Por que a confiança é importante ao usar um gravador de chamadas

Muitos profissionais que frequentemente conduzem entrevistas por telefone, por exemplo, escritores, jornalistas e empregadores acham útil registrar as entrevistas por telefone que estão conduzindo e guardá-las para algum outro momento. Utilizar um aplicativo de gravação de chamadas pode ser um assunto delicado para algumas pessoas e, portanto, é essencial seguir um protocolo adequado ao gravar chamadas. Com as discussões por telefone, há ramificações jurídicas e sociais específicas a serem consideradas antes de utilizar um gravador de chamadas. Esclarecer essas implicações pode lhe poupar muito tempo e preocupações, e pode ajudá-lo a praticar a etiqueta apropriada ao ligar e preservar um sentimento de confiança.

Existem implicações legais em usar um gravador de chamadas telefônicas?

A coisa mais importante que você precisa fazer ao utilizar um gravador de chamadas é obter o consentimento de todos que você grava. Caso contrário, você pode entrar em muitos problemas jurídicos. Para a maioria dos propósitos de gravação de chamadas, isso é suficientemente simples de conseguir, bastando perguntar. No entanto, os indivíduos podem estar menos prontos para serem gravados quando um assunto mais delicado está sendo discutido.

Quem faz cumprir as leis de gravação?

Você pode usar rotineiramente um gravador de chamadas para o trabalho ou apenas às vezes um aplicativo de gravação. Em qualquer caso, você deve saber quem faz cumprir as leis de gravação telefônica em sua área. Isso pode ser complicado às vezes, uma vez que as leis federais e estaduais de escuta telefônica podem ser aplicáveis.

Caso você e a pessoa que está gravando estejam em vários estados, isso pode complicar a situação. Certifique-se de obter o consentimento de todas as partes envolvidas. Se você e a pessoa que você está registrando estiverem no mesmo estado, é mais provável que a lei desse estado se aplique à sua situação.

De acordo com a lei federal, você pode utilizar um aplicativo de gravação de chamadas com o consentimento de pelo menos uma das partes. Isso é conhecido como lei de “consentimento unilateral” e você pode dar o consentimento se estiver participando da conversa.

No caso de você não estar envolvido na discussão - por exemplo, no caso de você estar gravando uma chamada da qual não está participando - a lei de “consentimento de uma parte” exige que um dos palestrantes dê o consentimento. Eles devem ter todas as informações de que a ligação será gravada.

Independentemente de estar ou não envolvido com a gravação da chamada, você deve saber como as leis estaduais de gravação se aplicam à sua situação. Alguns estados têm leis de escuta telefônica mais rígidas do que outros. Na Califórnia, é ilícito gravar uma chamada classificada sem o consentimento de todos os participantes. Massachusetts torna ilícito gravar secretamente a maioria das ligações, então todos os participantes devem dar seu consentimento. A lei estadual de escuta telefônica estabelece que, se um participante sabe que está sendo gravado e não gostaria de estar, depende dele sair da discussão. O estado de Washington exige que todos os participantes concordem com um gravador de chamadas para chamadas privadas. Em qualquer caso, o significado de “privado” pode não ser claro. Da mesma forma, o estado considera isso como assentimento se você declarar adequadamente a todos na discussão que a chamada será gravada e se essa declaração também for gravada.

E se alguém ameaçar com ação legal depois que você gravar a ligação?

Pessoas que violam as leis do governo ou das leis estaduais de escuta telefônica podem ser expostas a processos criminais. Sua fonte também pode processá-lo por danos. Na maioria dos casos, o ônus da prova recai sobre o participante que alega ter sido ferido. Se você não tiver certeza sobre a legalidade da utilização de um aplicativo de gravação, consulte um advogado.

Certifique-se de manter todas as gravações, para que você possa compartilhá-las com sua fonte ou guia legal se surgirem questões legais. É por isso que é imperativo ter certeza de que todos concordam no caso de você utilizar um gravador de chamadas. Transmitir uma cópia da gravação à sua fonte também pode ajudar a estabelecer confiança. Tente não permitir que as leis federais e estaduais o impeçam de usar um gravador de chamadas! Se você aderir às leis estaduais e obter o consentimento de todos os participantes, além de seguir o protocolo correto, existem inúmeras vantagens em utilizar um gravador de chamadas no ambiente de trabalho.

Quais são as implicações sociais para gravar chamadas?

Independentemente de usar um aplicativo de gravação legalmente, você deve saber sobre os fatores sociais envolvidos na gravação de chamadas. Utilizar um gravador de chamadas sem avisar os outros participantes da chamada pode prejudicar a confiança e ter um impacto negativo em sua vida profissional.
Utilizar um aplicativo de gravação de chamadas sem consentimento pode resultar em:

• Danos à sua reputação ou à da sua empresa;
• Menos informações de sua fonte mais tarde;
• Dificuldade em encontrar novas fontes de informação;
• Receita reduzida de novos clientes;
• Disciplina de trabalho, incluindo possível perda de empregos.

Essas repercussões podem ser tão graves quanto as consequências legais, se afetarem sua capacidade de fazer negócios. Existem inúmeras vantagens em utilizar um gravador de chamadas, por isso é fundamental seguir a boa etiqueta social e legal de gravação de chamadas para estabelecer a confiança. A gravação de chamadas pode ajudá-lo a melhorar o atendimento ao cliente e monitorar o desempenho dos funcionários, além de ajudá-lo a identificar todas as sutilezas de uma chamada de cliente.

Em certas circunstâncias, por exemplo, ao falar com um representante do atendimento ao cliente, as pessoas sabem que sua chamada está sendo gravada. Em qualquer caso, você pode proteger a confiança fazendo questão de pedir permissão no início da ligação.

3 dicas úteis para pedir a alguém para gravar uma conversa

Os aplicativos de gravador de chamadas têm inúmeras vantagens para trabalhadores e organizações em uma variedade de setores, incluindo escritores, jornalistas, atendimento ao cliente, varejo e especialistas em RH. Um bom aplicativo de gravação de chamadas oferece muitas opções benéficas e recursos úteis, como compartilhamento de arquivos de áudio e opções de transcrição.
Então, como você pediria permissão a alguém para gravar uma discussão? A maioria das pessoas dará consentimento se você as abordar educadamente e perguntar imediatamente. Se eles precisarem de persuasão para permitir que você utilize um gravador de chamadas, aqui estão algumas boas abordagens:

1. Solicitar consentimento de gravação de chamadas por escrito

Embora possa parecer um aborrecimento, obter consentimento por escrito para gravar uma chamada é útil para você e para a outra parte da conversa. Ele pode dizer à outra pessoa como a gravação será feita e utilizada e pode protegê-lo de possíveis repercussões legais se a outra parte mudar de ideia mais tarde.

Antes de solicitar o contrato e utilizar o gravador de chamadas, certifique-se de compreender as leis de gravação de chamadas em seu estado e no estado da outra parte. Ao colocar o consentimento por escrito para a gravação de chamadas, tente ser o mais detalhado possível nas circunstâncias. Certifique-se de incluir:

1. Quando e onde a ligação acontecerá;
2. Quem está associado à chamada;
3. Qual gravador de chamadas será utilizado;
4. Como a gravação será utilizada;
5. Quem terá acesso ao arquivo de áudio;
6. Outros detalhes importantes e relevantes.

Você deve fazer o seu pedido de consentimento por escrito, independentemente de ficar sem resposta, uma vez que pode ser visto como prova de boa fé se a gravação da chamada for contestada posteriormente. Em qualquer caso, o silêncio ou a ausência de reação não devem ser considerados como assentimento. Normalmente, uma simples troca de e-mail pode ser considerada um acordo escrito, desde que haja um registro dos termos e autorização. O e-mail deve conter dados semelhantes aos de um contrato em papel.

Se todos os participantes reagirem ao e-mail com "Consinto com estes termos", isso é normalmente visto como um consentimento legítimo por escrito. Em questões genuínas e legítimas, em qualquer caso, é ideal aconselhar primeiro um advogado.

2. Explique-lhes as vantagens de um gravador de chamadas.

Se a outra pessoa hesitar em permitir a utilização de um aplicativo de gravação de chamadas, você pode ajudá-la a lembrar as vantagens de ter uma gravação de som da discussão. Essas vantagens podem incluir:
1. Capacidade de retornar a detalhes importantes;
2. Dar à outra parte uma cópia da discussão;
3. Menor necessidade de chamadas de acompanhamento, o que pode poupar tempo a todos;
4. Capacidade de citar com maior precisão;
5. Permite que você os escute com mais atenção;
6. Ajuda você a se concentrar na discussão.

Se a outra pessoa depender de você para enviar o documento sonoro após a ligação, tente fazê-lo o mais rápido possível. Isso demonstra confiabilidade de sua parte e pode tornar a pessoa mais disposta a permitir a gravação de chamadas posteriormente.

3. Dê exemplos de chamadas gravadas.

Com a proliferação de opções de gravação de chamadas e transcrições de áudio, pode-se esperar que um número significativamente maior de pessoas esteja gravando chamadas. No caso de você precisar utilizar um gravador de chamadas, mas a outra parte estiver hesitante, você pode obter sua autorização fornecendo-lhes ocorrências de chamadas gravadas recentemente. No caso de sua organização ter seus próprios exemplos de como as gravações de chamadas têm sido úteis, você pode fornecer alguns deles.

Procurando um gravador de chamadas superior?

Ao pesquisar o melhor aplicativo de gravação de chamadas para seus requisitos, existem algumas características a serem lembradas:
- Conveniência
- Opções de transcrição
- Capacidade de gravar chamadas feitas e recebidas
- Opções de compartilhamento
- Espaço de armazenamento
- Capacidade de edição
- Alta qualidade de som

A palavra final sobre gravação de chamadas É fundamental proteger a confiança ao gravar chamadas, para salvaguardar você e a reputação de sua empresa e tornar mais simples trabalhar com outras pessoas no futuro. Mantenha a confiança seguindo as convenções legais e sociais ao utilizar um aplicativo de gravação de chamadas. Todos os participantes devem saber que sua chamada está sendo gravada. Certifique-se de consultar estas dicas úteis para obter sua autorização com antecedência.