Perché la fiducia è importante quando si utilizza un registratore di chiamate

Molti professionisti che spesso conducono interviste telefoniche, ad esempio scrittori, giornalisti e datori di lavoro, trovano utile registrare le interviste telefoniche che stanno conducendo e conservarle per un altro momento. L'utilizzo di un'applicazione di registrazione delle chiamate può essere un argomento delicato per alcune persone ed è quindi essenziale seguire un protocollo adeguato durante la registrazione delle chiamate. Con le discussioni telefoniche, ci sono ramificazioni legali e sociali specifiche da considerare prima di utilizzare un registratore di chiamata. Chiarire queste implicazioni può farti risparmiare molto tempo e preoccupazioni e può aiutarti a praticare l'etichetta di chiamata corretta e preservare un senso di fiducia.

Ci sono implicazioni legali nell'utilizzo di un registratore di telefonate?

La cosa più significativa che devi fare quando utilizzi un registratore di chiamate è ottenere il consenso da tutti coloro che registri. Altrimenti, potresti incappare in molti problemi legali. Per la maggior parte degli scopi di registrazione delle chiamate, ciò è sufficientemente semplice da ottenere semplicemente chiedendo. Tuttavia, le persone potrebbero essere meno pronte per essere registrate quando viene discusso un argomento più delicato.

Chi fa rispettare le leggi sulla registrazione?

È possibile utilizzare regolarmente un registratore di chiamate per lavoro o, a volte, un'applicazione di registrazione. In ogni caso, dovresti sapere chi applica le leggi sulla registrazione telefonica nella tua zona. Questo a volte può essere complicato, poiché possono essere applicate sia le leggi federali che statali sulle intercettazioni telefoniche.

Nel caso in cui tu e la persona che stai registrando vi troviate in diversi stati, ciò può complicare la situazione. Assicurati di ottenere il consenso di tutte le parti coinvolte. Se tu e la persona che stai registrando vi trovate nello stesso stato, è più probabile che la legge di quello stato si applichi alla vostra situazione.

Secondo la legge federale, è possibile utilizzare un'applicazione di registrazione delle chiamate con il consenso di almeno una delle parti. Questa è nota come legge del "consenso di una parte" e puoi essere tu a dare l'assenso se stai partecipando alla conversazione.

Nella remota possibilità che tu non sia coinvolto nella discussione - ad esempio, nel caso in cui stai registrando una chiamata a cui non stai partecipando - la legge del "consenso di una parte" richiede che uno degli oratori assentisca. Dovrebbero avere informazioni complete che la chiamata verrà registrata.

Indipendentemente dal fatto che tu sia coinvolto nella registrazione della chiamata, dovresti sapere come le leggi statali sulla registrazione si applicano alla tua circostanza. Alcuni stati hanno leggi sulle intercettazioni più severe di altri. In California è illegale registrare una chiamata riservata senza il consenso di tutti i partecipanti. Il Massachusetts rende illegale registrare segretamente la maggior parte delle chiamate, quindi tutti i partecipanti devono dare il loro assenso. La legge statale sulle intercettazioni prevede che, se un partecipante sa di essere registrato e non vorrebbe esserlo, dipende da lui lasciare la discussione. Lo stato di Washington richiede a tutti i partecipanti di accettare un registratore di chiamata per le chiamate private. In ogni caso, il significato di "privato" può essere poco chiaro. Allo stesso modo, lo Stato lo considera un assenso se dichiari adeguatamente a tutti nella discussione che la chiamata sarà registrata, e se anche quella dichiarazione verrà registrata.

E se qualcuno minaccia un'azione legale dopo che hai registrato la sua chiamata?

Le persone che violano le leggi governative o statali sulle intercettazioni telefoniche potrebbero essere esposte a procedimenti penali. La tua fonte può anche farti causa per danni. Nella maggior parte dei casi l'onere della prova spetta al partecipante che afferma di essere stato ferito. Se non sei sicuro della legalità dell'utilizzo di un'applicazione di registrazione, dovresti consultare un avvocato.

Assicurati di conservare tutte le registrazioni, in modo da poterle condividere con la tua fonte o guida legale se emergono problemi legali. Questo è il motivo per cui è imperativo essere sicuri dell'assenso di tutti nel caso in cui si utilizzi un registratore di chiamata. Anche l'impartire una copia della registrazione alla tua fonte può aiutare a creare fiducia. Cerca di non farti spaventare dalle leggi federali e statali dall'utilizzo di un registratore di chiamate! Se aderisci alle leggi statali e ottieni il consenso di tutti i partecipanti e segui anche il protocollo corretto, ci sono numerosi vantaggi nell'utilizzo di un registratore di chiamate nell'ambiente di lavoro.

Quali sono le implicazioni sociali per la registrazione delle chiamate?

Indipendentemente dal fatto che utilizzi legalmente un'applicazione di registrazione, dovresti conoscere i fattori sociali coinvolti nella registrazione delle chiamate. L'utilizzo di un registratore di chiamata senza dirlo agli altri partecipanti alla chiamata può danneggiare la fiducia e avere un impatto negativo sulla tua vita lavorativa.
L'utilizzo di un'applicazione di registrazione delle chiamate senza consenso può comportare:

• Danni alla reputazione vostra o della vostra azienda;
• Meno informazioni dalla tua fonte in seguito;
• Difficoltà a trovare nuove fonti di informazione;
• Diminuzione del reddito da nuovi clienti;
• Disciplina del lavoro, inclusa la potenziale perdita di posti di lavoro.

Queste ripercussioni possono essere gravi quanto le conseguenze legali, se influenzano la tua capacità di fare affari. Ci sono numerosi vantaggi nell'utilizzo di un registratore di chiamate, quindi è imperativo seguire una buona etichetta di registrazione delle chiamate sociale e legale per creare fiducia. La registrazione delle chiamate può aiutarti a migliorare l'assistenza clienti e monitorare le prestazioni dei dipendenti e può aiutarti a cogliere tutte le sottigliezze in una chiamata con un cliente.

In determinate circostanze, ad esempio, quando si parla con un rappresentante del servizio clienti, le persone sanno che la loro chiamata viene registrata. In ogni caso, puoi salvaguardare la fiducia facendo un punto per chiedere il permesso all'inizio della chiamata.

3 suggerimenti utili per chiedere a qualcuno di registrare una conversazione

Le applicazioni del registratore di chiamata presentano numerosi vantaggi per i lavoratori e le organizzazioni in una varietà di settori, inclusi scrittori, giornalisti, servizio clienti, vendita al dettaglio ed esperti di risorse umane. Una buona applicazione per la registrazione delle chiamate offre molte opzioni utili e funzioni utili, come la condivisione di file audio e le opzioni di trascrizione.
Allora come chiederesti il permesso a qualcuno di registrare una discussione? La maggior parte delle persone darà il proprio consenso se ti avvicini educatamente e chiedi subito. Se hanno bisogno di essere persuasi per farti utilizzare un registratore di chiamate, ecco alcuni buoni approcci:

1. Richiedere l'assenso per iscritto alla registrazione della chiamata

Sebbene possa sembrare un fastidio, ottenere il consenso scritto per registrare una chiamata è utile sia per te che per l'altra parte nella conversazione. Può dire all'altra persona come verrà presa e utilizzata la registrazione e può proteggerti da possibili ripercussioni legali se l'altra parte cambia idea in seguito.

Prima di richiedere l'accordo e utilizzare il registratore di chiamata, assicurarsi di aver compreso le leggi sulla registrazione delle chiamate nel proprio stato e nello stato dell'altra parte. Quando metti per iscritto il consenso sulla registrazione delle chiamate, cerca di essere il più dettagliato possibile in base alle circostanze. Assicurati di includere:

1. Quando e dove avverrà la chiamata;
2. Chi è associato alla chiamata;
3. Quale registratore di chiamata verrà utilizzato;
4. Come verrà utilizzata la registrazione;
5. Chi avrà accesso al file audio;
6. Altri dettagli importanti e rilevanti.

Dovresti mettere la tua richiesta di assenso per iscritto, indipendentemente dal fatto che rimanga senza risposta, poiché potrebbe essere vista come una prova di buona fede se la registrazione della chiamata viene contestata in seguito. In ogni caso, il silenzio o l'assenza di reazione non devono essere presi come assenso. Di solito un semplice scambio di e-mail può essere considerato come un accordo scritto, poiché esiste una registrazione dei termini e dell'autorizzazione. L'email dovrebbe contenere dati simili a quelli di un accordo cartaceo.

Se tutti i partecipanti reagiscono all'e-mail con "Acconsento a questi termini", ciò viene regolarmente visto come un legittimo consenso scritto. In questioni veramente legittime, in ogni caso, l'ideale è consigliare prima un avvocato.

2. Spiegare loro i vantaggi di un registratore di chiamate.

Se l'altra persona esita a consentire l'utilizzo di un'applicazione per la registrazione delle chiamate, puoi aiutarla a ricordare i vantaggi di avere una registrazione audio della discussione. Tali vantaggi potrebbero includere:
1. Capacità di tornare a dettagli importanti;
2. Dare all'altra parte una copia della discussione;
3. Meno necessità di chiamate di follow-up, che possono far risparmiare tempo a tutti;
4. Capacità di citare in modo più preciso;
5. Ti permette di ascoltarli più attentamente;
6. Ti aiuta a concentrarti sulla discussione.

Se l'altra persona dipende da te per inviare il documento audio dopo la chiamata, prova a farlo il prima possibile. Ciò mostra affidabilità da parte tua e potrebbe rendere l'individuo più disposto a consentire la registrazione delle chiamate in un secondo momento.

3. Fornire istanze di chiamate registrate.

Con la proliferazione di opzioni di registrazione delle chiamate e trascrizioni audio ultimamente, ci si può aspettare che molte più persone stiano registrando le chiamate. Nel caso in cui sia necessario utilizzare un registratore di chiamate, ma l'altra parte esita, è possibile ottenere la sua autorizzazione fornendo loro istanze di chiamate registrate di recente. Nel caso in cui la tua organizzazione abbia i propri esempi di come le registrazioni delle chiamate sono state utili, potresti fornirne un paio.

Cerchi un registratore di chiamate superiore?

Quando cerchi la migliore applicazione di registrazione delle chiamate per le tue esigenze, ci sono un paio di caratteristiche da ricordare:
- Convenienza
- Scelte di trascrizione
- Capacità di registrare le chiamate sia in uscita che in arrivo
- Condivisione delle scelte
- Spazio di archiviazione
- Capacità di editing
- Alta qualità del suono

L'ultima parola sulla registrazione delle chiamate È fondamentale proteggere la fiducia durante la registrazione delle chiamate, salvaguardare te e la reputazione della tua azienda e rendere più semplice lavorare con gli altri in seguito. Mantenere la fiducia seguendo le convenzioni legali e sociali quando si utilizza un'applicazione di registrazione delle chiamate. Tutti i partecipanti dovrebbero sapere che la loro chiamata è in fase di registrazione. Assicurati di fare riferimento a questi suggerimenti utili per ottenere la loro autorizzazione in anticipo.