Por qué la confianza es importante cuando se usa una grabadora de llamadas

Muchos profesionales que suelen dirigir entrevistas telefónicas, por ejemplo, escritores, periodistas y empleadores, encuentran útil grabar las entrevistas telefónicas que están realizando y guardarlas para otro momento. El uso de una aplicación de grabación de llamadas puede ser un tema delicado para algunas personas y, por lo tanto, es esencial seguir un protocolo adecuado al grabar llamadas. Con las conversaciones telefónicas, hay ramificaciones legales y sociales específicas a considerar antes de utilizar una grabadora de llamadas. Aclarar estas implicaciones puede ahorrarle una gran cantidad de tiempo y preocupaciones, y puede ayudarlo a practicar la etiqueta de llamada adecuada y preservar un sentimiento de confianza.

¿Existen implicaciones legales para el uso de una grabadora de llamadas telefónicas?

Lo más importante que debe hacer al utilizar una grabadora de llamadas es obtener el consentimiento de todas las personas que graba. De lo contrario, podría tener muchos problemas legales. Para la mayoría de los propósitos de grabación de llamadas, esto es lo suficientemente simple de lograr con solo preguntar. Sin embargo, es posible que las personas estén menos preparadas para ser grabadas cuando se discute un tema más delicado.

¿Quién hace cumplir las leyes de grabación?

Puede utilizar rutinariamente una grabadora de llamadas para el trabajo o, en ocasiones, utilizar una aplicación de grabación. En cualquier caso, debe saber quién hace cumplir las leyes de grabación telefónica en su área. Esto puede ser complicado a veces, ya que pueden aplicarse tanto las leyes federales como estatales sobre escuchas telefónicas.

En el caso de que usted y la persona que está grabando se encuentren en varios estados, esto puede complicar la situación. Asegúrese de obtener el consentimiento de todas las partes involucradas. Si usted y la persona que está grabando se encuentran en el mismo estado, es más probable que la ley de ese estado se aplique a su situación.

Según la ley federal, puede utilizar una aplicación de grabación de llamadas con el consentimiento de al menos una de las partes. Esto se conoce como una ley de "asentimiento de una parte", y puede ser usted quien dé el asentimiento si participa en la conversación.

En caso de que no esté involucrado en la discusión, por ejemplo, en el caso de que esté grabando una llamada en la que no está participando, la ley de "consentimiento de una parte" requiere que uno de los oradores dé su consentimiento. Deben tener información completa de que se grabará la llamada.

Independientemente de si está involucrado en la grabación de la llamada, debe saber cómo se aplican las leyes estatales de grabación a su circunstancia. Algunos estados tienen leyes de escuchas telefónicas más estrictas que otros. En California, es ilícito grabar una llamada clasificada sin el consentimiento de todos los participantes. Massachusetts hace ilícito grabar en secreto la mayoría de las llamadas, por lo que todos los participantes deben dar su consentimiento. La ley estatal de escuchas telefónicas establece que, si un participante sabe que está siendo grabado y no le gustaría, depende de que abandone la discusión. El estado de Washington requiere que todos los participantes acepten una grabadora de llamadas para llamadas privadas. En cualquier caso, el significado de "privado" puede resultar poco claro. El estado también lo considera un asentimiento si usted declara adecuadamente a todos en la discusión que la llamada se va a grabar, y si esa declaración también se graba.

¿Qué pasa si alguien amenaza con emprender acciones legales después de haber grabado su llamada?

Las personas que violen las leyes estatales o gubernamentales sobre escuchas telefónicas podrían estar expuestas a un proceso penal. Su fuente también puede demandarlo por daños. En la mayoría de los casos, la carga de la prueba recae en el participante que afirma estar lesionado. Si no está seguro de la legalidad de utilizar una aplicación de grabación, debe consultar a un abogado.

Asegúrese de conservar todas las grabaciones para poder compartirlas con su fuente o guía legal si surge algún problema legal. Es por eso que es imperativo estar seguro del consentimiento de todos en caso de que utilice una grabadora de llamadas. Dar una copia de la grabación a su fuente también puede ayudar a generar confianza. ¡Trate de no dejar que las leyes federales y estatales le asusten al utilizar una grabadora de llamadas! Si cumple con las leyes estatales y obtiene el consentimiento de todos los participantes, y también sigue el protocolo correcto, existen numerosas ventajas al utilizar una grabadora de llamadas en el entorno de trabajo.

¿Cuáles son las implicaciones sociales de la grabación de llamadas?

Independientemente de si utiliza una aplicación de grabación legalmente, debe conocer los factores sociales relacionados con la grabación de llamadas. Utilizar una grabadora de llamadas sin avisar a otros participantes de la llamada puede dañar la confianza y tener un impacto negativo en su vida laboral.
El uso de una aplicación de grabación de llamadas sin consentimiento puede resultar en:

• Daño a su reputación o la de su empresa;
• Menos información de su fuente más adelante;
• Dificultad para encontrar nuevas fuentes de información;
• Ingresos disminuidos de nuevos clientes;
• Disciplina laboral, incluida la posible pérdida de puestos de trabajo.

Estas repercusiones pueden ser tan graves como las consecuencias legales, si afectan su capacidad para hacer negocios. Existen numerosas ventajas de utilizar una grabadora de llamadas, por lo que es imperativo seguir una buena etiqueta de grabación de llamadas sociales y legales para generar confianza. Grabar llamadas puede ayudarlo a mejorar la asistencia al cliente y monitorear el desempeño de los empleados y puede ayudarlo a captar todas las sutilezas en una llamada de cliente.

En determinadas circunstancias, por ejemplo, al hablar con un representante de servicio al cliente, las personas saben que se está grabando su llamada. En cualquier caso, puede salvaguardar la confianza haciendo un punto para pedir permiso al comienzo de la llamada.

3 consejos útiles para pedirle a alguien que grabe una conversación

Las aplicaciones de grabación de llamadas tienen numerosas ventajas para los trabajadores y las organizaciones en una variedad de industrias, incluidos escritores, periodistas, servicio al cliente, minoristas y expertos en recursos humanos. Una buena aplicación de grabación de llamadas le brinda muchas opciones beneficiosas y funciones útiles, como opciones para compartir archivos de audio y transcripción.
Entonces, ¿cómo pediría permiso a alguien para grabar una discusión? La mayoría de las personas darán su consentimiento si se les acerca cortésmente y les pregunta de inmediato. Si necesitan persuadirlos para que le permitan utilizar una grabadora de llamadas, aquí hay algunos buenos enfoques:

1. Solicite el consentimiento de la grabación de llamadas por escrito

Aunque pueda parecer una molestia, obtener el consentimiento por escrito para grabar una llamada es útil tanto para usted como para la otra parte de la conversación. Puede decirle a la otra persona cómo se tomará y utilizará la grabación, y puede protegerlo de posibles repercusiones legales si la otra parte cambia de opinión más adelante.

Antes de solicitar el acuerdo y utilizar la grabadora de llamadas, asegúrese de comprender las leyes de grabación de llamadas en su estado y en el estado de la otra parte. Al poner el consentimiento de la grabación de llamadas por escrito, trate de ser tan detallado como se podría esperar dadas las circunstancias. Asegúrese de incluir:

1. Cuándo y dónde ocurrirá la llamada;
2. Quién está asociado con la llamada;
3. Qué grabadora de llamadas se utilizará;
4. Cómo se utilizará la grabación;
5. Quién tendrá acceso al archivo de audio;
6. Otros detalles importantes y relevantes.

Debe presentar su solicitud de asentimiento por escrito, independientemente de si no recibe respuesta, ya que podría considerarse una prueba de buena fe si la grabación de la llamada se impugna más adelante. En cualquier caso, el silencio o la ausencia de reacción no deben tomarse como asentimiento. Por lo general, un simple intercambio de correo electrónico puede considerarse un acuerdo escrito, ya que existe un registro de los términos y la autorización. El correo electrónico debe contener datos similares a los de un acuerdo en papel.

Si todos los participantes reaccionan al correo electrónico con "Doy mi consentimiento a estos términos", esto se considera normalmente un consentimiento legítimo por escrito. En asuntos legítimos genuinos, en cualquier caso, lo ideal es asesorar primero a un abogado.

2. Explíqueles las ventajas de una grabadora de llamadas.

Si la otra persona no se atreve a permitir la utilización de una aplicación de grabación de llamadas, puede ayudarla a recordar las ventajas de tener una grabación de sonido de la conversación. Estas ventajas podrían incluir:
1. Capacidad para volver a los detalles importantes;
2. Dar a la otra parte una copia de la discusión;
3. Menos requisitos de llamadas de seguimiento, lo que puede ahorrar tiempo a todos;
4. Capacidad para citar con más precisión;
5. Le permite escucharlos con más atención;
6. Le ayuda a concentrarse en la discusión.

Si la otra persona depende de usted para que le envíe el documento de sonido después de la llamada, intente hacerlo lo antes posible. Esto demuestra confiabilidad de su parte y puede hacer que esa persona esté más dispuesta a permitir la grabación de llamadas más adelante.

3. Dar ejemplos de llamadas grabadas.

Con la proliferación de opciones de grabación de llamadas y transcripciones de audio últimamente, se puede esperar que muchas más personas estén grabando llamadas. En el caso de que necesite utilizar una grabadora de llamadas, pero la otra parte duda, puede obtener su autorización dándoles instancias de llamadas grabadas recientemente. En el caso de que su organización tenga sus propios ejemplos de cómo las grabaciones de llamadas han sido útiles, podría dar algunos de ellos.

¿Está buscando una grabadora de llamadas superior?

Al buscar la mejor aplicación de grabación de llamadas para sus necesidades, hay un par de características que debe recordar:
- Conveniencia
- Opciones de transcripción
- Capacidad para grabar llamadas entrantes y salientes
- Opciones para compartir
- Espacio de almacenamiento
- Capacidades de edición
- Alta calidad de sonido

La última palabra sobre la grabación de llamadas Es fundamental proteger la confianza al grabar llamadas, proteger su reputación y la de su empresa y facilitar el trabajo con otras personas más adelante. Mantenga la confianza siguiendo las convenciones legales y sociales al utilizar una aplicación de grabación de llamadas. Todos los participantes deben saber que se está grabando su llamada. Asegúrese de consultar estos útiles consejos para obtener su autorización por adelantado.