Prečo je dôvera dôležitá pri používaní záznamníka hovorov
Mnohí odborníci, ktorí často vedú telefonické rozhovory, napríklad spisovatelia, novinári a zamestnávatelia, považujú za užitočné zaznamenať telefonické rozhovory, ktoré vedú, a uložiť si ich na inokedy. Používanie aplikácie na nahrávanie hovorov môže byť pre niektorých ľudí chúlostivá téma, a preto je nevyhnutné pri nahrávaní hovorov dodržiavať správny protokol. Pri telefonických rozhovoroch existujú špecifické právne a sociálne dôsledky, ktoré je potrebné zvážiť pred použitím záznamníka hovorov. Objasnenie týchto dôsledkov vám môže ušetriť veľa času a starostí a môže vám pomôcť s praktizovaním správnej etikety hovoru a zachovať si pocit dôvery.
Má používanie záznamníka telefonických hovorov právne dôsledky?
Najdôležitejšou vecou, ktorú musíte urobiť pri používaní záznamníka hovorov, je získať súhlas od každého, koho nahrávate. V opačnom prípade sa môžete dostať do mnohých právnych problémov. Pre väčšinu účelov nahrávania hovorov je to dostatočne jednoduché na to, aby ste sa opýtali. Jednotlivci však môžu byť menej pripravení na nahrávanie, keď sa diskutuje o jemnejšej téme.
Kto presadzuje zákony o nahrávaní?
Na prácu môžete bežne používať záznamník hovorov alebo len občas použiť nahrávaciu aplikáciu. V každom prípade by ste mali vedieť, kto presadzuje zákony o nahrávaní telefónov vo vašej oblasti. Niekedy to môže byť zložité, pretože sa môžu uplatňovať federálne aj štátne zákony o odpočúvaní.
V prípade, že ste vy a osoba, ktorú nahrávate v rôznych stavoch, môže to situáciu skomplikovať. Uistite sa, že získate súhlas od všetkých zúčastnených strán. Ak ste vy a osoba, ktorú nahrávate, obaja v rovnakom stave, je pravdepodobnejšie, že sa na vašu situáciu bude vzťahovať zákon daného štátu.
Podľa federálneho zákona môžete použiť aplikáciu na nahrávanie hovorov so súhlasom aspoň jednej zo strán. Toto je známe ako zákon „súhlasu jednej strany“ a vy môžete byť tým, kto dá súhlas, ak sa zúčastňujete konverzácie.
Ak sa náhodou nezúčastníte diskusie – napríklad v prípade, že nahrávate hovor, na ktorom sa nezúčastňujete – zákon o súhlase jednej strany vyžaduje súhlas jedného z rečníkov. Mali by mať úplnú informáciu o tom, že hovor bude nahrávaný.
Bez ohľadu na to, či ste zapojený do nahrávania hovoru, mali by ste vedieť, ako sa na vašu situáciu vzťahujú zákony o štátnom nahrávaní. Niekoľko štátov má prísnejšie zákony o odpočúvaní ako iné. V Kalifornii je nezákonné nahrávať utajovaný hovor bez súhlasu všetkých účastníkov. V Massachusetts je zakázané tajne nahrávať väčšinu hovorov, takže všetci účastníci musia dať svoj súhlas. Štátny zákon o odpočúvaní hovorí, že ak účastník vie, že je nahrávaný a nechcel by, je odkázaný na odchod z diskusie. Štát Washington vyžaduje, aby všetci účastníci súhlasili so záznamníkom hovorov pre súkromné hovory. V každom prípade môže byť význam „súkromného“ nejasný. Rovnako štát považuje za súhlas, ak všetkým v diskusii primerane vyhlásite, že hovor sa bude nahrávať, a ak bude aj toto vyhlásenie zaznamenané.
Čo ak sa niekto vyhráža súdnym konaním po tom, čo ste jeho hovor zaznamenali?
Ľudia, ktorí porušia vládne alebo štátne zákony o odpočúvaní, by mohli byť vystavení trestnému stíhaniu. Váš zdroj vás môže tiež žalovať o náhradu škody. Vo väčšine prípadov je dôkazné bremeno na účastníkovi, ktorý tvrdí, že je poškodený. Ak si nie ste istí zákonnosťou používania nahrávacej aplikácie, mali by ste sa poradiť s právnikom.
Uistite sa, že si všetky nahrávky uchováte, aby ste ich v prípade akýchkoľvek právnych problémov mohli zdieľať so svojím zdrojom alebo právnym sprievodcom. To je dôvod, prečo je nevyhnutné, aby ste si boli istí súhlasom všetkých v prípade, že používate záznamník hovorov. Odovzdanie kópie nahrávky vášmu zdroju môže tiež pomôcť vytvoriť dôveru. Snažte sa, aby vás federálne a štátne zákony neodradili od používania záznamníka hovorov! Ak sa budete riadiť štátnymi zákonmi a získate súhlas od všetkých účastníkov a tiež budete postupovať podľa správneho protokolu, používanie záznamníka hovorov v pracovnom prostredí má množstvo výhod.
Aké sú sociálne dôsledky nahrávania hovorov?
Bez ohľadu na to, či nahrávaciu aplikáciu využívate legálne, mali by ste vedieť o sociálnych faktoroch spojených s nahrávaním hovorov. Používanie záznamníka hovorov bez toho, aby ste o tom informovali ostatných účastníkov hovoru, môže poškodiť dôveru a mať negatívny vplyv na váš pracovný život.
Používanie aplikácie na nahrávanie hovorov bez súhlasu môže mať za následok:
- Poškodenie dobrého mena vašej alebo vašej spoločnosti;
- Menej informácií z vášho zdroja neskôr;
- Problémy pri hľadaní nových zdrojov informácií;
- Znížený príjem od nových klientov;
- Pracovná disciplína vrátane možnej straty zamestnania.
Tieto dôsledky môžu byť rovnako závažné ako právne dôsledky, ak ovplyvnia vašu schopnosť podnikať. Používanie záznamníka hovorov má množstvo výhod, preto je nevyhnutné dodržiavať dobrú spoločenskú a právnu etiketu nahrávania hovorov, aby ste vytvorili dôveru. Nahrávanie hovorov vám môže pomôcť zlepšiť pomoc klientom a monitorovať výkon zamestnancov a môže vám pomôcť zachytiť všetky jemnosti hovoru so zákazníkom.
Za určitých okolností, napríklad pri rozhovore so zástupcom zákazníckeho servisu, ľudia vedia, že ich hovor sa nahráva. V každom prípade si dôveru môžete zabezpečiť tak, že na začiatku hovoru požiadate o povolenie.
3 užitočné tipy, ako niekoho požiadať, aby nahral konverzáciu
Aplikácie na nahrávanie hovorov majú množstvo výhod pre pracovníkov a organizácie v rôznych odvetviach, vrátane spisovateľov, novinárov, zákazníckych služieb, maloobchodu a HR expertov. Dobrá aplikácia na nahrávanie hovorov vám poskytuje mnoho užitočných možností a užitočných funkcií, ako je zdieľanie zvukových súborov a možnosti prepisu.
Ako by ste teda požiadali niekoho o povolenie nahrávať diskusiu? Väčšina ľudí dá súhlas, ak sa k nim priblížite slušne a hneď sa spýtate. Ak potrebujú nejaké presvedčenie, aby vám umožnili používať záznamník hovorov, tu je niekoľko dobrých prístupov:
1. Písomne si vyžiadajte súhlas s nahrávaním hovorov
Hoci sa to môže zdať otravné, získanie písomného súhlasu s nahrávaním hovoru je užitočné pre vás aj pre druhú stranu v konverzácii. Môže druhému jednotlivcovi povedať, ako bude záznam zaznamenaný a využitý, a môže vás ochrániť pred možnými právnymi dôsledkami, ak druhá strana neskôr zmení názor.
Pred vyžiadaním súhlasu a používaním záznamníka hovorov sa uistite, že rozumiete zákonom o nahrávaní hovorov vo vašom štáte a štáte druhej strany. Pri písomnom vyjadrení súhlasu s nahrávaním hovoru sa snažte byť tak podrobný, ako by sa za daných okolností dalo očakávať. Uistite sa, že obsahuje:
- Kedy a kde sa hovor uskutoční;
- Kto je spojený s hovorom;
- Aký záznamník hovorov sa použije;
- Ako bude nahrávka použitá;
- Kto bude mať prístup k zvukovému súboru;
- Ďalšie dôležité, relevantné detaily.
Svoju žiadosť o súhlas by ste mali podať písomne bez ohľadu na to, či zostane nezodpovedaná, pretože v prípade neskoršieho napadnutia nahrávania hovoru by sa to mohlo považovať za dôkaz dobrej viery. V každom prípade by sa mlčanie alebo nereagovanie nemalo považovať za súhlas. Za písomnú dohodu možno zvyčajne považovať jednoduchú výmenu e-mailov, pretože existuje záznam o podmienkach a oprávnení. Email by mal obsahovať podobné údaje ako papierová zmluva.
Ak všetci účastníci reagujú na e-mail „Súhlasím s týmito podmienkami“, je to pravidelne považované za legitímny písomný súhlas. V skutočne legitímnych záležitostiach je v každom prípade ideálne poradiť sa najskôr s právnikom.
2. Vysvetlite im výhody záznamníka hovorov.
Ak druhá osoba váha, či má povoliť použitie aplikácie na nahrávanie hovorov, môžete jej pomôcť spomenúť si na výhody zvukového záznamu diskusie. Takéto výhody môžu zahŕňať:
1. Schopnosť vrátiť sa k dôležitým detailom;
2. Poskytnutie kópie diskusie druhej strane;
3. menej požiadaviek na následné hovory, ktoré môžu každému ušetriť čas;
4. Schopnosť presnejšie citovať;
5. Umožňuje vám ich pozornejšie vypočuť;
6. Pomáha vám sústrediť sa na diskusiu.
Ak druhá osoba závisí od vás, aby ste jej po skončení hovoru poslali zvukový dokument, skúste to urobiť pri najbližšej príležitosti. Vykazuje to z vašej strany spoľahlivosť a môže to spôsobiť, že daný jednotlivec bude neskôr ochotnejší povoliť nahrávanie hovorov.
3. Uveďte príklady zaznamenaných hovorov.
S rozšírením možností nahrávania hovorov a audio prepisov v poslednej dobe sa dá očakávať, že si hovory nahráva podstatne viac ľudí. V prípade, že potrebujete použiť záznamník hovorov a druhá strana váha, môžete získať jej autorizáciu tak, že jej poskytnete príklady nedávno zaznamenaných hovorov. V prípade, že vaša organizácia má vlastné príklady toho, ako boli nahrávky hovorov užitočné, môžete ich uviesť niekoľko.
Hľadáte špičkový záznamník hovorov?
Pri hľadaní najlepšej aplikácie na nahrávanie hovorov podľa vašich požiadaviek je potrebné pamätať na niekoľko charakteristík:
– Pohodlie
– Voľby transkripcie
- Schopnosť zaznamenávať odchádzajúce aj prichádzajúce hovory
– Zdieľanie možností
- Skladový priestor
– Editačné kapacity
- Vysoká kvalita zvuku
Posledné slovo o nahrávaní hovorov Pri nahrávaní hovorov je dôležité chrániť dôveru, chrániť povesť vás a vašej firmy a zjednodušiť neskoršiu spoluprácu s ostatnými. Pri používaní aplikácie na nahrávanie hovorov si udržujte dôveru dodržiavaním právnych a spoločenských konvencií. Všetci účastníci by mali vedieť, že ich hovor sa nahráva. Uistite sa, že si vopred odkážete na tieto užitočné tipy na získanie ich autorizácie.