villig att tillåta inspelning av samtal senare.

3. Ge instanser av inspelade samtal.

Med utbredningen av alternativ för samtalsinspelning och ljudsignaler på senare tid kan det förväntas att betydligt fler människor spelar in samtal. Om du behöver använda en samtalsinspelare, men den andra parten är tveksam, kan du få deras tillstånd genom att ge dem instanser av nyligen inspelade samtal. Om din organisation har sina egna exempel på hur samtalsinspelningar har varit användbara kan du ge några av dem.

Letar du efter en överlägsen samtalsinspelare?

När du söker efter den bästa applikationen för samtalsinspelning för dina behov finns det några egenskaper att komma ihåg:
- Bekvämlighet
- Transkriptionsval
- Kapacitet att spela in både utgående och inkommande samtal
- Dela val
- Lagringsutrymme
- Redigeringskapacitet
- Hög ljudkvalitet

Det sista ordet om samtalsinspelning Det är viktigt att skydda förtroende när du spelar in samtal, för att skydda dig och ditt företags rykte och göra det enklare att arbeta med andra senare. Behåll förtroende genom att följa lagliga och sociala konventioner när du använder en applikation för samtalsinspelning. Alla deltagare bör veta att deras samtal spelas in. Var noga med att hänvisa till dessa användbara tips för att få deras tillstånd i förväg.