Hvers vegna traust er mikilvægt þegar símtalaupptökutæki er notað

Mörgum fagaðilum sem oft leiða símaviðtöl, til dæmis rithöfundum, blaðamönnum og vinnuveitendum, finnst gagnlegt að taka upp símaviðtöl sem þeir eru að taka og geyma þau í einhvern annan tíma. Notkun símtalsupptökuforrits getur verið viðkvæmt efni fyrir sumt fólk og því er nauðsynlegt að fylgja réttum samskiptareglum við upptöku símtala. Með símaumræðum eru sérstakar lagalegar og félagslegar afleiðingar sem þarf að hafa í huga áður en þú notar upptökutæki. Að skýra þessar vísbendingar getur sparað þér mikinn tíma og áhyggjur og getur aðstoðað þig við að ástunda rétta siðareglur og varðveita tilfinningu um traust.

Eru það lagalegar afleiðingar að nota símtalsupptökutæki?

Það mikilvægasta sem þú þarft að gera þegar þú notar upptökutæki er að fá samþykki frá öllum sem þú tekur upp. Annars gætirðu lent í mörgum lagalegum málum. Fyrir flesta símtalsupptöku tilgangi er þetta nægilega einfalt að ná með því að spyrja. Hins vegar gætu einstaklingar verið síður tilbúnir til að vera skráðir þegar viðkvæmara efni er til umræðu.

Hver framfylgir upptökulögum?

Þú getur notað símtalaritara reglulega í vinnunni, eða bara stundum notað upptökuforrit. Í öllum tilvikum ættir þú að vita hver framfylgir lögum um upptöku síma á þínu svæði. Þetta getur stundum verið erfiður, þar sem lög um símahleranir bæði sambandsríkis og ríkis geta átt við.

Ef þú og sá sem þú ert að taka upp eru í ýmsum ríkjum getur þetta gert ástandið flóknara. Vertu viss um að fá samþykki allra hlutaðeigandi aðila. Ef þú og sá sem þú ert að taka upp eruð bæði í sama ríki, er líklegra að lög þess ríkis eigi við um aðstæður þínar.

Samkvæmt alríkislögum geturðu notað símtalsupptökuforrit með samþykki að minnsta kosti eins aðila. Þetta er þekkt sem lög um „samþykki eins aðila“ og þú getur verið sá sem veitir samþykki ef þú tekur þátt í samtalinu.

Ef þú tekur ekki þátt í umræðunni - til dæmis ef þú ert að taka upp símtal sem þú tekur ekki þátt í - krefjast lögin um „samþykki eins aðila“ að einn af ræðumönnum samþykki það. Þeir ættu að hafa allar upplýsingar um að símtalið verði tekið upp.

Óháð því hvort þú tekur þátt í símtalinu sem verið er að taka upp, þá ættir þú að vita hvernig lög um upptökur ríkisins gilda um aðstæður þínar. Nokkur ríki hafa strangari lög um hleranir en önnur. Í Kaliforníu er ólöglegt að taka upp trúnaðarsímtal án samþykkis allra þátttakenda. Massachusetts gerir það ólöglegt að taka upp flest símtöl í leyni, svo allir þátttakendur verða að gefa samþykki sitt. Í hlerunarlögum ríkisins kemur fram að ef þátttakandi veit að verið er að taka upp þær og vill ekki vera það, þá er það háð því að hann víki umræðuna. Washington-ríki krefst þess að allir þátttakendur samþykki upptökutæki fyrir einkasímtöl. Í öllum tilvikum getur merkingin „einka“ verið óljós. Ríkið lítur sömuleiðis á það sem samþykki ef þú lýsir því yfir við alla í umræðunni með fullnægjandi hætti að símtalið verði tekið upp og ef sú yfirlýsing er hljóðrituð líka.

Hvað ef einhver hótar lögsókn eftir að þú hefur tekið upp símtal þeirra?

Fólk sem brýtur lög um hlerun stjórnvalda eða ríkis gæti orðið fyrir saksókn. Heimildarmaður þinn getur einnig kært þig um skaðabætur. Í flestum tilfellum hvílir sönnunarbyrðin á þeim þátttakanda sem segist vera slasaður. Ef þú ert ekki viss um lögmæti þess að nota upptökuforrit ættir þú að ráðfæra þig við lögfræðing.

Gakktu úr skugga um að þú geymir allar upptökur, svo þú getir deilt þeim með heimildarmanni þínum eða lagaleiðbeiningum ef einhver lagaleg vandamál koma upp. Þess vegna er mikilvægt að vera viss um samþykki allra ef þú notar símtalaupptökutæki. Að miðla afriti af upptökunni til heimildarmanns þíns getur einnig hjálpað til við að byggja upp traust. Reyndu að láta alríkislög og ríkislög ekki hræða þig frá því að nota upptökutæki! Ef þú fylgir lögum ríkisins og færð samþykki allra þátttakenda og fylgir einnig réttri siðareglur, þá eru fjölmargir kostir við að nota símtalaritara í vinnuumhverfinu.

Hver eru félagsleg áhrif þess að taka upp símtöl?

Burtséð frá því hvort þú notar upptökuforrit löglega, þá ættir þú að vita um félagslega þætti sem taka þátt í að taka upp símtöl. Að nota upptökutæki án þess að segja öðrum þátttakendum frá því getur skaðað traust og haft neikvæð áhrif á vinnulíf þitt.
Notkun símtalsupptökuforrits án samþykkis getur leitt til:

• Skaða á orðspori þínu eða fyrirtækis þíns;
• Minni upplýsingar frá uppruna þínum síðar;
• Vandræði við að finna nýjar heimildir;
• Minni tekjur frá nýjum viðskiptavinum;
• Vinnuaga, þar með talið hugsanlegt atvinnumissi.

Þessar afleiðingar geta verið eins alvarlegar og lagalegar afleiðingar, ef þær hafa áhrif á getu þína til að eiga viðskipti. Það eru fjölmargir kostir við að nota símtalaritara, svo það er brýnt að fylgja góðum félags- og löglegum siðareglum um upptöku símtala til að skapa traust. Að taka upp símtöl getur hjálpað þér að bæta aðstoð viðskiptavina og fylgjast með frammistöðu starfsmanna og getur aðstoðað þig við að ná öllum fínleikunum í símtali viðskiptavina.

Við ákveðnar aðstæður, til dæmis, þegar talað er við þjónustufulltrúa, veit fólk að símtal þeirra er tekið upp. Í öllum tilvikum geturðu verndað traust með því að leggja áherslu á að biðja um leyfi í upphafi símtalsins.

3 Gagnleg ráð til að biðja einhvern um að taka upp samtal

Símtalsupptökuforrit hafa fjölmarga kosti fyrir verkamenn og stofnanir í ýmsum atvinnugreinum, þar á meðal rithöfunda, blaðamenn, þjónustuver, verslunar- og mannauðssérfræðinga. Gott símtalsupptökuforrit veitir þér marga gagnlega valkosti og gagnlega eiginleika, svo sem samnýtingu hljóðskráa og umritunarmöguleika.
Svo hvernig myndir þú biðja um leyfi einhvers til að taka upp umræður? Flestir munu gefa samþykki sitt ef þú nálgast þá kurteislega og spyrð strax. Ef þeir þurfa smá sannfæringu til að leyfa þér að nota símtalaritara eru hér nokkrar góðar aðferðir:

1. Óska eftir skriflegu samþykki fyrir hljóðritun

Þó að það gæti virst vera pirrandi, þá er gagnlegt fyrir bæði þig og hinn aðilann í samtalinu að fá skriflegt samþykki til að taka upp símtal. Það getur sagt hinum einstaklingnum hvernig upptakan verður tekin og nýtt og það getur varið þig fyrir hugsanlegum lagalegum afleiðingum ef hinn aðilinn skiptir um skoðun síðar.

Áður en þú biður um samninginn og notar upptökutækið skaltu ganga úr skugga um að þú skiljir lög um upptöku símtala í þínu ríki og ríki hins aðilans. Þegar samþykki fyrir upptöku símtals er sett skriflega, reyndu að vera eins ítarleg og búast mátti við miðað við aðstæður. Gakktu úr skugga um að innihalda:

1. Hvenær og hvar símtalið mun gerast;
2. Hver er tengdur við símtalið;
3. Hvaða upptökutæki verður notað;
4. Hvernig upptakan verður nýtt;
5. Hver mun hafa aðgang að hljóðskránni;
6. Aðrar mikilvægar, viðeigandi upplýsingar.

Þú ættir að setja beiðni þína um samþykki skriflega, óháð því hvort henni er ósvarað, þar sem það gæti talist sönnun um góða trú ef upptöku símtala verður andmælt síðar. Í öllum tilvikum ætti ekki að taka þögn eða engin viðbrögð sem samþykki. Venjulega er hægt að líta á einfalda tölvupóstskipti sem skriflegan samning, þar sem það er skrá yfir skilmála og heimild. Tölvupósturinn ætti að innihalda svipuð gögn og pappírssamningur.

Ef allir þátttakendur bregðast við tölvupóstinum með „Ég samþykki þessa skilmála“ er þetta reglulega litið á þetta sem lögmætt, skriflegt samþykki. Í raunverulegum lögmætum málum er í öllum tilvikum tilvalið að ráðfæra sig við lögfræðing fyrst.

2. Útskýrðu þá kosti símtalaritara.

Ef hinn aðilinn er hikandi við að leyfa notkun símtalsupptökuforrits gætirðu hjálpað þeim að muna kosti þess að hafa hljóðupptöku af umræðunni. Slíkir kostir gætu verið:
1. Getu til að fara aftur í mikilvæg atriði;
2. Að gefa gagnaðila afrit af umræðunni;
3. Minni þörf fyrir eftirfylgnisímtöl, sem getur sparað öllum tíma;
4. Geta til að vitna nánar;
5. Leyfir þér að heyra þá betur;
6. Hjálpar þér að einbeita þér að umræðunni.

Ef hinn aðilinn er háður því að þú sendir honum hljóðskjalið eftir símtalið skaltu reyna að gera það við fyrsta tækifæri. Þetta sýnir áreiðanleika af þinni hálfu og getur gert þann einstakling fúsari til að leyfa upptöku símtala síðar meir.

3. Gefðu dæmi um upptökur símtöl.

Með fjölgun valmöguleika á upptöku símtala og hljóðrita undanfarið má búast við að umtalsvert fleiri séu að taka upp símtöl. Ef þú þarft að nota upptökutæki, en hinn aðilinn er hikandi, gætirðu fengið leyfi hans með því að gefa þeim dæmi um nýlega tekin upp símtöl. Ef fyrirtækið þitt hefur sín eigin dæmi um hvernig upptökur símtala hafa verið gagnlegar gætirðu gefið nokkur slík.

Ertu að leita að betri upptökutæki?

Þegar þú leitar að besta símtalsupptökuforritinu fyrir kröfur þínar eru nokkur einkenni sem þarf að muna:
— Þægindi
- Val um uppskrift
- Getu til að taka upp bæði úthringingar og símtöl
- Að deila valmöguleikum
- Geymslupláss
- Ritstjórnargeta
- Mikil hljóðgæði

Lokaorðið um upptöku símtala Það er mikilvægt að vernda traust þegar þú tekur upp símtöl, til að vernda orðspor þín og fyrirtækis þíns og gera það einfaldara að vinna með öðrum síðar. Haltu trausti með því að fylgja lagalegum og félagslegum samþykktum þegar þú notar forrit til að taka upp símtöl. Allir þátttakendur ættu að vita að verið er að taka upp símtal þeirra. Gakktu úr skugga um að vísa í þessar gagnlegu ráð til að fá leyfi þeirra fyrirfram.