Γιατί η εμπιστοσύνη είναι σημαντική όταν χρησιμοποιείτε συσκευή εγγραφής κλήσεων
Πολλοί επαγγελματίες που συχνά διευθύνουν τηλεφωνικές συνεντεύξεις, για παράδειγμα, συγγραφείς, δημοσιογράφοι και εργοδότες βρίσκουν χρήσιμο να ηχογραφούν τηλεφωνικές συνεντεύξεις που πραγματοποιούν και να τις αποθηκεύουν για κάποια άλλη στιγμή. Η χρήση μιας εφαρμογής εγγραφής κλήσεων μπορεί να είναι ένα ευαίσθητο θέμα για μερικούς ανθρώπους και επομένως είναι απαραίτητο να ακολουθείτε ένα σωστό πρωτόκολλο κατά την εγγραφή κλήσεων. Με τις τηλεφωνικές συζητήσεις, υπάρχουν συγκεκριμένες νομικές και κοινωνικές προεκτάσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν χρησιμοποιήσετε συσκευή εγγραφής κλήσεων. Η αποσαφήνιση αυτών των συνεπειών μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ανησυχία και μπορεί να σας βοηθήσει να εφαρμόσετε τη σωστή εθιμοτυπία στις κλήσεις και να διατηρήσετε ένα αίσθημα εμπιστοσύνης.
Υπάρχουν νομικές συνέπειες για τη χρήση συσκευής εγγραφής τηλεφωνικών κλήσεων;
Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν χρησιμοποιείτε μια συσκευή εγγραφής κλήσεων είναι να λαμβάνετε τη συγκατάθεση όλων όσων ηχογραφείτε. Διαφορετικά, θα μπορούσατε να μπείτε σε πολλά νομικά ζητήματα. Για τους περισσότερους σκοπούς εγγραφής κλήσεων, αυτό είναι αρκετά απλό να επιτευχθεί με απλή ερώτηση. Ωστόσο, τα άτομα μπορεί να είναι λιγότερο έτοιμα να ηχογραφηθούν όταν συζητείται ένα πιο λεπτό θέμα.
Ποιος επιβάλλει τους νόμους για την καταγραφή;
Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τακτικά μια συσκευή εγγραφής κλήσεων για την εργασία σας ή μερικές φορές να χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή εγγραφής. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να γνωρίζετε ποιος επιβάλλει τους νόμους για την ηχογράφηση τηλεφώνου στην περιοχή σας. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο μερικές φορές, καθώς μπορεί να ισχύουν τόσο οι ομοσπονδιακοί όσο και οι πολιτειακοί νόμοι για τις υποκλοπές.
Σε περίπτωση που εσείς και το άτομο που ηχογραφείτε βρίσκεστε σε διάφορες καταστάσεις, αυτό μπορεί να κάνει την κατάσταση πιο περίπλοκη. Φροντίστε να λάβετε τη συγκατάθεση όλων των εμπλεκόμενων μερών. Εάν εσείς και το άτομο που ηχογραφείτε είστε και οι δύο στην ίδια κατάσταση, ο νόμος αυτής της πολιτείας είναι πιο πιθανό να ισχύει για την κατάστασή σας.
Σύμφωνα με την ομοσπονδιακή νομοθεσία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή εγγραφής κλήσεων με τη σύμφωνη γνώμη τουλάχιστον ενός από τα μέρη. Αυτός είναι γνωστός ως νόμος "μονομερούς συγκατάθεσης" και μπορείτε να είστε αυτός που θα δώσει τη συγκατάθεσή σας εάν συμμετέχετε στη συζήτηση.
Στην περίπτωση που δεν συμμετέχετε στη συζήτηση - για παράδειγμα, σε περίπτωση που ηχογραφείτε μια κλήση στην οποία δεν συμμετέχετε - ο νόμος για τη "σύμφωνη γνώμη ενός μέρους" απαιτεί από έναν από τους ομιλητές να συναινέσει. Θα πρέπει να έχουν πλήρη ενημέρωση ότι η κλήση θα ηχογραφηθεί.
Ανεξάρτητα από το αν εμπλέκεστε με την ηχογράφηση της κλήσης, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς ισχύουν οι νόμοι της πολιτείας για την εγγραφή στην περίπτωσή σας. Μερικές πολιτείες έχουν αυστηρότερους νόμους για τις υποκλοπές από άλλες. Στην Καλιφόρνια, είναι παράνομη η καταγραφή μιας διαβαθμισμένης κλήσης χωρίς τη συγκατάθεση όλων των συμμετεχόντων. Η Μασαχουσέτη καθιστά παράνομη την κρυφή καταγραφή των περισσότερων κλήσεων, επομένως όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να δώσουν τη συγκατάθεσή τους. Ο νόμος της πολιτείας για τις υποκλοπές δηλώνει ότι, εάν ένας συμμετέχων γνωρίζει ότι ηχογραφείται και δεν θα ήθελε, εξαρτάται από αυτόν να εγκαταλείψει τη συζήτηση. Η πολιτεία της Ουάσιγκτον απαιτεί από όλους τους συμμετέχοντες να συμφωνήσουν σε συσκευή εγγραφής κλήσεων για ιδιωτικές κλήσεις. Σε κάθε περίπτωση, η έννοια του «ιδιωτικού» μπορεί να είναι ασαφής. Το κράτος επίσης το θεωρεί σύμφωνο εάν δηλώσετε επαρκώς σε όλους στη συζήτηση ότι η κλήση πρόκειται να ηχογραφηθεί, και εάν η δήλωση αυτή ηχογραφηθεί επίσης.
Τι γίνεται αν κάποιος απειλήσει με νομική ενέργεια αφού ηχογραφήσετε την κλήση του;
Άτομα που παραβιάζουν τους νόμους της κυβέρνησης ή της πολιτείας σχετικά με τις υποκλοπές θα μπορούσαν να εκτεθούν σε ποινική δίωξη. Η πηγή σας μπορεί επίσης να σας μηνύσει για αποζημίωση. Στις περισσότερες περιπτώσεις το βάρος της απόδειξης φέρει ο συμμετέχων που ισχυρίζεται ότι τραυματίστηκε. Εάν δεν είστε σίγουροι για τη νομιμότητα της χρήσης μιας εφαρμογής ηχογράφησης, θα πρέπει να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο.
Φροντίστε να διατηρήσετε όλες τις εγγραφές, ώστε να μπορείτε να τις μοιραστείτε με την πηγή ή τον νομικό σας οδηγό, εάν προκύψουν νομικά ζητήματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι επιτακτική ανάγκη να είστε σίγουροι για τη συγκατάθεση όλων σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε συσκευή εγγραφής κλήσεων. Η μετάδοση ενός αντιγράφου της εγγραφής στην πηγή σας μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία εμπιστοσύνης. Προσπαθήστε να μην αφήσετε τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς νόμους να σας τρομάζουν από τη χρήση συσκευής εγγραφής κλήσεων! Εάν συμμορφώνεστε με τους νόμους της πολιτείας και λαμβάνετε τη συγκατάθεση όλων των συμμετεχόντων, καθώς και το σωστό πρωτόκολλο, υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη χρήση συσκευής εγγραφής κλήσεων στο εργασιακό περιβάλλον.
Ποιες είναι οι κοινωνικές επιπτώσεις στην εγγραφή κλήσεων;
Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε νόμιμα μια εφαρμογή εγγραφής, θα πρέπει να γνωρίζετε τους κοινωνικούς παράγοντες που σχετίζονται με την εγγραφή κλήσεων. Η χρήση συσκευής εγγραφής κλήσεων χωρίς να ενημερώσετε τους άλλους συμμετέχοντες στην κλήση μπορεί να βλάψει την εμπιστοσύνη και να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην επαγγελματική σας ζωή.
Η χρήση μιας εφαρμογής καταγραφής κλήσεων χωρίς συγκατάθεση μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα:
- Βλάβη στη φήμη σας ή της εταιρείας σας.
- Λιγότερες πληροφορίες από την πηγή σας αργότερα.
- Πρόβλημα εύρεσης νέων πηγών πληροφοριών.
- Μειωμένο εισόδημα από νέους πελάτες.
- Εργασιακή πειθαρχία, συμπεριλαμβανομένης της πιθανής απώλειας θέσεων εργασίας.
Αυτές οι επιπτώσεις μπορεί να είναι τόσο σοβαρές όσο και οι νομικές συνέπειες, εάν επηρεάζουν την ικανότητά σας να κάνετε επιχειρηματική δραστηριότητα. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη χρήση μιας συσκευής εγγραφής κλήσεων, επομένως είναι επιτακτική ανάγκη να ακολουθήσετε καλή κοινωνική και νομική εθιμοτυπία εγγραφής κλήσεων για να δημιουργήσετε εμπιστοσύνη. Η ηχογράφηση κλήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε την υποστήριξη πελατών και να παρακολουθήσετε την απόδοση των εργαζομένων και μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε όλες τις λεπτομέρειες σε μια κλήση πελάτη.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, για παράδειγμα, όταν μιλούν με έναν εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών, οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι η κλήση τους καταγράφεται. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να διαφυλάξετε την εμπιστοσύνη κάνοντας ένα σημείο να ζητήσετε άδεια στην αρχή της κλήσης.
3 Χρήσιμες συμβουλές για να ζητήσετε από κάποιον να ηχογραφήσει μια συνομιλία
Οι εφαρμογές καταγραφής κλήσεων έχουν πολλά πλεονεκτήματα για εργάτες και οργανισμούς σε διάφορους κλάδους, συμπεριλαμβανομένων συγγραφέων, δημοσιογράφων, εξυπηρέτησης πελατών, λιανικής και ειδικών ανθρώπινου δυναμικού. Μια καλή εφαρμογή εγγραφής κλήσεων σάς παρέχει πολλές ευεργετικές επιλογές και χρήσιμες λειτουργίες, όπως επιλογές κοινής χρήσης αρχείων ήχου και μεταγραφής.
Πώς λοιπόν θα ζητούσατε την άδεια κάποιου για να ηχογραφήσετε μια συζήτηση; Οι περισσότεροι άνθρωποι θα δώσουν τη συγκατάθεσή τους αν τους πλησιάσετε ευγενικά και τους ρωτήσετε αμέσως. Εάν χρειάζονται κάποια πείθηση για να σας αφήσουν να χρησιμοποιήσετε μια συσκευή εγγραφής κλήσεων, ακολουθούν μερικές καλές προσεγγίσεις:
1. Ζητήστε τη συγκατάθεση εγγραφής κλήσης εγγράφως
Αν και μπορεί να φαίνεται ενοχλητικό, η λήψη γραπτής συγκατάθεσης για την ηχογράφηση μιας κλήσης είναι χρήσιμη τόσο για εσάς όσο και για το άλλο μέρος της συνομιλίας. Μπορεί να πει στο άλλο άτομο πώς θα ληφθεί και θα χρησιμοποιηθεί η ηχογράφηση και μπορεί να σας προστατεύσει από πιθανές νομικές επιπτώσεις εάν το άλλο μέρος αλλάξει γνώμη αργότερα.
Πριν ζητήσετε τη συμφωνία και χρησιμοποιήσετε τη συσκευή εγγραφής κλήσεων, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τους νόμους καταγραφής κλήσεων στην πολιτεία σας και στην πολιτεία του άλλου μέρους. Όταν υποβάλλετε γραπτή συγκατάθεση για την καταγραφή κλήσεων, προσπαθήστε να είστε όσο λεπτομερείς θα μπορούσατε να περιμένετε υπό τις περιστάσεις. Φροντίστε να συμπεριλάβετε:
- Πότε και πού θα γίνει η κλήση.
- Ποιος σχετίζεται με την κλήση.
- Τι συσκευή εγγραφής κλήσεων θα χρησιμοποιηθεί;
- Πώς θα χρησιμοποιηθεί η ηχογράφηση.
- Ποιος θα έχει πρόσβαση στο αρχείο ήχου.
- Άλλες σημαντικές, σχετικές λεπτομέρειες.
Θα πρέπει να υποβάλετε γραπτώς το αίτημά σας για συγκατάθεση, ανεξάρτητα από το αν θα μείνει αναπάντητο, καθώς μπορεί να θεωρηθεί ως απόδειξη καλής πίστης εάν η καταγραφή της κλήσης αμφισβητηθεί αργότερα. Σε κάθε περίπτωση, η σιωπή ή η απουσία αντίδρασης δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως σύμφωνη γνώμη. Συνήθως μια απλή ανταλλαγή email μπορεί να θεωρηθεί ως γραπτή συμφωνία, αφού υπάρχει αρχείο των όρων και της εξουσιοδότησης. Το email θα πρέπει να περιέχει παρόμοια δεδομένα με μια έντυπη συμφωνία.
Εάν όλοι οι συμμετέχοντες αντιδρούν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το "Συμφωνώ με αυτούς τους όρους", αυτό θεωρείται τακτικά ως νόμιμη, γραπτή συγκατάθεση. Σε γνήσια θεμιτά ζητήματα, σε κάθε περίπτωση, είναι ιδανικό να συμβουλευτείτε πρώτα έναν δικηγόρο.
2. Εξηγήστε τους τα πλεονεκτήματα μιας συσκευής εγγραφής κλήσεων.
Εάν το άλλο άτομο διστάζει να επιτρέψει τη χρήση μιας εφαρμογής εγγραφής κλήσεων, μπορείτε να το βοηθήσετε να θυμάται τα πλεονεκτήματα της ηχογράφησης της συζήτησης. Τέτοια πλεονεκτήματα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
1. Ικανότητα επιστροφής σε σημαντικές λεπτομέρειες.
2. Δίνοντας στο άλλο μέρος ένα αντίγραφο της συζήτησης.
3. Λιγότερες απαιτήσεις για επακόλουθες κλήσεις, οι οποίες μπορούν να αφιερώσουν χρόνο σε όλους.
4. Ικανότητα ακριβέστερης αναφοράς.
5. Σας επιτρέπει να τα ακούσετε πιο προσεκτικά.
6. Σας βοηθά να εστιάσετε στη συζήτηση.
Εάν το άλλο άτομο εξαρτάται από εσάς για να του στείλετε το ηχητικό έγγραφο μετά την κλήση, προσπαθήστε να το κάνετε με την πρώτη ευκαιρία. Αυτό δείχνει αξιοπιστία από την πλευρά σας και μπορεί να κάνει αυτό το άτομο πιο πρόθυμο να επιτρέψει την εγγραφή κλήσεων αργότερα.
3. Δώστε περιπτώσεις ηχογραφημένων κλήσεων.
Με τον πολλαπλασιασμό των επιλογών εγγραφής κλήσεων και μεταγραφής ήχου τον τελευταίο καιρό, μπορεί να αναμένεται ότι πολύ περισσότεροι άνθρωποι καταγράφουν κλήσεις. Σε περίπτωση που χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε συσκευή εγγραφής κλήσεων, αλλά το άλλο μέρος διστάζει, μπορείτε να λάβετε την εξουσιοδότησή του δίνοντάς του περιπτώσεις πρόσφατων ηχογραφημένων κλήσεων. Σε περίπτωση που ο οργανισμός σας έχει τα δικά του παραδείγματα για το πώς οι ηχογραφήσεις κλήσεων ήταν χρήσιμες, θα μπορούσατε να δώσετε μερικά από αυτά.
Ψάχνετε για μια ανώτερη συσκευή εγγραφής κλήσεων;
Όταν αναζητάτε την καλύτερη εφαρμογή εγγραφής κλήσεων για τις απαιτήσεις σας, υπάρχουν μερικά χαρακτηριστικά που πρέπει να θυμάστε:
– Ευκολία
– Επιλογές μεταγραφής
– Δυνατότητα εγγραφής τόσο εξερχόμενων όσο και εισερχόμενων κλήσεων
– Κοινή χρήση επιλογών
- Χώρος αποθήκευσης
– Δυνατότητες επεξεργασίας
– Υψηλή ποιότητα ήχου
Η τελευταία λέξη για την εγγραφή κλήσεων Είναι σημαντικό να προστατεύσετε την εμπιστοσύνη κατά την εγγραφή κλήσεων, να προστατέψετε τη φήμη σας και της επιχείρησής σας και να κάνετε πιο εύκολη τη συνεργασία με άλλους αργότερα. Διατηρήστε την εμπιστοσύνη ακολουθώντας τη νομική και κοινωνική σύμβαση όταν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή καταγραφής κλήσεων. Όλοι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να γνωρίζουν ότι η κλήση τους καταγράφεται. Φροντίστε να αναφέρετε αυτές τις χρήσιμες συμβουλές για να λάβετε την εξουσιοδότησή τους εκ των προτέρων.