Pourquoi la confiance est importante lors de l'utilisation d'un enregistreur d'appels

De nombreux professionnels qui mènent souvent des entretiens téléphoniques, par exemple des écrivains, des journalistes et des employeurs, trouvent utile d'enregistrer les entretiens téléphoniques qu'ils mènent et de les conserver pour une autre fois. L'utilisation d'une application d'enregistrement d'appels peut être un sujet délicat pour certaines personnes et il est donc essentiel de suivre un protocole approprié lors de l'enregistrement des appels. Avec les discussions téléphoniques, il y a des ramifications juridiques et sociales spécifiques à prendre en compte avant d'utiliser un enregistreur d'appels. Clarifier ces implications peut vous épargner beaucoup de temps et d'inquiétude, et peut vous aider à pratiquer une bonne étiquette d'appel et à préserver un sentiment de confiance.

Y a-t-il des implications juridiques à l'utilisation d'un enregistreur d'appels téléphoniques?

La chose la plus importante que vous devez faire lorsque vous utilisez un enregistreur d'appels est d'obtenir le consentement de toutes les personnes que vous enregistrez. Sinon, vous pourriez vous retrouver dans de nombreux problèmes juridiques. Pour la plupart des besoins d'enregistrement des appels, cela est suffisamment simple à réaliser en demandant simplement. Cependant, les individus peuvent être moins prêts à être enregistrés lorsqu'un sujet plus délicat est discuté.

Qui applique les lois d'enregistrement?

Vous pouvez régulièrement utiliser un enregistreur d'appels pour le travail, ou simplement utiliser parfois une application d'enregistrement. Dans tous les cas, vous devez savoir qui applique les lois d'enregistrement téléphonique dans votre région. Cela peut parfois être délicat, car les lois fédérales et étatiques sur les écoutes téléphoniques peuvent s'appliquer.

Dans le cas où vous et la personne que vous enregistrez êtes dans différents états, cela peut compliquer la situation. Assurez-vous d'obtenir l'assentiment de toutes les parties concernées. Si vous et la personne que vous enregistrez êtes tous les deux dans le même état, la loi de cet état est plus susceptible de s'appliquer à votre situation.

En vertu de la loi fédérale, vous pouvez utiliser une application d'enregistrement d'appels avec le consentement d'au moins une des parties. C'est ce qu'on appelle une loi du «consentement d'une seule partie», et vous pouvez être celui qui donne l'assentiment si vous participez à la conversation.

Si vous n'êtes pas impliqué dans la discussion - par exemple, dans le cas où vous enregistrez un appel auquel vous ne participez pas - la loi du «consentement d'une seule partie» exige que l'un des orateurs donne son accord. Ils doivent avoir des informations complètes sur le fait que l'appel sera enregistré.

Que vous soyez ou non impliqué dans l'enregistrement de l'appel, vous devez savoir comment les lois d'enregistrement de l'État s'appliquent à votre situation. Quelques États ont des lois sur l'écoute électronique plus strictes que d'autres. En Californie, il est illicite d'enregistrer un appel classifié sans le consentement de tous les participants. Le Massachusetts rend illégal l'enregistrement secret de la plupart des appels, de sorte que tous les participants doivent donner leur accord. La loi sur l'écoute électronique de l'État stipule que, si un participant sait qu'il est enregistré et ne voudrait pas l'être, il dépend de lui de quitter la discussion. L'État de Washington exige que tous les participants acceptent un enregistreur d'appels pour les appels privés. Dans tous les cas, le sens de «privé» peut ne pas être clair. L'État considère également que c'est un accord si vous déclarez adéquatement à tout le monde dans la discussion que l'appel va être enregistré, et si cette déclaration est enregistrée également.

Et si quelqu'un menace de poursuites judiciaires après avoir enregistré son appel?

Les personnes qui enfreignent les lois du gouvernement ou de l'État sur l'écoute électronique pourraient être exposées à des poursuites pénales. Votre source peut également vous poursuivre en dommages-intérêts. Dans la plupart des cas, la charge de la preuve incombe au participant qui prétend être blessé. Si vous n'êtes pas sûr de la légalité de l'utilisation d'une application d'enregistrement, vous devez conseiller un avocat.

Assurez-vous de conserver tous les enregistrements afin de pouvoir les partager avec votre source ou votre guide juridique en cas de problème juridique. C'est pourquoi il est impératif d'être sûr du consentement de tout le monde dans le cas où vous utilisez un enregistreur d'appels. Le fait de transmettre une copie de l'enregistrement à votre source peut également contribuer à instaurer la confiance. Essayez de ne pas laisser les lois fédérales et étatiques vous effrayer d'utiliser un enregistreur d'appels! Si vous adhérez aux lois de l'État et obtenez l'assentiment de tous les participants, et suivez également le bon protocole, il y a de nombreux avantages à utiliser un enregistreur d'appels dans l'environnement de travail.

Quelles sont les implications sociales de l'enregistrement des appels?

Que vous utilisiez légalement une application d'enregistrement, vous devez connaître les facteurs sociaux impliqués dans l'enregistrement des appels. L'utilisation d'un enregistreur d'appels sans en parler aux autres participants peut nuire à la confiance et avoir un impact négatif sur votre vie professionnelle.
L'utilisation d'une application d'enregistrement d'appels sans consentement peut entraîner:

• Dommages à votre réputation ou à celle de votre entreprise;
• Moins d'informations de votre source plus tard;
• Difficulté à trouver de nouvelles sources d'information;
• Diminution des revenus des nouveaux clients;
• Discipline de travail, y compris la perte potentielle d'emplois.

Ces répercussions peuvent être aussi graves que des conséquences juridiques, si elles ont une incidence sur votre capacité à faire des affaires. Il y a de nombreux avantages à utiliser un enregistreur d'appels, il est donc impératif de suivre une bonne étiquette d'enregistrement des appels sociale et légale pour établir la confiance. L'enregistrement des appels peut vous aider à améliorer l'assistance client et à surveiller les performances des employés et peut vous aider à saisir toutes les subtilités d'un appel client.

Dans certaines circonstances, par exemple, lorsqu'ils parlent à un représentant du service client, les gens savent que leur appel est enregistré. Dans tous les cas, vous pouvez préserver la confiance en faisant un point pour demander la permission au début de l'appel.

3 conseils utiles pour demander à quelqu'un d'enregistrer une conversation

Les applications d'enregistreur d'appels présentent de nombreux avantages pour les travailleurs et les organisations de divers secteurs, notamment les écrivains, les journalistes, le service client, la vente au détail et les experts en ressources humaines. Une bonne application d'enregistrement d'appels vous offre de nombreuses options utiles et des fonctionnalités utiles, telles que le partage de fichiers audio et les options de transcription.
Comment demanderais-tu à quelqu'un la permission d'enregistrer une discussion? La plupart des gens donneront leur consentement si vous les abordez poliment et demandez immédiatement. S'ils ont besoin d'être persuadés pour vous permettre d'utiliser un enregistreur d'appels, voici quelques bonnes approches:

1. Demander l'assentiment par écrit pour l'enregistrement des appels

Bien que cela puisse sembler gênant, obtenir un consentement écrit pour enregistrer un appel est utile pour vous et pour l'autre partie de la conversation. Il peut dire à l'autre personne comment l'enregistrement sera pris et utilisé, et il peut vous protéger d'éventuelles répercussions juridiques si l'autre partie change d'avis plus tard.

Avant de demander l'accord et d'utiliser l'enregistreur d'appels, assurez-vous de comprendre les lois d'enregistrement des appels dans votre état et dans l'état de l'autre partie. Lorsque vous mettez par écrit l'assentiment d'enregistrement des appels, essayez d'être aussi détaillé que possible dans les circonstances. Assurez-vous d'inclure:

1. Quand et où l'appel aura lieu;
2. Qui est associé à l'appel;
3. Quel enregistreur d'appel sera utilisé;
4. Comment l'enregistrement sera utilisé;
5. Qui aura accès au fichier audio;
6. Autres détails importants et pertinents.

Vous devez présenter votre demande d’assentiment par écrit, qu’elle soit ou non sans réponse, car elle pourrait être considérée comme une preuve de bonne foi si l’enregistrement de l’appel est contesté ultérieurement. Dans tous les cas, le silence ou l'absence de réaction ne doivent pas être considérés comme un assentiment. Habituellement, un simple échange de courrier électronique peut être considéré comme un accord écrit, car il existe un enregistrement des conditions et de l'autorisation. L'e-mail doit contenir des données similaires à celles d'un accord papier.

Si tous les participants réagissent à l'e-mail avec «J'accepte ces conditions», cela est régulièrement considéré comme un consentement écrit légitime. Dans tous les cas, dans les affaires véritablement légitimes, il est idéal de conseiller d'abord un avocat.

2. Expliquez-leur les avantages d'un enregistreur d'appels.

Si l'autre personne hésite à autoriser l'utilisation d'une application d'enregistrement d'appels, vous pouvez l'aider à se souvenir des avantages d'avoir un enregistrement sonore de la discussion. Ces avantages pourraient inclure:
1. Capacité de revenir sur des détails importants,
2. Donner à l'autre partie une copie de la discussion;
3. Moins d'exigences pour les appels de suivi, ce qui peut faire gagner du temps à tout le monde;
4. Capacité de citer plus précisément;
5. Vous permet de les écouter plus attentivement;
6. Vous aide à vous concentrer sur la discussion.

Si l'autre personne compte sur vous pour lui envoyer le document sonore après l'appel, essayez de le faire le plus tôt possible. Cela montre la fiabilité de votre part et peut rendre cette personne plus disposée à permettre l'enregistrement des appels plus tard.

3. Donnez des instances d'appels enregistrés.

Avec la prolifération des options d'enregistrement d'appels et de transcriptions audio ces derniers temps, on peut s'attendre à ce que beaucoup plus de personnes enregistrent des appels. Dans le cas où vous auriez besoin d'utiliser un enregistreur d'appels, mais que l'autre partie hésite, vous pouvez obtenir son autorisation en lui donnant des instances d'appels récemment enregistrés. Si votre organisation a ses propres exemples de l'utilité des enregistrements d'appels, vous pouvez en donner quelques-uns.

Vous recherchez un enregistreur d'appel supérieur?

Lorsque vous recherchez la meilleure application d'enregistrement d'appels pour vos besoins, vous devez vous souvenir de quelques caractéristiques:
- Commodité
- Choix de transcription
- Capacité à enregistrer les appels entrants et sortants
- Choix de partage
- Espace de stockage
- Capacités d'édition
- Haute qualité sonore

Le mot final sur l'enregistrement des appels Il est essentiel de protéger la confiance lors de l'enregistrement des appels, de protéger votre réputation et celle de votre entreprise, et de simplifier le travail avec d'autres par la suite. Maintenez la confiance en suivant les conventions légales et sociales lors de l'utilisation d'une application d'enregistrement d'appels. Tous les participants doivent savoir que leur appel est en cours d'enregistrement. Assurez-vous de consulter ces conseils utiles pour obtenir leur autorisation à l'avance.