Mengapa Kepercayaan Penting Saat Menggunakan Perekam Panggilan

Banyak profesional yang sering memimpin wawancara telepon, misalnya penulis, jurnalis, dan pemberi kerja merasa terbantu jika merekam wawancara telepon yang mereka lakukan dan menyimpannya untuk lain waktu. Memanfaatkan aplikasi perekam panggilan dapat menjadi topik sensitif bagi sebagian orang dan oleh karena itu penting untuk mengikuti protokol yang tepat saat merekam panggilan. Dengan diskusi telepon, ada konsekuensi hukum dan sosial tertentu yang perlu dipertimbangkan sebelum menggunakan perekam panggilan. Mengklarifikasi implikasi ini dapat menghemat banyak waktu dan kekhawatiran Anda, serta dapat membantu Anda mempraktikkan etiket menelepon yang benar dan menjaga rasa percaya.

Apakah Ada Implikasi Hukum dalam Menggunakan Perekam Panggilan Telepon?

Hal terpenting yang perlu Anda lakukan saat menggunakan perekam panggilan adalah mendapatkan persetujuan dari semua orang yang Anda rekam. Jika tidak, Anda bisa terjerumus ke dalam banyak masalah hukum. Untuk sebagian besar tujuan perekaman panggilan, hal ini cukup mudah dilakukan hanya dengan bertanya. Namun, individu mungkin kurang siap untuk direkam ketika topik yang lebih sensitif sedang dibahas.

Siapa yang menegakkan hukum pencatatan?

Anda mungkin rutin menggunakan perekam panggilan untuk bekerja, atau sesekali menggunakan aplikasi perekam. Bagaimanapun, Anda harus tahu siapa yang menerapkan undang-undang perekaman telepon di wilayah Anda. Hal ini terkadang rumit, karena undang-undang penyadapan telepon federal dan negara bagian mungkin berlaku.

Jika Anda dan orang yang Anda rekam berada di negara bagian yang berbeda, hal ini dapat membuat situasi menjadi lebih rumit. Pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang terlibat. Jika Anda dan orang yang Anda rekam berada di negara bagian yang sama, undang-undang negara bagian tersebut kemungkinan besar akan berlaku pada situasi Anda.

Berdasarkan undang-undang federal, Anda dapat menggunakan aplikasi rekaman panggilan dengan persetujuan setidaknya salah satu pihak. Hal ini dikenal sebagai undang-undang “persetujuan satu pihak”, dan Anda bisa menjadi orang yang memberikan persetujuan jika Anda berpartisipasi dalam percakapan tersebut.

Jika Anda tidak terlibat dalam diskusi tersebut — misalnya, jika Anda merekam panggilan telepon yang tidak Anda ikuti — undang-undang “persetujuan satu pihak” mengharuskan salah satu pembicara untuk memberikan persetujuan. Mereka harus memiliki informasi lengkap bahwa panggilan tersebut akan direkam.

Terlepas dari apakah Anda terlibat dengan perekaman panggilan, Anda harus tahu tentang bagaimana undang-undang perekaman negara bagian berlaku untuk keadaan Anda. Beberapa negara bagian memiliki undang-undang penyadapan yang lebih ketat dibandingkan negara bagian lainnya. Di California, merekam panggilan rahasia tanpa persetujuan semua peserta adalah tindakan terlarang. Massachusetts melarang perekaman sebagian besar panggilan secara diam-diam, sehingga semua peserta harus memberikan persetujuan mereka. Undang-undang penyadapan di negara bagian tersebut menyatakan bahwa, jika seorang peserta mengetahui bahwa mereka sedang direkam dan tidak ingin direkam, maka mereka bergantung pada mereka untuk meninggalkan diskusi. Negara bagian Washington mewajibkan semua peserta menyetujui perekam panggilan untuk panggilan pribadi. Bagaimanapun, arti “pribadi” bisa jadi tidak jelas. Negara juga menganggapnya sebagai persetujuan jika Anda menyatakan secara memadai kepada semua orang dalam diskusi bahwa panggilan tersebut akan direkam, dan jika pernyataan itu juga direkam.

Bagaimana jika seseorang mengancam akan mengambil tindakan hukum setelah Anda merekam panggilannya?

Orang yang melanggar undang-undang penyadapan pemerintah atau negara bagian dapat dikenakan tuntutan pidana. Sumber Anda juga dapat menuntut ganti rugi kepada Anda. Dalam kebanyakan kasus, beban pembuktian ada pada peserta yang mengaku dirugikan. Jika Anda tidak yakin tentang legalitas penggunaan aplikasi rekaman, Anda harus berkonsultasi dengan pengacara.

Pastikan untuk menyimpan semua rekaman, sehingga Anda dapat membaginya dengan sumber atau pemandu hukum Anda jika ada masalah hukum yang muncul. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memastikan persetujuan semua orang jika Anda menggunakan perekam panggilan. Menyebarkan salinan rekaman ke sumber Anda juga dapat membantu membangun kepercayaan. Cobalah untuk tidak membiarkan undang-undang federal dan negara bagian membuat Anda takut untuk menggunakan perekam panggilan! Jika Anda mematuhi undang-undang negara bagian dan mendapatkan persetujuan dari semua peserta, serta mengikuti protokol yang benar, ada banyak keuntungan menggunakan perekam panggilan di lingkungan kerja.

Apa Implikasi Sosial terhadap Perekaman Panggilan?

Terlepas dari apakah Anda menggunakan aplikasi perekaman panggilan secara legal, Anda harus mengetahui faktor sosial yang terkait dengan perekaman panggilan. Memanfaatkan perekam panggilan tanpa memberi tahu peserta panggilan lain dapat merusak kepercayaan dan berdampak negatif pada kehidupan kerja Anda.
Memanfaatkan aplikasi perekam panggilan tanpa persetujuan dapat mengakibatkan:

• Rusaknya reputasi Anda atau perusahaan Anda;
• Lebih sedikit informasi dari sumber Anda nanti;
• Kesulitan menemukan sumber informasi baru;
• Berkurangnya pendapatan dari klien baru;
• Disiplin kerja, termasuk potensi kehilangan pekerjaan.

Dampak ini bisa sama parahnya dengan konsekuensi hukum, jika berdampak pada kemampuan Anda dalam menjalankan bisnis. Ada banyak keuntungan menggunakan perekam panggilan, jadi sangat penting untuk mengikuti etiket perekaman panggilan sosial dan hukum yang baik untuk membangun kepercayaan. Merekam panggilan dapat membantu Anda meningkatkan bantuan klien dan memantau kinerja karyawan serta dapat membantu Anda menangkap semua seluk-beluk dalam panggilan pelanggan.

Dalam keadaan tertentu, misalnya, ketika berbicara dengan perwakilan layanan pelanggan, orang mengetahui bahwa panggilan mereka sedang direkam. Apa pun kasusnya, Anda dapat menjaga kepercayaan dengan meminta izin di awal panggilan.

3 Tip Bermanfaat untuk Meminta Seseorang Merekam Percakapan

Aplikasi perekam panggilan memiliki banyak keuntungan bagi pekerja dan organisasi di berbagai industri, termasuk penulis, jurnalis, layanan pelanggan, ritel, dan pakar SDM. Aplikasi perekaman panggilan yang bagus memberi Anda banyak opsi bermanfaat dan fitur berguna, seperti opsi berbagi file audio dan transkripsi.
Jadi bagaimana Anda meminta izin seseorang untuk merekam diskusi? Kebanyakan orang akan memberikan persetujuannya jika Anda mendekatinya dengan sopan dan langsung bertanya. Jika mereka memerlukan bujukan agar Anda dapat menggunakan perekam panggilan, berikut beberapa pendekatan yang baik:

1. Meminta persetujuan rekaman panggilan secara tertulis

Meskipun mungkin tampak menjengkelkan, mendapatkan persetujuan tertulis untuk merekam panggilan berguna bagi Anda dan pihak lain dalam percakapan. Hal ini dapat memberi tahu orang lain bagaimana rekaman tersebut akan diambil dan digunakan, dan dapat melindungi Anda dari kemungkinan dampak hukum jika pihak lain berubah pikiran di kemudian hari.

Sebelum meminta persetujuan dan menggunakan perekam panggilan, pastikan Anda memahami undang-undang perekaman panggilan di negara bagian Anda dan negara bagian pihak lain. Saat membuat persetujuan rekaman panggilan secara tertulis, usahakan untuk sedetail mungkin dalam situasi tersebut. Pastikan untuk menyertakan:

1. Kapan dan di mana panggilan itu akan dilakukan;
2. Siapa yang dikaitkan dengan panggilan tersebut;
3. Perekam panggilan apa yang akan digunakan;
4. Bagaimana rekaman tersebut akan digunakan;
5. Siapa yang mempunyai akses ke file audio;
6. Detail penting dan relevan lainnya.

Anda harus menyampaikan permintaan persetujuan Anda secara tertulis, terlepas dari apakah permintaan tersebut tidak dijawab, karena hal tersebut dapat dianggap sebagai bukti itikad baik jika rekaman panggilan tersebut digugat di kemudian hari. Bagaimanapun juga, sikap diam atau tidak adanya reaksi tidak boleh dianggap sebagai persetujuan. Biasanya pertukaran email sederhana dapat dianggap sebagai perjanjian tertulis, karena terdapat catatan syarat dan otorisasi. Email tersebut harus berisi data yang serupa dengan perjanjian kertas.

Jika semua peserta bereaksi terhadap email dengan “Saya menyetujui persyaratan ini”, hal ini biasanya dianggap sebagai persetujuan tertulis yang sah. Dalam kasus apa pun yang benar-benar sah, yang terbaik adalah berkonsultasi dengan pengacara terlebih dahulu.

2. Jelaskan kepada mereka keuntungan dari perekam panggilan.

Jika orang lain ragu untuk mengizinkan penggunaan aplikasi rekaman panggilan, Anda dapat membantu mereka mengingat keuntungan memiliki rekaman suara diskusi. Keuntungan tersebut dapat mencakup:
1. Kapasitas untuk kembali ke rincian penting;
2. Memberikan salinan hasil pembahasan kepada pihak lain;
3. Lebih sedikit kebutuhan untuk panggilan tindak lanjut, yang dapat menghemat waktu setiap orang;
4. Kemampuan mengutip dengan lebih tepat;
5. Memungkinkan Anda mendengarkannya dengan lebih cermat;
6. Membantu Anda fokus pada diskusi.

Jika orang lain bergantung pada Anda untuk mengiriminya dokumen suara setelah panggilan, cobalah melakukannya sedini mungkin. Ini menunjukkan keandalan di pihak Anda dan mungkin membuat orang tersebut lebih bersedia mengizinkan perekaman panggilan di kemudian hari.

3. Berikan contoh rekaman panggilan.

Dengan menjamurnya opsi perekaman panggilan dan transkripsi audio akhir-akhir ini, diperkirakan akan semakin banyak orang yang merekam panggilan secara signifikan. Jika Anda perlu menggunakan perekam panggilan, namun pihak lain ragu-ragu, Anda bisa mendapatkan otorisasi mereka dengan memberi mereka contoh panggilan yang direkam baru-baru ini. Jika organisasi Anda memiliki contoh sendiri tentang manfaat rekaman panggilan, Anda dapat memberikan beberapa di antaranya.

Mencari perekam panggilan yang unggul?

Saat mencari aplikasi perekam panggilan terbaik untuk kebutuhan Anda, ada beberapa karakteristik yang perlu diingat:
- Kenyamanan
– Pilihan transkripsi
– Kapasitas untuk merekam panggilan keluar dan masuk
– Berbagi pilihan
- Ruang penyimpanan
– Kapasitas pengeditan
– Kualitas suara tinggi

Kesimpulan tentang Perekaman Panggilan Sangat penting untuk melindungi kepercayaan saat merekam panggilan, untuk menjaga reputasi Anda dan bisnis Anda, dan mempermudah bekerja dengan orang lain di kemudian hari. Pertahankan kepercayaan dengan mengikuti konvensi hukum dan sosial saat menggunakan aplikasi rekaman panggilan. Semua peserta harus mengetahui bahwa panggilan mereka sedang direkam. Pastikan untuk merujuk tip bermanfaat ini untuk mendapatkan otorisasi mereka terlebih dahulu.