چرا هنگام استفاده از ضبط تماس، اعتماد مهم است؟

بسیاری از متخصصان که اغلب مصاحبه‌های تلفنی را رهبری می‌کنند، برای مثال، نویسندگان، روزنامه‌نگاران و کارفرمایان، ضبط مصاحبه‌های تلفنی را که انجام می‌دهند و ذخیره آنها برای مدتی دیگر مفید می‌دانند. استفاده از برنامه ضبط تماس می تواند برای برخی افراد موضوع حساسی باشد و بنابراین رعایت پروتکل مناسب هنگام ضبط تماس ضروری است. با گفتگوهای تلفنی، عواقب قانونی و اجتماعی خاصی وجود دارد که باید قبل از استفاده از ضبط کننده تماس در نظر گرفته شود. روشن کردن این مفاهیم می تواند شما را از زمان و نگرانی زیادی دریغ کند و به شما کمک کند تا آداب مناسب تماس را رعایت کنید و احساس اعتماد را حفظ کنید.

آیا استفاده از ضبط کننده تماس تلفنی پیامدهای قانونی دارد؟

مهمترین کاری که هنگام استفاده از ضبط کننده تماس باید انجام دهید این است که از همه کسانی که ضبط می کنید رضایت بگیرید. در غیر این صورت، شما می توانید به بسیاری از مسائل حقوقی وارد شوید. برای اکثر اهداف ضبط تماس، این به اندازه کافی ساده است که فقط با درخواست کردن به آن دست پیدا کنید. با این حال، افراد ممکن است آمادگی کمتری برای ضبط داشته باشند، زمانی که موضوعی ظریف تر مورد بحث قرار می گیرد.

چه کسی قوانین ضبط را اجرا می کند؟

شما ممکن است به طور معمول از یک ضبط کننده تماس برای کار استفاده کنید، یا فقط گاهی از یک برنامه ضبط استفاده کنید. در هر صورت، باید بدانید چه کسی قوانین ضبط تلفن را در منطقه شما اجرا می کند. این ممکن است گاهی اوقات دشوار باشد، زیرا ممکن است قوانین فدرال و ایالتی برای استراق سمع اعمال شود.

در صورتی که شما و شخصی که ضبط می کنید در حالات مختلف هستید، این می تواند وضعیت را پیچیده تر کند. حتما از همه طرف های درگیر رضایت بگیرید. اگر شما و شخصی که ضبط می کنید هر دو در یک وضعیت هستید، قانون آن ایالت به احتمال زیاد در مورد وضعیت شما اعمال می شود.

طبق قانون فدرال، شما می توانید با رضایت حداقل یکی از طرفین، از برنامه ضبط تماس استفاده کنید. این به عنوان قانون "توافق یک طرفه" شناخته می شود، و اگر در گفتگو شرکت می کنید، می توانید موافقت خود را اعلام کنید.

در صورت عدم مشارکت در بحث - به عنوان مثال، در صورتی که تماسی را ضبط می کنید که در آن شرکت نمی کنید - قانون "توافق یک طرفه" یکی از سخنرانان را ملزم به موافقت می کند. آنها باید اطلاعات کاملی داشته باشند که تماس ضبط می شود.

صرف نظر از اینکه آیا شما درگیر ضبط تماس هستید یا خیر، باید بدانید که قوانین ضبط ایالتی چگونه در شرایط شما اعمال می شود. برخی از ایالت ها قوانین سخت گیرانه تری نسبت به سایر ایالت ها برای استراق سمع دارند. در کالیفرنیا، ضبط تماس طبقه بندی شده بدون رضایت همه شرکت کنندگان غیرقانونی است. ماساچوست ضبط مخفیانه بیشتر تماس ها را غیرقانونی می کند، بنابراین همه شرکت کنندگان باید موافقت خود را اعلام کنند. قانون استراق سمع ایالتی بیان می‌کند که اگر شرکت‌کننده‌ای بداند که در حال ضبط است و مایل نیست ضبط شود، به او بستگی دارد که بحث را ترک کند. ایالت واشنگتن از همه شرکت کنندگان می خواهد که با ضبط تماس برای تماس های خصوصی موافقت کنند. در هر صورت، معنای "خصوصی" می تواند نامشخص باشد. به همین ترتیب، اگر شما به اندازه کافی به همه در بحث اعلام کنید که تماس قرار است ضبط شود، و همچنین اگر آن اعلامیه ضبط شود، دولت نیز آن را به عنوان موافقت می‌داند.

اگر فردی پس از ضبط تماس او تهدید به اقدام قانونی کند، چه؟

افرادی که قوانین استراق سمع دولتی یا ایالتی را نقض می کنند ممکن است در معرض پیگرد کیفری قرار گیرند. منبع شما همچنین می تواند از شما برای جبران خسارت شکایت کند. در بیشتر موارد، بار اثبات بر عهده شرکت کننده ای است که ادعا می کند آسیب دیده است. اگر در مورد قانونی بودن استفاده از برنامه ضبط مطمئن نیستید، باید با یک وکیل مشورت کنید.

اطمینان حاصل کنید که همه موارد ضبط شده را نگه دارید تا در صورت بروز هرگونه مشکل قانونی، بتوانید آنها را با منبع یا راهنمای قانونی خود به اشتراک بگذارید. به همین دلیل است که در صورت استفاده از ضبط کننده تماس، اطمینان از رضایت همه ضروری است. ارسال یک کپی از ضبط به منبع شما نیز می تواند به ایجاد اعتماد کمک کند. سعی کنید اجازه ندهید قوانین فدرال و ایالتی شما را از استفاده از ضبط کننده تماس بترساند! اگر به قوانین ایالتی پایبند باشید و از همه شرکت کنندگان رضایت بگیرید و همچنین از پروتکل صحیح پیروی کنید، استفاده از ضبط کننده تماس در محیط کاری مزایای زیادی دارد.

پیامدهای اجتماعی ضبط تماس ها چیست؟

صرف نظر از اینکه آیا از برنامه ضبط به صورت قانونی استفاده می کنید، باید در مورد عوامل اجتماعی مرتبط با ضبط تماس ها بدانید. استفاده از ضبط کننده تماس بدون اطلاع از سایر شرکت کنندگان تماس می تواند به اعتماد آسیب برساند و تأثیر منفی بر زندگی کاری شما داشته باشد.
استفاده از برنامه ضبط تماس بدون رضایت می تواند منجر به موارد زیر شود:

• آسیب به شهرت شما یا شرکت شما؛
• اطلاعات کمتری از منبع شما بعداً
• مشکل در یافتن منابع جدید اطلاعات؛
• کاهش درآمد از مشتریان جدید؛
• انضباط کاری، از جمله از دست دادن احتمالی شغل.

این عواقب می تواند به اندازه عواقب قانونی شدید باشد، اگر بر توانایی شما برای انجام تجارت تأثیر بگذارد. استفاده از ضبط کننده تماس مزایای متعددی دارد، بنابراین برای ایجاد اعتماد، رعایت آداب ضبط تماس اجتماعی و قانونی خوب ضروری است. ضبط تماس‌ها می‌تواند به شما در بهبود کمک به مشتری و نظارت بر عملکرد کارکنان کمک کند و می‌تواند به شما در درک تمام نکات ظریف در تماس مشتری کمک کند.

در شرایط خاص، به عنوان مثال، هنگام صحبت با یک نماینده خدمات مشتری، مردم می دانند که تماس آنها در حال ضبط است. در هر صورت، می توانید با اشاره به درخواست اجازه در ابتدای تماس، اعتماد را حفظ کنید.

3 نکته مفید برای درخواست از کسی برای ضبط مکالمه

برنامه‌های ضبط تماس مزایای متعددی برای کارگران و سازمان‌ها در صنایع مختلف از جمله نویسندگان، روزنامه‌نگاران، خدمات مشتری، خرده‌فروشی و کارشناسان منابع انسانی دارند. یک برنامه ضبط تماس خوب گزینه‌های مفید و ویژگی‌های مفید مانند اشتراک‌گذاری فایل‌های صوتی و گزینه‌های رونویسی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
بنابراین چگونه می توانید برای ضبط یک بحث از کسی اجازه بگیرید؟ اگر شما مؤدبانه به آنها نزدیک شوید و فوراً بپرسید، اکثر مردم رضایت خود را اعلام می کنند. اگر آنها نیاز به متقاعد کردن دارند تا به شما اجازه دهند از ضبط کننده تماس استفاده کنید، در اینجا چند روش خوب وجود دارد:

1. درخواست رضایت ضبط تماس به صورت کتبی

اگرچه ممکن است آزاردهنده به نظر برسد، اما گرفتن رضایت کتبی برای ضبط یک تماس هم برای شما و هم برای طرف مقابل در مکالمه مفید است. می‌تواند به فرد دیگر بگوید که چگونه ضبط و استفاده می‌شود، و می‌تواند از شما در برابر عواقب قانونی احتمالی اگر طرف مقابل بعداً نظر خود را تغییر دهد محافظت می‌کند.

قبل از درخواست توافق و استفاده از ضبط کننده تماس، مطمئن شوید که قوانین ضبط تماس در ایالت خود و ایالت طرف مقابل را درک کرده اید. هنگام ارائه موافقتنامه ضبط تماس به صورت کتبی، سعی کنید تا آنجا که در شرایط مورد انتظار می‌رود، جزئیات را ارائه دهید. مطمئن شوید که شامل:

1. زمان و مکان تماس انجام خواهد شد.
2. چه کسی با تماس مرتبط است.
3. چه ضبط کننده تماس استفاده خواهد شد.
4. نحوه استفاده از ضبط
5. چه کسی به فایل صوتی دسترسی خواهد داشت.
6. سایر جزئیات مهم و مرتبط.

شما باید درخواست موافقت خود را به صورت کتبی ارسال کنید، صرف نظر از اینکه آیا بدون پاسخ می ماند، زیرا اگر ضبط تماس بعداً مورد اعتراض قرار گیرد، ممکن است به عنوان دلیلی بر حسن نیت تلقی شود. در هر صورت، سکوت یا عدم واکنش نباید به عنوان تایید تلقی شود. معمولاً یک تبادل ایمیل ساده را می توان به عنوان یک توافق نامه کتبی در نظر گرفت، زیرا سابقه ای از شرایط و مجوز وجود دارد. ایمیل باید حاوی اطلاعاتی مشابه به عنوان یک توافق نامه کاغذی باشد.

اگر همه شرکت‌کنندگان با «با این شرایط موافقت می‌کنم» به ایمیل واکنش نشان دهند، این معمولاً به‌عنوان یک موافقت کتبی قانونی و قانونی در نظر گرفته می‌شود. در هر صورت، در مسائل قانونی واقعی، ایده آل است که ابتدا با یک وکیل مشورت کنید.

2. مزایای ضبط تماس را برای آنها توضیح دهید.

اگر طرف مقابل در اجازه دادن به استفاده از برنامه ضبط تماس تردید دارد، ممکن است به او کمک کنید تا مزایای ضبط صدای بحث را به خاطر بسپارد. چنین مزایایی می تواند شامل موارد زیر باشد:
1. ظرفیت بازگشت به جزئیات مهم.
2. دادن نسخه ای از بحث به طرف مقابل.
3. نیاز کمتر برای تماس‌های بعدی، که می‌تواند برای همه وقت صرف کند.
4. ظرفیت نقل قول دقیق تر.
5. به شما اجازه می دهد که آنها را با دقت بیشتری بشنوید.
6. به شما کمک می کند تا روی بحث تمرکز کنید.

اگر طرف مقابل به شما وابسته است که سند صوتی را بعد از تماس برای او ارسال کنید، سعی کنید در اولین فرصت این کار را انجام دهید. این قابلیت اطمینان از جانب شما را نشان می‌دهد و ممکن است آن فرد را تمایل بیشتری برای اجازه ضبط تماس در آینده ایجاد کند.

3. نمونه هایی از تماس های ضبط شده را ارائه دهید.

با گسترش گزینه های ضبط تماس و رونویسی صوتی اخیرا، می توان انتظار داشت که افراد به میزان قابل توجهی تماس ها را ضبط می کنند. در صورتی که نیاز به استفاده از ضبط کننده تماس دارید، اما طرف مقابل مردد است، ممکن است با دادن نمونه هایی از تماس های اخیراً ضبط شده، مجوز آنها را دریافت کنید. در صورتی که سازمان شما نمونه های خاص خود را از نحوه مفید بودن ضبط تماس داشته باشد، می توانید چند نمونه از آنها را ارائه دهید.

به دنبال ضبط کننده تماس برتر هستید؟

هنگام جستجوی بهترین برنامه ضبط تماس برای نیازهای خود، چند ویژگی وجود دارد که باید به خاطر بسپارید:
- راحتی
- انتخاب های رونویسی
– قابلیت ضبط تماس های خروجی و ورودی
- اشتراک گذاری انتخاب ها
- فضای ذخیره سازی
- ظرفیت های ویرایش
- کیفیت صدای بالا

آخرین کلمه در مورد ضبط تماس محافظت از اعتماد هنگام ضبط تماس ها، محافظت از شهرت شما و کسب و کارتان و ساده تر کردن کار با دیگران در آینده بسیار مهم است. هنگام استفاده از برنامه ضبط تماس، با پیروی از قراردادهای قانونی و اجتماعی اعتماد خود را حفظ کنید. همه شرکت کنندگان باید بدانند که تماس آنها در حال ضبط است. حتماً به این نکات مفید برای دریافت مجوز از قبل مراجعه کنید.