कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करते समय विश्वास क्यों महत्वपूर्ण है

कई पेशेवर जो अक्सर टेलीफोन साक्षात्कार का नेतृत्व करते हैं, उदाहरण के लिए, लेखक, पत्रकार और नियोक्ता अपने द्वारा आयोजित किए जा रहे फोन साक्षात्कारों को रिकॉर्ड करने और उन्हें कुछ और समय के लिए सहेजने में मददगार पाते हैं। कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन का उपयोग करना कुछ लोगों के लिए एक नाजुक विषय हो सकता है और इसलिए कॉल रिकॉर्ड करते समय एक उचित प्रोटोकॉल का पालन करना आवश्यक है। टेलीफोन चर्चा के साथ, कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने से पहले विचार करने के लिए विशिष्ट कानूनी और सामाजिक प्रभाव हैं। इन निहितार्थों को स्पष्ट करने से आप बहुत समय और चिंता से बच सकते हैं, और उचित कॉल शिष्टाचार का अभ्यास करने और विश्वास की भावना को बनाए रखने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

क्या फोन कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने के लिए कानूनी निहितार्थ हैं?

कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करते समय आपको सबसे महत्वपूर्ण बात यह करने की आवश्यकता है कि आपके द्वारा रिकॉर्ड किए गए सभी लोगों से सहमति प्राप्त करें। अन्यथा, आप बहुत सारे कानूनी मुद्दों में पड़ सकते हैं। अधिकांश कॉल रिकॉर्डिंग उद्देश्यों के लिए, यह केवल पूछकर हासिल करना काफी सरल है। हालांकि, जब अधिक संवेदनशील विषय पर चर्चा की जा रही हो तो लोग रिकॉर्ड करने के लिए कम तैयार होंगे।

रिकॉर्डिंग कानूनों को कौन लागू करता है?

आप काम के लिए नियमित रूप से कॉल रिकॉर्डर का उपयोग कर सकते हैं, या कभी-कभी रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। किसी भी मामले में, आपको पता होना चाहिए कि आपके क्षेत्र में टेलीफोन रिकॉर्डिंग कानूनों को कौन लागू करता है। यह कभी-कभी मुश्किल हो सकता है, क्योंकि संघीय और राज्य दोनों वायरटैपिंग कानून लागू हो सकते हैं।

इस घटना में कि आप और आप जिस व्यक्ति को रिकॉर्ड कर रहे हैं, वह विभिन्न राज्यों में है, यह स्थिति को और अधिक जटिल बना सकता है। सभी शामिल पक्षों से सहमति प्राप्त करना सुनिश्चित करें। यदि आप और आप जिस व्यक्ति को रिकॉर्ड कर रहे हैं, दोनों एक ही स्थिति में हैं, तो उस राज्य का कानून आपकी स्थिति पर लागू होने की अधिक संभावना है।

संघीय कानून के तहत, आप कम से कम एक पक्ष की सहमति से कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। इसे "एक-पक्षीय सहमति" कानून के रूप में जाना जाता है, और यदि आप बातचीत में भाग ले रहे हैं तो आप सहमति देने वाले व्यक्ति हो सकते हैं।

यदि आप चर्चा में शामिल नहीं हैं - उदाहरण के लिए, उस स्थिति में जब आप एक कॉल रिकॉर्ड कर रहे हैं जिसमें आप भाग नहीं ले रहे हैं - "एक-पक्षीय सहमति" कानून के लिए वक्ताओं में से एक की सहमति की आवश्यकता होती है। उन्हें पूरी जानकारी होनी चाहिए कि कॉल रिकॉर्ड की जाएगी।

भले ही आप कॉल रिकॉर्ड होने में शामिल हों, आपको इस बारे में पता होना चाहिए कि राज्य रिकॉर्डिंग कानून आपकी स्थिति पर कैसे लागू होते हैं। कुछ राज्यों में दूसरों की तुलना में सख्त वायरटैपिंग कानून हैं। कैलिफ़ोर्निया में, सभी प्रतिभागियों की सहमति के बिना एक वर्गीकृत कॉल रिकॉर्ड करना अवैध है। मैसाचुसेट्स गुप्त रूप से अधिकांश कॉलों को रिकॉर्ड करना अवैध बनाता है, इसलिए सभी प्रतिभागियों को अपनी सहमति देनी होगी। राज्य के वायरटैपिंग कानून में कहा गया है कि, यदि कोई प्रतिभागी जानता है कि उन्हें रिकॉर्ड किया जा रहा है और वे नहीं बनना चाहेंगे, तो यह चर्चा छोड़ने के लिए उन पर निर्भर है। वाशिंगटन राज्य को सभी प्रतिभागियों को निजी कॉल के लिए कॉल रिकॉर्डर के लिए सहमत होने की आवश्यकता है। किसी भी मामले में, "निजी" का अर्थ अस्पष्ट हो सकता है। यदि आप चर्चा में सभी को पर्याप्त रूप से घोषित करते हैं कि कॉल रिकॉर्ड होने वाली है, और यदि वह घोषणा दर्ज की जाती है, तो राज्य भी इसे सहमति के रूप में मानता है।

क्या होगा यदि कोई आपके कॉल रिकॉर्ड करने के बाद कानूनी कार्रवाई की धमकी देता है?

जो लोग सरकार या राज्य के वायरटैपिंग कानूनों का उल्लंघन करते हैं, उन पर आपराधिक मुकदमा चलाया जा सकता है। आपका स्रोत आप पर हर्जाने का मुकदमा भी कर सकता है। ज्यादातर मामलों में सबूत का भार उस प्रतिभागी पर होता है जो घायल होने का दावा करता है। यदि आप रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन के उपयोग की वैधता के बारे में अनिश्चित हैं, तो आपको एक वकील से सलाह लेनी चाहिए।

सभी रिकॉर्डिंग रखना सुनिश्चित करें, ताकि यदि कोई कानूनी समस्या सामने आती है तो आप उन्हें अपने स्रोत या कानूनी गाइड के साथ साझा कर सकते हैं। यही कारण है कि यदि आप कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करते हैं तो सभी की सहमति के बारे में सुनिश्चित होना अनिवार्य है। अपने स्रोत को रिकॉर्डिंग की एक प्रति प्रदान करने से भी विश्वास स्थापित करने में मदद मिल सकती है। संघीय और राज्य कानूनों को कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने से आपको डराने की कोशिश न करें! यदि आप राज्य के कानूनों का पालन करते हैं और सभी प्रतिभागियों से सहमति प्राप्त करते हैं, और सही प्रोटोकॉल का भी पालन करते हैं, तो काम के माहौल में कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने के कई फायदे हैं।

रिकॉर्डिंग कॉल के सामाजिक प्रभाव क्या हैं?

भले ही आप कानूनी रूप से किसी रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन का उपयोग करते हों, आपको रिकॉर्डिंग कॉल से जुड़े सामाजिक कारकों के बारे में पता होना चाहिए। अन्य कॉल प्रतिभागियों को बताए बिना कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करना विश्वास को नुकसान पहुंचा सकता है और आपके कार्य जीवन पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है।
सहमति के बिना कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन का उपयोग करने का परिणाम हो सकता है:

• आपकी या आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान;
• बाद में आपके स्रोत से कम जानकारी;
• सूचना के नए स्रोत खोजने में परेशानी;
• नए ग्राहकों से आय में कमी;
• नौकरियों के संभावित नुकसान सहित कार्य अनुशासन।

ये परिणाम कानूनी परिणामों के समान ही गंभीर हो सकते हैं, यदि वे आपकी व्यवसाय करने की क्षमता को प्रभावित करते हैं। कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने के कई फायदे हैं, इसलिए विश्वास स्थापित करने के लिए अच्छे सामाजिक और कानूनी कॉल रिकॉर्डिंग शिष्टाचार का पालन करना अनिवार्य है। रिकॉर्डिंग कॉल आपको क्लाइंट सहायता में सुधार करने और कर्मचारी प्रदर्शन की निगरानी करने में मदद कर सकती है और ग्राहक कॉल में सभी सूक्ष्मताओं को पकड़ने में आपकी सहायता कर सकती है।

कुछ परिस्थितियों में, उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा प्रतिनिधि से बात करते समय, लोगों को पता चलता है कि उनकी कॉल रिकॉर्ड की जा रही है। किसी भी मामले में, आप कॉल की शुरुआत में अनुमति मांगने के लिए एक बिंदु बनाकर विश्वास की रक्षा कर सकते हैं।

किसी को बातचीत रिकॉर्ड करने के लिए कहने के लिए 3 उपयोगी टिप्स

लेखकों, पत्रकारों, ग्राहक सेवा, खुदरा और मानव संसाधन विशेषज्ञों सहित विभिन्न उद्योगों में मजदूरों और संगठनों के लिए कॉल रिकॉर्डर अनुप्रयोगों के कई फायदे हैं। एक अच्छा कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन आपको कई लाभकारी विकल्प और उपयोगी सुविधाएँ प्रदान करता है, जैसे ऑडियो फ़ाइल साझाकरण और ट्रांसक्रिप्शन विकल्प।
तो आप किसी से चर्चा रिकॉर्ड करने की अनुमति कैसे मांगेंगे? यदि आप विनम्रता से उनसे संपर्क करें और तुरंत पूछें तो अधिकांश लोग अपनी सहमति देंगे। यदि उन्हें आपको कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने के लिए कुछ समझाने की आवश्यकता है, तो यहां कुछ अच्छे तरीके दिए गए हैं:

1. लिखित में अनुरोध कॉल रिकॉर्डिंग सहमति

हालांकि यह एक झुंझलाहट की तरह लग सकता है, कॉल रिकॉर्ड करने के लिए लिखित सहमति प्राप्त करना आपके और बातचीत में दूसरे पक्ष दोनों के लिए उपयोगी है। यह दूसरे व्यक्ति को बता सकता है कि रिकॉर्डिंग कैसे ली जाएगी और उसका उपयोग कैसे किया जाएगा, और यदि दूसरा पक्ष बाद में अपना विचार बदलता है तो यह आपको संभावित कानूनी नतीजों से बचा सकता है।

समझौते का अनुरोध करने और कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने राज्य और दूसरे पक्ष के राज्य में कॉल रिकॉर्डिंग कानूनों को समझते हैं। लिखित रूप में कॉल-रिकॉर्डिंग की सहमति देते समय, परिस्थितियों के अनुसार यथासंभव विस्तृत होने का प्रयास करें। शामिल करना सुनिश्चित करें:

1. कॉल कब और कहां होगी;
2. कॉल से कौन जुड़ा है;
3. किस कॉल रिकॉर्डर का उपयोग किया जाएगा;
4. रिकॉर्डिंग का उपयोग कैसे किया जाएगा;
5. ऑडियो फ़ाइल तक किसके पास पहुंच होगी;
6. अन्य महत्वपूर्ण, प्रासंगिक विवरण।

आपको सहमति के लिए अपना अनुरोध लिखित में देना चाहिए, चाहे वह अनुत्तरित हो या नहीं, क्योंकि कॉल रिकॉर्डिंग का बाद में विरोध किए जाने पर इसे सद्भाव के प्रमाण के रूप में देखा जा सकता है। किसी भी मामले में चुप्पी या प्रतिक्रिया की अनुपस्थिति को सहमति के रूप में नहीं लिया जाना चाहिए। आमतौर पर एक साधारण ईमेल एक्सचेंज को एक लिखित समझौते के रूप में माना जा सकता है, क्योंकि इसमें शर्तों और प्राधिकरण का रिकॉर्ड होता है। ईमेल में कागजी समझौते के समान डेटा होना चाहिए।

यदि सभी प्रतिभागी ईमेल पर "मैं इन शर्तों से सहमत हूं" के साथ प्रतिक्रिया करता हूं तो इसे नियमित रूप से वैध, लिखित सहमति के रूप में देखा जाता है। वास्तविक वैध मुद्दों में, किसी भी मामले में, पहले एक वकील को परामर्श देना आदर्श है।

2. उन्हें कॉल रिकॉर्डर के लाभ समझाइए।

यदि दूसरा व्यक्ति कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन के उपयोग की अनुमति देने से हिचकिचाता है, तो आप चर्चा की ध्वनि रिकॉर्डिंग होने के लाभों को याद रखने में उनकी मदद कर सकते हैं। इस तरह के फायदों में शामिल हो सकते हैं:
1. महत्वपूर्ण विवरणों पर लौटने की क्षमता;
2. दूसरे पक्ष को चर्चा की एक प्रति देना;
3. फॉलो-अप कॉल के लिए कम आवश्यकता, जो हर किसी का समय बचा सकती है;
4. अधिक सटीक रूप से उद्धृत करने की क्षमता;
5. आपको उन्हें अधिक ध्यान से सुनने की अनुमति देता है;
6. आपको चर्चा पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है।

यदि दूसरा व्यक्ति कॉल के बाद ध्वनि दस्तावेज़ भेजने के लिए आप पर निर्भर है, तो इसे जल्द से जल्द करने का प्रयास करें। यह आपकी ओर से निर्भरता प्रदर्शित करता है और उस व्यक्ति को बाद में कॉल रिकॉर्डिंग की अनुमति देने के लिए और अधिक इच्छुक बना सकता है।

3. रिकॉर्ड की गई कॉलों के उदाहरण दें।

हाल ही में कॉल रिकॉर्डिंग और ऑडियो ट्रांसक्रिप्शन विकल्पों के प्रसार के साथ, यह उम्मीद की जा सकती है कि काफी अधिक लोग कॉल रिकॉर्ड कर रहे हैं। इस घटना में कि आपको कॉल रिकॉर्डर का उपयोग करने की आवश्यकता है, फिर भी दूसरा पक्ष हिचकिचाता है, आप उन्हें हाल ही में रिकॉर्ड की गई कॉलों के उदाहरण देकर उनका प्राधिकरण प्राप्त कर सकते हैं। इस घटना में कि आपके संगठन के अपने उदाहरण हैं कि कॉल रिकॉर्डिंग कैसे उपयोगी रही है, आप उनमें से कुछ दे सकते हैं।

एक बेहतर कॉल रिकॉर्डर की तलाश है?

अपनी आवश्यकताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन की खोज करते समय, याद रखने योग्य कुछ विशेषताएं हैं:
- सुविधा
- ट्रांसक्रिप्शन विकल्प
- आउटगोइंग और इनकमिंग कॉल दोनों को रिकॉर्ड करने की क्षमता
- विकल्प साझा करना
- स्टोरेज की जगह
- संपादन क्षमता
- उच्च ध्वनि की गुणवत्ता

कॉल रिकॉर्डिंग पर अंतिम शब्द कॉल रिकॉर्ड करते समय विश्वास की रक्षा करना, आपकी और आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा की रक्षा करना और बाद में दूसरों के साथ काम करना आसान बनाना महत्वपूर्ण है। कॉल रिकॉर्डिंग एप्लिकेशन का उपयोग करते समय कानूनी और सामाजिक परंपरा का पालन करके विश्वास बनाए रखें। सभी प्रतिभागियों को पता होना चाहिए कि उनकी कॉल रिकॉर्ड की जा रही है। अग्रिम रूप से उनका प्राधिकरण प्राप्त करने के लिए इन उपयोगी युक्तियों का संदर्भ देना सुनिश्चित करें।