Mengapa Kepercayaan Penting Apabila Menggunakan Perakam Panggilan

Ramai profesional yang sering mengetuai temu bual telefon, contohnya, penulis, wartawan dan majikan mendapati ia berguna untuk merakam temu bual telefon yang mereka jalankan dan menyimpannya untuk masa yang lain. Menggunakan aplikasi rakaman panggilan boleh menjadi subjek yang rumit bagi sesetengah orang dan oleh itu adalah penting untuk mengikuti protokol yang betul semasa merakam panggilan. Dengan perbincangan telefon, terdapat kesan undang-undang dan sosial khusus untuk dipertimbangkan sebelum menggunakan perakam panggilan. Menjelaskan implikasi ini boleh menjimatkan banyak masa dan kebimbangan anda, dan boleh membantu anda mengamalkan etika panggilan yang betul dan mengekalkan rasa percaya.

Adakah Terdapat Implikasi Undang-undang untuk Menggunakan Perakam Panggilan Telefon?

Perkara paling penting yang perlu anda lakukan apabila menggunakan perakam panggilan ialah mendapatkan persetujuan daripada semua orang yang anda rakam. Jika tidak, anda boleh menghadapi banyak isu undang-undang. Untuk kebanyakan tujuan rakaman panggilan, ini cukup mudah untuk dicapai dengan hanya bertanya. Walau bagaimanapun, individu mungkin kurang bersedia untuk dirakam apabila perkara yang lebih rumit sedang dibincangkan.

Siapa yang menguatkuasakan undang-undang rakaman?

Anda boleh menggunakan perakam panggilan secara rutin untuk bekerja, atau kadangkala menggunakan aplikasi rakaman. Walau apa pun, anda harus tahu siapa yang menguatkuasakan undang-undang rakaman telefon di kawasan anda. Ini kadangkala sukar, kerana kedua-dua undang-undang penyadapan persekutuan dan negeri mungkin terpakai.

Sekiranya anda dan orang yang anda rakam berada dalam pelbagai negeri, ini boleh menjadikan keadaan lebih rumit. Pastikan anda mendapat persetujuan daripada semua pihak yang terlibat. Jika anda dan orang yang anda rakamkan kedua-duanya berada dalam keadaan yang sama, undang-undang negeri itu berkemungkinan besar terpakai pada situasi anda.

Di bawah undang-undang persekutuan, anda boleh menggunakan aplikasi rakaman panggilan dengan persetujuan sekurang-kurangnya salah satu pihak. Ini dikenali sebagai undang-undang "persetujuan satu pihak", dan anda boleh menjadi orang yang memberi persetujuan jika anda mengambil bahagian dalam perbualan.

Sekiranya anda tidak terlibat dengan perbincangan — contohnya, sekiranya anda merakam panggilan yang anda tidak sertai — undang-undang "persetujuan satu pihak" memerlukan salah seorang penceramah untuk bersetuju. Mereka sepatutnya mempunyai maklumat penuh bahawa panggilan itu akan dirakam.

Tidak kira sama ada anda terlibat dengan panggilan yang dirakam, anda harus tahu tentang cara undang-undang rakaman negeri digunakan untuk keadaan anda. Beberapa negeri mempunyai undang-undang penyadapan yang lebih ketat daripada yang lain. Di California, adalah haram untuk merakam panggilan sulit tanpa kebenaran semua peserta. Massachusetts melarang merekodkan kebanyakan panggilan secara rahsia, jadi semua peserta mesti memberikan persetujuan mereka. Undang-undang penyadapan negeri menyatakan bahawa, jika peserta tahu mereka sedang dirakam dan tidak mahu, ia bergantung kepada mereka untuk meninggalkan perbincangan. Negeri Washington menghendaki semua peserta bersetuju dengan perakam panggilan untuk panggilan peribadi. Walau apa pun, makna "peribadi" mungkin tidak jelas. Negeri juga menganggapnya sebagai persetujuan jika anda mengisytiharkan secukupnya kepada semua orang dalam perbincangan bahawa panggilan itu akan dirakam, dan jika pengisytiharan itu direkodkan juga.

Bagaimana jika seseorang mengancam tindakan undang-undang selepas anda merakam panggilan mereka?

Orang yang melanggar undang-undang penyadapan kerajaan atau negeri boleh terdedah kepada pendakwaan jenayah. Sumber anda juga boleh menyaman anda untuk ganti rugi. Dalam kebanyakan kes, beban pembuktian terletak pada peserta yang mendakwa cedera. Jika anda tidak pasti tentang kesahihan penggunaan aplikasi rakaman, anda perlu mendapatkan nasihat peguam.

Pastikan untuk menyimpan semua rakaman, supaya anda boleh berkongsinya dengan sumber atau panduan undang-undang anda jika timbul sebarang isu undang-undang. Inilah sebabnya mengapa adalah penting untuk memastikan persetujuan semua orang sekiranya anda menggunakan perakam panggilan. Memberi salinan rakaman kepada sumber anda juga boleh membantu mewujudkan kepercayaan. Cuba jangan biarkan undang-undang persekutuan dan negeri menakutkan anda daripada menggunakan perakam panggilan! Jika anda mematuhi undang-undang negeri dan mendapat persetujuan daripada semua peserta, dan juga mengikut protokol yang betul, terdapat banyak kelebihan untuk menggunakan perakam panggilan dalam persekitaran kerja.

Apakah Implikasi Sosial untuk Merakam Panggilan?

Tidak kira sama ada anda menggunakan aplikasi rakaman secara sah, anda harus mengetahui tentang faktor sosial yang terlibat dengan panggilan rakaman. Menggunakan perakam panggilan tanpa memberitahu peserta panggilan lain boleh merosakkan kepercayaan dan memberi kesan negatif kepada kehidupan kerja anda.
Menggunakan aplikasi rakaman panggilan tanpa kebenaran boleh mengakibatkan:

• Kerosakan kepada reputasi anda atau syarikat anda;
• Kurang maklumat daripada sumber anda nanti;
• Masalah mencari sumber maklumat baharu;
• Pengurangan pendapatan daripada pelanggan baru;
• Disiplin kerja, termasuk potensi kehilangan pekerjaan.

Kesan ini boleh menjadi seteruk akibat undang-undang, jika ia memberi kesan kepada keupayaan anda untuk menjalankan perniagaan. Terdapat banyak kelebihan untuk menggunakan perakam panggilan, jadi adalah penting untuk mengikuti etika rakaman panggilan sosial dan undang-undang yang baik untuk menetapkan kepercayaan. Merakam panggilan boleh membantu anda meningkatkan bantuan pelanggan dan memantau prestasi pekerja dan boleh membantu anda menangkap semua kehalusan dalam panggilan pelanggan.

Dalam keadaan tertentu, contohnya, apabila bercakap dengan wakil khidmat pelanggan, orang ramai tahu bahawa panggilan mereka sedang dirakam. Walau apa pun, anda boleh menjaga kepercayaan dengan membuat satu titik untuk meminta kebenaran pada permulaan panggilan.

3 Petua Berguna untuk Meminta Seseorang Merakam Perbualan

Aplikasi perakam panggilan mempunyai banyak kelebihan untuk pekerja dan organisasi dalam pelbagai industri, termasuk penulis, wartawan, perkhidmatan pelanggan, runcit dan pakar HR. Aplikasi rakaman panggilan yang baik memberi anda banyak pilihan berfaedah dan ciri berguna, seperti perkongsian fail audio dan pilihan transkripsi.
Jadi bagaimana anda meminta kebenaran seseorang untuk merakam perbincangan? Kebanyakan orang akan memberikan persetujuan mereka jika anda mendekati mereka dengan sopan dan bertanya dengan segera. Jika mereka memerlukan pemujukan untuk membenarkan anda menggunakan perakam panggilan, berikut ialah beberapa pendekatan yang baik:

1. Minta persetujuan rakaman panggilan secara bertulis

Walaupun ia mungkin kelihatan seperti menjengkelkan, mendapatkan kebenaran bertulis untuk merakam panggilan berguna untuk anda dan pihak lain dalam perbualan. Ia boleh memberitahu individu lain bagaimana rakaman itu akan diambil dan digunakan, dan ia boleh melindungi anda daripada kemungkinan kesan undang-undang jika pihak lain mengubah fikiran mereka di kemudian hari.

Sebelum meminta perjanjian dan menggunakan perakam panggilan, pastikan anda memahami undang-undang rakaman panggilan di negeri anda dan negeri pihak yang satu lagi. Apabila meletakkan persetujuan rakaman panggilan secara bertulis, cuba untuk menjadi seperincian yang boleh dijangkakan dalam keadaan tersebut. Pastikan untuk memasukkan:

1. Bila dan di mana panggilan akan berlaku;
2. Siapa yang dikaitkan dengan panggilan;
3. Apakah perakam panggilan yang akan digunakan;
4. Bagaimana rakaman akan digunakan;
5. Siapa yang akan mempunyai akses kepada fail audio;
6. Butiran penting lain yang berkaitan.

Anda harus mengemukakan permintaan anda untuk persetujuan secara bertulis, tidak kira sama ada ia tidak dijawab, kerana ia mungkin dilihat sebagai bukti niat baik jika rakaman panggilan itu dipertikaikan kemudian. Walau apa pun, diam atau tiada reaksi tidak boleh dianggap sebagai persetujuan. Biasanya pertukaran e-mel mudah boleh dianggap sebagai perjanjian bertulis, kerana terdapat rekod syarat dan kebenaran. E-mel harus mengandungi data yang serupa sebagai perjanjian kertas.

Jika semua peserta bertindak balas kepada e-mel dengan "Saya bersetuju dengan syarat ini", ini selalu dilihat sebagai persetujuan bertulis yang sah. Dalam isu sah yang tulen, dalam apa jua keadaan, adalah sesuai untuk menasihati peguam terlebih dahulu.

2. Terangkan kepada mereka kelebihan perakam panggilan.

Jika orang lain teragak-agak untuk membenarkan penggunaan aplikasi rakaman panggilan, anda boleh membantu mereka mengingati kelebihan mempunyai rakaman bunyi perbincangan. Kelebihan tersebut boleh termasuk:
1. Keupayaan untuk kembali kepada butiran penting;
2. Memberi pihak satu lagi salinan perbincangan;
3. Kurang keperluan untuk panggilan susulan, yang boleh meluangkan masa semua orang;
4. Keupayaan untuk memetik dengan lebih tepat;
5. Membenarkan anda mendengarnya dengan lebih teliti;
6. Membantu anda fokus pada perbincangan.

Jika orang lain bergantung kepada anda untuk menghantar dokumen bunyi kepada mereka selepas panggilan, cuba lakukannya pada peluang yang paling awal. Ini menunjukkan kebolehpercayaan di pihak anda dan mungkin menjadikan individu itu lebih bersedia untuk membenarkan rakaman panggilan kemudian.

3. Berikan contoh panggilan yang dirakam.

Dengan percambahan pilihan rakaman panggilan dan transkripsi audio kebelakangan ini, boleh dijangkakan bahawa lebih ramai orang sedang merakam panggilan. Sekiranya anda perlu menggunakan perakam panggilan, namun pihak yang satu lagi teragak-agak, anda mungkin mendapat kebenaran mereka dengan memberi mereka contoh panggilan yang dirakam baru-baru ini. Sekiranya organisasi anda mempunyai contoh sendiri tentang cara rakaman panggilan berguna, anda boleh memberikan beberapa daripadanya.

Mencari perakam panggilan yang unggul?

Apabila mencari aplikasi rakaman panggilan terbaik untuk keperluan anda, terdapat beberapa ciri yang perlu diingat:
– Keselesaan
– Pilihan transkripsi
– Kapasiti untuk merakam kedua-dua panggilan keluar dan masuk
– Berkongsi pilihan
- Ruang simpanan
– Keupayaan menyunting
– Kualiti bunyi yang tinggi

Kata Akhir tentang Rakaman Panggilan Adalah penting untuk melindungi kepercayaan semasa merakam panggilan, untuk melindungi anda dan reputasi perniagaan anda, dan menjadikannya lebih mudah untuk bekerja dengan orang lain di kemudian hari. Kekalkan kepercayaan dengan mengikuti konvensyen undang-undang dan sosial apabila menggunakan aplikasi rakaman panggilan. Semua peserta harus tahu bahawa panggilan mereka sedang dirakam. Pastikan untuk merujuk petua berguna ini untuk mendapatkan kebenaran mereka terlebih dahulu.