מדוע אמון חשוב כאשר משתמשים במקליט שיחות

אנשי מקצוע רבים שמובילים לעתים קרובות ראיונות טלפוניים, למשל, סופרים, עיתונאים ומעסיקים, מועילים להקליט ראיונות טלפוניים שהם עורכים ולשמור אותם לזמן אחר. שימוש ביישום הקלטת שיחות יכול להיות נושא עדין עבור אנשים מסוימים, ולכן חיוני להקפיד על פרוטוקול תקין בעת הקלטת שיחות. עם דיונים טלפוניים, יש לקחת בחשבון השלכות משפטיות וחברתיות ספציפיות לפני השימוש במקליט שיחות. בירור ההשלכות הללו יכול לחסוך לכם זמן רב ודאגה, ויכול לסייע לכם בתרגול כללי התנהגות נכונים ושימור תחושת אמון.

האם ישנן השלכות משפטיות לשימוש במקליט שיחות טלפון?

הדבר המשמעותי ביותר שאתה צריך לעשות כשאתה משתמש במקליט שיחות הוא לקבל הסכמה מכל מי שאתה מקליט. אחרת, אתה יכול להיכנס להרבה סוגיות משפטיות. לרוב מטרות הקלטת השיחות, זה מספיק פשוט להשגה על ידי פשוט לשאול. עם זאת, אנשים עשויים להיות פחות מוכנים להקלטה כאשר דנים בנושא עדין יותר.

מי אוכף חוקי הקלטה?

אתה יכול להשתמש באופן שגרתי במקליט שיחות לעבודה, או פשוט לפעמים להשתמש ביישום הקלטה. בכל מקרה, עליכם לדעת מי אוכף את חוקי הקלטת הטלפון באזורכם. לפעמים זה יכול להיות מסובך מכיוון שחוקים על האזנות סתר פדרליות ומדיניות עשויים לחול.

במקרה שאתה והאדם שאתה מקליט נמצאים במצבים שונים, זה יכול להפוך את המצב למסובך יותר. הקפד לקבל הסכמה מכל הגורמים המעורבים. אם אתה והאדם שאתה מקליט נמצאים באותה מצב, סביר יותר שחוק המדינה תחול על המצב שלך.

על פי החוק הפדרלי, אתה יכול להשתמש ביישום הקלטת שיחות בהסכמת לפחות אחד הצדדים. זה מכונה חוק "הסכמה של צד אחד", ואתה יכול להיות זה שייתן הסכמה אם אתה משתתף בשיחה.

על הסיכוי שאינך מעורב בדיון - למשל, אם אתה מקליט שיחה שאתה לא משתתף בה - חוק "הסכמת צד אחד" מחייב את אחד הדוברים להסכים. הם צריכים לקבל מידע מלא שהשיחה תוקלט.

לא משנה אם אתה מעורב בשיחה המוקלטת, עליך לדעת כיצד חוקי הקלטת המדינה חלים על הנסיבות שלך. בכמה מדינות חוקים האזנות סתר מחמירות יותר מאחרות. בקליפורניה אסור להקליט שיחה מסווגת ללא הסכמת כל המשתתפים. מסצ'וסטס הופכת את האיסור להקליט בסתר את רוב השיחות, ולכן על כל המשתתפים לתת את הסכמתם. חוק האזנות הסתר של המדינה קובע כי אם משתתף יודע שהם מוקלטים ולא היה רוצה להיות, זה תלוי בכך שיעזוב את הדיון. מדינת וושינגטון דורשת מכל המשתתפים להסכים להקליט שיחות לשיחות פרטיות. בכל מקרה, המשמעות של "פרטי" יכולה להיות לא ברורה. כמו כן, המדינה רואה בכך הסכמה אם אתה מצהיר לכולם בדיון כי השיחה הולכת להיות מוקלטת, וגם ההצהרה הזו מוקלטת.

מה אם מישהו מאיים בתביעה משפטית לאחר שהקלטת את שיחתו?

אנשים המפרים את חוקי האזנות הסתר של הממשלה או המדינה עלולים להיחשף לדין פלילי. המקור שלך יכול גם לתבוע אותך בגין נזקים. ברוב המקרים חובת ההוכחה מוטלת על המשתתף שטוען שנפצע. אם אינך בטוח לגבי חוקיות השימוש ביישום הקלטה, עליך לייעץ לעורך דין.

הקפד לשמור על כל ההקלטות, כך שתוכל לשתף אותן עם המקור או המדריך המשפטי שלך אם מתעוררות בעיות משפטיות. זו הסיבה שחובה להיות בטוחים לגבי הסכמתם של כולם במקרה שתשתמשו במקליט שיחות. הקניית עותק של ההקלטה למקור שלך יכולה לעזור גם בהקמת אמון. נסו לא לתת לחוקים הפדרליים והממלכתיים להבהיל אתכם משימוש במקליט שיחות! אם אתה מקפיד על חוקי המדינה ומקבל הסכמה מכל המשתתפים, ומקיים את הפרוטוקול הנכון, ישנם יתרונות רבים בשימוש במקליט שיחות בסביבת העבודה.

מהן ההשלכות החברתיות להקלטת שיחות?

לא משנה אם אתה משתמש ביישום הקלטה באופן חוקי, עליך לדעת על הגורמים החברתיים העוסקים בהקלטת שיחות. שימוש במקליט שיחות מבלי לומר למשתתפים אחרים בשיחה עלול לפגוע באמון ולהשפיע לרעה על חיי העבודה שלך.
שימוש בבקשה להקלטת שיחות ללא הסכמה יכול לגרום:

• פגיעה במוניטין שלך או של החברה שלך;
• פחות מידע מהמקור שלך בהמשך;
• בעיות במציאת מקורות מידע חדשים;
• הכנסה מופחתת מלקוחות חדשים;
• משמעת בעבודה, כולל אובדן פוטנציאלי של מקומות עבודה.

השלכות אלה יכולות להיות חמורות כמו השלכות משפטיות, אם הן משפיעות על היכולת שלך לעשות עסקים. ישנם יתרונות רבים בשימוש במקליט שיחות, לכן חובה להקפיד על נימוסי הקלטה של שיחות חברתיות ומשפטיות כדי ליצור אמון. הקלטת שיחות יכולה לעזור לך לשפר את סיוע הלקוחות ולפקח על ביצועי העובדים ויכולה לסייע לך לתפוס את כל הדקויות בשיחת לקוח.

בנסיבות מסוימות, למשל, כאשר מדברים עם נציג שירות לקוחות, אנשים יודעים שהשיחה שלהם מוקלטת. בכל מקרה, תוכלו להגן על האמון באמצעות נקודה לבקש אישור בתחילת השיחה.

3 טיפים מועילים לבקש ממישהו להקליט שיחה

ליישומי מקליט שיחות ישנם יתרונות רבים עבור עובדים וארגונים במגוון תעשיות, כולל כותבים, עיתונאים, שירות לקוחות, קמעונאים ומומחי משאבי אנוש. יישום טוב להקלטת שיחות מספק לך אפשרויות מועילות רבות ותכונות שימושיות, כגון שיתוף קבצי שמע ואפשרויות תמלול.
אז איך היית מבקש אישור של מישהו להקליט דיון? רוב האנשים יתנו את הסכמתם אם ניגשים אליהם בנימוס ומבקשים מיד. אם הם זקוקים לשכנוע כדי לאפשר לך להשתמש במקליט שיחות, הנה כמה גישות טובות:

1. בקש הסכמה להקלטת שיחות בכתב

למרות שזה אולי נראה כמו מטרד, קבלת הסכמה בכתב להקלטת שיחה מועילה גם לך וגם לצד השני בשיחה. זה יכול לספר לאדם האחר כיצד ההקלטה תתבצע וישתמש בו, והוא יכול להגן עליך מפני השלכות משפטיות אפשריות אם הצד השני ישנה את דעתו בהמשך.

לפני שתבקש את ההסכם ותשתמש במקליט השיחות, ודא שאתה מבין את חוקי הקלטת השיחות במדינתך ובמדינת הצד השני. כשאתה מסכים בכתב את הסכמת הקלטת השיחות, נסה להיות מפורט ככל שניתן היה לצפות בנסיבות העניין. הקפידו לכלול:

1. מתי והיכן תתרחש השיחה;
2. מי משויך לשיחה;
3. איזה מקליט שיחות ישמש;
4. אופן השימוש בהקלטה;
5. למי תהיה גישה לקובץ השמע;
6. פרטים חשובים אחרים, רלוונטיים.

עליכם להעלות את בקשתכם להסכמה בכתב, לא משנה אם היא לא נענתה, מכיוון שהיא עשויה להיראות כראיה לתום לב אם הקלטת השיחה תתמודד בהמשך. בכל מקרה, אין לקחת שתיקה או היעדר תגובה כהסכמה. בדרך כלל ניתן להחליף חילופי דוא"ל פשוט כהסכם כתוב, מכיוון שיש תיעוד של התנאים וההרשאה. על הדוא"ל להכיל נתונים דומים כהסכם נייר.

אם כל המשתתפים מגיבים לדוא"ל עם "אני מסכים לתנאים אלה" זה נתפס באופן קבוע כהסכמה לגיטימית וכתובה. בכל נושאים לגיטימיים אמיתיים, בכל מקרה, אידיאלי לייעץ תחילה לעורך דין.

2. הסבירו להם את היתרונות של מקליט שיחות.

אם האדם השני מהסס לאפשר שימוש ביישום הקלטת שיחות, תוכל לעזור לו לזכור את היתרונות שיש בקלטת דיון. יתרונות כאלה יכולים לכלול:
1. יכולת לחזור לפרטים חשובים;
2. מתן העתק מהדיון לצד השני;
3. פחות דרישה לשיחות מעקב, שיכולות לחסוך לכולם זמן;
4. יכולת לצטט ביתר דיוק;
5. מאפשר לך לשמוע אותם ביתר תשומת לב;
6. עוזר לך להתמקד בדיון.

אם האדם האחר תלוי בך לשלוח לו את מסמך הקול לאחר השיחה, נסה לעשות זאת בהזדמנות המוקדמת ביותר. זה מגלה אמינות מצידך ועשוי להפוך את אותו אדם לרצון יותר לאפשר הקלטת שיחות בהמשך.

3. תן מקרים של שיחות מוקלטות.

עם ריבוי אפשרויות הקלטת השיחות ותמלילי שמע לאחרונה, ניתן לצפות כי יותר אנשים מקליטים שיחות. במקרה שתצטרך להשתמש במקליט שיחות, אך הצד השני מהסס, אתה עשוי לקבל את האישור שלו על ידי מתן מופעים של שיחות שהוקלטו לאחרונה. במקרה שלארגון שלך יש דוגמאות משלו לאופן שבו הקלטות שיחות היו שימושיות, תוכל לתת כמה כאלה.

מחפש מקליט שיחות מעולה?

כשאתה מחפש את היישום הטוב ביותר להקלטת שיחות לפי הדרישות שלך, יש לזכור כמה מאפיינים:
- נוחות
- אפשרויות תמלול
- יכולת להקליט שיחות יוצאות ונכנסות
- שיתוף בחירות
- שטח אחסון
- יכולות עריכה
- איכות צליל גבוהה

המילה האחרונה בנושא הקלטת שיחות חשוב להגן על האמון בעת הקלטת שיחות, כדי להגן על המוניטין שלך ועל העסק שלך, ולהפוך את זה לפשוט יותר לעבודה עם אחרים בהמשך. שמור על אמון על ידי ביצוע אמנה חוקית וחברתית בעת שימוש ביישום הקלטת שיחות. כל המשתתפים צריכים לדעת שהשיחה שלהם מוקלטת. הקפד להפנות לטיפים מועילים אלה לקבלת האישור מראש.