Miksi luottamus on tärkeää käytettäessä puhelunauhuria
Monet usein puhelinhaastatteluja johtavat ammattilaiset, kuten kirjailijat, toimittajat ja työnantajat, kokevat olevansa hyödyllistä tallentaa tekemänsä puhelinhaastattelut ja tallentaa ne muuksi ajaksi. Puhelun tallennussovelluksen käyttö voi olla joillekin herkkä aihe, ja siksi puheluita tallennettaessa on tärkeää noudattaa asianmukaista protokollaa. Puhelinkeskusteluissa on erityisiä oikeudellisia ja sosiaalisia seurauksia, jotka on otettava huomioon ennen puhelutallentimen käyttöä. Näiden vaikutusten selventäminen voi säästää sinulta paljon aikaa ja huolta, ja se voi auttaa sinua harjoittamaan asianmukaista soittoetikettiä ja säilyttämään luottamuksen tunteen.
Onko puhelunauhurin käytöllä oikeudellisia seurauksia?
Merkittävin asia, joka sinun on tehtävä puhelutallentimen käytössä, on saada suostumus kaikilta äänittämiltäsi. Muuten saatat joutua moniin oikeudellisiin ongelmiin. Useimmissa puheluiden tallennustarkoituksiin tämä on riittävän yksinkertaista saavuttaa vain kysymällä. Yksilöt saattavat kuitenkin olla vähemmän valmiita tallennettavaksi, kun arkaluontoisemmasta aiheesta keskustellaan.
Kuka valvoo äänityslakeja?
Voit käyttää rutiininomaisesti työssäsi puhelunauhuria tai vain ajoittain käyttää äänityssovellusta. Joka tapauksessa sinun pitäisi tietää, kuka valvoo puhelintallennuslakeja alueellasi. Tämä voi joskus olla hankalaa, koska sekä liittovaltion että osavaltion salakuuntelua koskevat lait voivat olla voimassa.
Jos sinä ja äänittämäsi henkilö olette eri tilassa, tilanne voi monimutkaistaa. Muista saada kaikkien asianosaisten suostumus. Jos sinä ja äänittämäsi henkilö olette molemmat samassa tilassa, kyseisen osavaltion laki pätee todennäköisemmin tilanteeseesi.
Liittovaltion lain mukaan voit käyttää puhelun tallennussovellusta vähintään yhden osapuolen suostumuksella. Tätä kutsutaan "yhden osapuolen suostumuksen" laiksi, ja sinä voit olla se, joka antaa suostumuksen, jos osallistut keskusteluun.
Siinä tapauksessa, että et ole mukana keskustelussa – esimerkiksi siinä tapauksessa, että nauhoitat puhelua, johon et osallistu – "yhden osapuolen suostumusta" koskeva laki edellyttää, että yksi puhujista antaa suostumuksensa. Heillä tulee olla täydelliset tiedot siitä, että puhelu nauhoitetaan.
Riippumatta siitä, oletko mukana nauhoitettavassa puhelussa, sinun tulee tietää, kuinka osavaltion äänityslakeja sovelletaan tilanteeseesi. Joillakin osavaltioilla on tiukemmat salakuuntelulait kuin muilla. Kaliforniassa on laitonta tallentaa turvaluokiteltua puhelua ilman kaikkien osallistujien suostumusta. Massachusetts tekee useimpien puhelujen salaamisen laittomaksi, joten kaikkien osallistujien on annettava suostumuksensa. Osavaltion salakuuntelua koskevassa laissa todetaan, että jos osallistuja tietää, että häntä nauhoitetaan, eikä hän haluaisi olla, hänen on poistuttava keskustelusta. Washingtonin osavaltio edellyttää, että kaikki osallistujat hyväksyvät puhelutallentimen yksityispuheluita varten. Joka tapauksessa sanan "yksityinen" merkitys voi olla epäselvä. Valtio pitää sitä myös suostumuksena, jos ilmoitat riittävästi kaikille keskustelussa, että puhelu tullaan nauhoittamaan, ja jos se ilmoitus myös tallennetaan.
Entä jos joku uhkaa oikeustoimilla sen jälkeen, kun olet nauhoittanut hänen puhelunsa?
Ihmiset, jotka rikkovat hallituksen tai osavaltion salakuuntelua koskevia lakeja, voivat joutua rikossyytteisiin. Lähde voi myös haastaa sinut oikeuteen vahingonkorvauksista. Useimmissa tapauksissa todistustaakka on sillä osallistujalla, joka väittää loukkaantuneensa. Jos olet epävarma nauhoitussovelluksen käytön laillisuudesta, sinun tulee kääntyä asianajajan puoleen.
Varmista, että säilytät kaikki tallenteet, jotta voit jakaa ne lähteesi tai lakioppaasi kanssa, jos ilmenee oikeudellisia ongelmia. Tästä syystä on välttämätöntä olla varma kaikkien suostumuksesta, jos käytät puhelunauhuria. Tallenteen kopion lähettäminen lähteeseen voi myös auttaa luomaan luottamuksen. Älä anna liittovaltion ja osavaltioiden lakien pelotella sinua puhelunauhurin käyttämisestä! Jos noudatat osavaltion lakeja ja saat suostumuksen kaikilta osallistujilta ja noudatat myös oikeaa protokollaa, puhelunauhurin hyödyntäminen työympäristössä tarjoaa lukuisia etuja.
Mitkä ovat puheluiden tallentamisen sosiaaliset vaikutukset?
Riippumatta siitä, käytätkö äänityssovellusta laillisesti, sinun tulee tietää puheluiden tallentamiseen liittyvät sosiaaliset tekijät. Puhelunauhurin käyttäminen kertomatta muille puhelun osallistujille voi vahingoittaa luottamusta ja vaikuttaa kielteisesti työelämääsi.
Puhelun tallennussovelluksen käyttäminen ilman lupaa voi johtaa:
- Vahinko sinun tai yrityksesi maineelle;
- Vähemmän tietoa lähteestäsi myöhemmin;
- Ongelmia löytää uusia tietolähteitä;
- Pienentyneet tulot uusista asiakkaista;
- Työkuri, mukaan lukien mahdollinen työpaikkojen menetys.
Nämä vaikutukset voivat olla yhtä vakavia kuin oikeudelliset seuraukset, jos ne vaikuttavat kykyysi harjoittaa liiketoimintaa. Puhelunauhurin käyttämisessä on lukuisia etuja, joten on välttämätöntä noudattaa hyvää sosiaalista ja laillista puhelun nauhoitusetikettiä luottaaksesi. Puhelujen nauhoittaminen voi auttaa sinua parantamaan asiakastukea ja seuraamaan työntekijöiden suorituskykyä ja voi auttaa sinua ymmärtämään kaikki asiakaspuhelun yksityiskohdat.
Tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi puhuessaan asiakaspalvelun edustajalle, ihmiset tietävät, että heidän puhelunsa nauhoitetaan. Joka tapauksessa voit turvata luottamuksen pyytämällä lupaa puhelun alussa.
3 hyödyllistä vinkkiä keskustelun pyytämiseen
Puhelunauhurisovellukset tarjoavat lukuisia etuja työntekijöille ja organisaatioille eri aloilla, mukaan lukien kirjailijat, toimittajat, asiakaspalvelu, vähittäiskaupan ja HR-asiantuntijat. Hyvä puhelun tallennussovellus tarjoaa monia hyödyllisiä vaihtoehtoja ja hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten äänitiedostojen jakamisen ja transkriptiovaihtoehdot.
Miten sitten kysyisit jonkun lupaa keskustelun nauhoittamiseen? Useimmat ihmiset antavat suostumuksensa, jos lähestyt heitä kohteliaasti ja kysyt heti. Jos he tarvitsevat suostuttelua, jotta voit käyttää puhelunauhuria, tässä on joitain hyviä lähestymistapoja:
1. Pyydä kirjallinen suostumus puhelun tallentamiseen
Vaikka se saattaa tuntua ärsyttävältä, kirjallisen suostumuksen saaminen puhelun nauhoittamiseen on hyödyllistä sekä sinulle että keskustelun toiselle osapuolelle. Se voi kertoa toiselle henkilölle, kuinka tallenne otetaan ja hyödynnetään, ja se voi suojata sinua mahdollisilta oikeudellisilta seurauksilta, jos toinen osapuoli muuttaa mieltään myöhemmin.
Ennen kuin pyydät sopimusta ja käytät puhelutallenninta, varmista, että ymmärrät osavaltiosi ja toisen osapuolen osavaltion puheluiden tallennuslakeja. Kun kirjoitat puhelun nauhoittamista koskevaa suostumusta kirjallisesti, yritä olla niin yksityiskohtainen kuin olosuhteissa voidaan odottaa. Varmista, että sisällytät:
- Milloin ja missä puhelu tapahtuu;
- Kuka liittyy puheluun;
- Mitä puhelun tallenninta käytetään;
- Miten tallennetta hyödynnetään;
- Kenellä on pääsy äänitiedostoon;
- Muita tärkeitä, asiaankuuluvia yksityiskohtia.
Sinun tulee esittää suostumuspyyntösi kirjallisesti riippumatta siitä, jääkö siihen vastaamatta, koska sitä voidaan pitää vilpittömän mielen osoituksena, jos puhelunauhoite kiistetään myöhemmin. Joka tapauksessa hiljaisuutta tai reaktion puuttumista ei tule pitää hyväksyntänä. Yleensä yksinkertaista sähköpostinvaihtoa voidaan pitää kirjallisena sopimuksena, koska ehdoista ja valtuuksista on kirjattu. Sähköpostissa tulee olla samat tiedot kuin paperisopimuksessa.
Jos kaikki osallistujat reagoivat sähköpostiin "Hyväksyn nämä ehdot", tätä pidetään säännöllisesti laillisena kirjallisena suostumuksena. Aidoissa oikeutetuissa asioissa on joka tapauksessa ihanteellista neuvotella ensin asianajajalla.
2. Selitä heille puhelunauhurin edut.
Jos toinen epäröi sallia puhelun tallennussovelluksen käyttöä, voit auttaa häntä muistamaan keskustelun äänitallentamisen edut. Tällaisia etuja voivat olla:
1. Kyky palata tärkeisiin yksityiskohtiin;
2. Kopion antaminen toiselle osapuolelle keskustelusta;
3. Vähemmän vaatimusta jatkopuheluille, mikä voi säästää kaikkien aikaa;
4. kyky lainata tarkemmin;
5. Sallii sinun kuulla ne tarkemmin;
6. Auttaa keskittymään keskusteluun.
Jos toinen henkilö on riippuvainen sinusta, että lähetät hänelle äänidokumentin puhelun jälkeen, yritä tehdä se mahdollisimman pian. Tämä osoittaa sinulta luotettavuutta ja saattaa tehdä henkilön halukkaammaksi sallimaan puhelun tallentamisen myöhemmin.
3. Anna tallennetut puhelut.
Puhelujen tallennus- ja transkriptiovaihtoehtojen yleistyessä viime aikoina voidaan odottaa, että puheluita nauhoitetaan huomattavasti enemmän. Siinä tapauksessa, että sinun on käytettävä puhelunauhoitinta, mutta toinen osapuoli epäröi, voit saada hänen valtuutuksensa antamalla hänelle äskettäin tallennettuja puheluita. Jos organisaatiollasi on omia esimerkkejä siitä, kuinka puhelutallenteet ovat olleet hyödyllisiä, voit kertoa niistä pari.
Etsitkö huippuluokan puhelunauhuria?
Kun etsit parasta puhelun tallennussovellusta tarpeisiisi, sinun on muistettava muutama ominaisuus:
– Mukavuus
– Transkriptiovalinnat
– Mahdollisuus tallentaa sekä lähtevät että saapuvat puhelut
– Valintojen jakaminen
- Varastotila
– Editointikapasiteetit
– Korkea äänenlaatu
Viimeinen sana puheluiden tallentamisesta On tärkeää suojella luottamusta puheluita nauhoitettaessa, suojata itsesi ja yrityksesi mainetta ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa myöhemmin. Säilytä luottamus noudattamalla oikeudellisia ja sosiaalisia käytäntöjä käyttäessäsi puhelun tallennussovellusta. Kaikkien osallistujien tulee tietää, että heidän puhelunsa tallennetaan. Muista käyttää näitä hyödyllisiä vinkkejä saadaksesi valtuutuksen etukäteen.