Principais tendências de reuniões corporativas para 2021
Reuniões corporativas em 2021
As reuniões corporativas são uma boa forma de melhorar o seu negócio. Em uma reunião corporativa, os funcionários são informados sobre as novidades na empresa, os problemas que ocorrem estão sendo discutidos e resolvidos, novas ideias são desenvolvidas e os colegas têm a possibilidade de se conectar uns com os outros. Apesar de sua importância, as reuniões não são muito populares entre os funcionários. Eles são muitas vezes percebidos como devoradores de tempo que simplesmente não são tão benéficos para a empresa, uma vez que não fornecem resultados imediatos na maioria das vezes. Mas não precisa ser assim. As reuniões podem ser muito produtivas e podem agregar valor à empresa.
Neste artigo, certamente lhe daremos alguns insights sobre o vasto mundo das reuniões. Talvez você encontre algumas maneiras novas e interessantes de conduzi-las e considere implementar algumas dicas para enfrentar as armadilhas de reuniões chatas e ineficazes!
1. É realmente necessário?
Em primeiro lugar, pergunte-se: precisamos mesmo de ter esta reunião? Vai perder o tempo de alguns funcionários? Se você não acha que os participantes obterão algo importante com isso, considere apenas cancelá-lo. Há momentos em que uma reunião funcionaria melhor como um tópico de e-mail.
Por outro lado, se decidir que esta reunião deve ter lugar e que os colaboradores irão beneficiar dela, é altura de declarar o tipo de reunião: vai informar os colaboradores sobre algo, está a desenvolver novas ideias ou precisa de tomar uma decisão. Além disso, é importante comunicar isso com os participantes, para que eles saibam o que esperar.
2. Encontre o nicho
As reuniões de nicho estão a tornar-se extremamente populares. São reuniões especializadas e em seu foco está um assunto ou problema específico. Essas reuniões estão na moda, porque são precisas e entram em detalhes de um assunto. No mundo acelerado de hoje, os funcionários não gostam de perder tempo com coisas que já sabem ou que não são importantes para eles. Se eles participarem de uma reunião de nicho, eles obterão o que esperam e poderão concentrar sua energia e tempo em algo que seja realmente importante ou interessante para eles.
3. Seja conciso
Como mencionamos, as reuniões são ótimas: conectam funcionários, ajudam a pensar fora da caixa, resolvem problemas. Mas a reunião não deve ser muito demorada. Devem ser curtos e doces! Aqui, mais uma vez, organização e estrutura são fundamentais: a reunião tem que ser bem planejada e precisa ter cabeça e rabo. Se não, eles durarão muito tempo e as pessoas provavelmente terão dificuldade em ficar alertas, pois simplesmente ficarão entediadas em algum momento. Em geral, os participantes não estão completamente focados em uma reunião e tendem a fazer outros trabalhos simultaneamente enquanto estão em uma reunião. Por isso, a nossa sugestão é fazer de forma concisa, animada e encantadora. Desta forma, as pessoas ficarão mais interessadas e você terá a atenção delas. Quem sabe, se você tiver sorte, talvez eles até guardem o telefone.

4. A comunicação é crucial
No mundo dos negócios, a comunicação pessoal está em voga. As empresas de hoje tendem a evitar sessões de Q& A, que eram uma norma no passado. Uma sessão de perguntas e respostas é geralmente um período de tempo reservado no final de uma reunião para os participantes fazerem perguntas. Mas, como dissemos, esse padrão não é mais interessante e você deve considerar uma abordagem mais moderna para a comunicação com seus colegas/funcionários. Estamos a optar por um toque pessoal que, no final, permite que todos estejam mais abertos e à vontade. Além disso, isso não se limita apenas aos funcionários. Uma abordagem mais pessoal aos clientes também é importante e torna a empresa mais popular, amplia o número de seguidores nas redes sociais e possibilita melhores resultados de negócios.
5. Aspeto visual
O conteúdo e a duração de uma reunião não são as únicas coisas a se pensar. Você deve dar o aspeto estético também alguns Pensamentos: Onde se realiza a reunião? Como é a atmosfera? Primeiro De todos, você precisará se certificar de que seu espaço de reunião é apropriado para negócios. O ambiente da conferência precisa ser agradável e a sala a temperatura deve ser adequada. Se as pessoas se sentirem confortáveis, há um chance de que a reunião seja percebida como um sucesso. Além disso, os participantes precisa ter espaço suficiente e espaço pessoal.
Se estiver a fazer uma apresentação, certifique-se de que o design da apresentação em si também reflete a marca e os valores da empresa. Talvez não pareça tão importante, mas vai enviar uma certa mensagem e deixar uma impressão. São as pequenas coisas que contam.
6. Tecnologia
Muito provavelmente você terá que usar a tecnologia na reunião, então certifique-se de que a conexão com a internet é impecável e rápida, que os projetores estão funcionando sem problemas. Em uma empresa moderna, equipamentos de alta tecnologia devem ser de alto nível! É difícil evitar completamente que problemas técnicos ocorram, mas você pode tentar fazer o seu melhor para reduzir a probabilidade de surpresas técnicas. Basta reservar um tempo para testar tudo com antecedência.
7. Gestão de crises
Em algum momento surgirão problemas em qualquer empresa e é difícil evitar isso. As tensões mesmo entre colegas são um problema comum, especialmente em tempos desafiadores e estressantes. É assim que as coisas são! As reuniões corporativas podem ajudar a suavizar isso e a estreitar os laços entre os funcionários. Assim, as empresas de hoje estão investindo na gestão de crises e isso compensa.
8. Inteligência artificial (IA)
AI technology is being used a lot in meetings and it has become one of the most important communication technologies. But what exactly are we talking about when we mention AI technology in meetings? Artificial intelligence helps to record the meetings, it transcribes them and makes it possible to edit those recordings (to make sure that everything is correct or delete unnecessary parts of the meeting). This way the quality of the meeting is improved, its scope is widened and communication is much more effective. You should check out Gglot and all the possibilities Gglot offers in the field of transcribing. You can gain a lot out of it. Maybe a colleague came up with a great idea during your meeting’s brainstorm session, or perhaps some employees couldn’t attend the meeting. Whatever the reason, transcriptions of meetings allows employees to catch up and stay informed. Also, make sure to send out a copy of the transcript not just to the employees who missed the meeting, but to everyone who attended the meeting as well. That way they can also go back to transcriptions and see if they have overlooked any interesting ideas that can improve business.
Escolha os serviços de transcrição da Gglot e você terá no papel tudo o que foi dito em uma reunião.
9. Reuniões online
Uma grande mudança que temos que ajustar este ano é a mudança de nossas reuniões corporativas on-line, para novos ambientes (digitais). Como as reuniões online são uma obrigação em 2020, a alta tecnologia precisa fazer parte de nossas formas de comunicação. Existem muitas ferramentas que podem simplificar e melhorar as reuniões online. A chave é descobrir qual dessas ferramentas é certa para você. Mas tenha cuidado e não exagere. Lembre-se: ter muitos recursos é ótimo, mas se os participantes da reunião online não conseguirem descobrir como participar da reunião porque tudo está repleto de recursos, você pode acabar ficando sozinho! Há também outras coisas que você deve levar em consideração ao organizar uma reunião virtual: qualidade de áudio e vídeo (isso é de extrema importância), compartilhamento de tela (também um must have, especialmente se a reunião incluir uma apresentação), chat (que torna a comunicação possível, sem realmente interromper o fluxo da reunião), suporte a vários dispositivos (por exemplo, uma versão móvel de um software de webconferência) etc. Muitas dessas ferramentas são gratuitas, mas para algumas ferramentas você terá que pagar. Certifique-se de se informar sobre as diferentes possibilidades, escolha as que são fáceis de usar e tornar sua reunião on-line mais interessante e mais poderosa.
10. Peça feedback
É muito importante encontrar formas de tornar as reuniões sempre mais valiosas para todos os incluídos. Como organizar melhores reuniões corporativas? Uma maneira é perguntar aos participantes o que eles acharam de uma reunião e tentar aprender algo com suas respostas. Mantenha tudo o que era bom e mude as coisas que não eram. Uma simples pesquisa de feedback é uma ótima maneira de coletar informações sobre a reunião e, se você torná-la anônima, poderá obter resultados mais sinceros. Ouvir o que os participantes pensam pode apenas dar-lhe algumas ideias sobre como pode tornar as futuras reuniões ainda mais inclusivas e produtivas para todos.
Se você se informar e se você usar as ferramentas certas, você pode facilmente realizar uma reunião interessante. Experimente as nossas dicas, planeie e estruture a reunião, não a torne demasiado longa, comunique com os seus participantes, pense nas diferentes possibilidades que as novas tecnologias podem oferecer à sua empresa, tente ser criativo e peça feedback. As reuniões realmente não precisam ser chatas! Podem ser suculentos, inspiradores e produtivos.