Como tornar as reuniões de equipes virtuais eficazes?

Dicas para melhores reuniões virtuais

As reuniões são muito importante para o bom funcionamento de qualquer empresa séria. São importantes porque possibilitam que todos os membros da equipa estejam atualizados sobre o que é Acontecendo na empresa e em que direção as estratégias de desenvolvimento da empresa estão a dirigir-se. Além disso, as reuniões também são uma oportunidade para as equipes reunir e endireitar seus relacionamentos, ou simplesmente lembrar aos funcionários que Eles não estão sozinhos na empresa e que precisam funcionar em conjunto com seus colegas de trabalho.

Devido à pandemia, muitas empresas decidiram que seus funcionários deveriam trabalhar em casa por enquanto. Isso também significa que se tornou quase impossível conduzir as reuniões da forma como eram conduzidas antes. Por conseguinte, esta nova situação exige um ajustamento significativo. Mais uma vez, confiamos na tecnologia. Muitas ferramentas foram e estão sendo desenvolvidas para ajudar a facilitar a comunicação em tempos em que a comunicação presencial se tornou indesejável. E, de fato, as reuniões remotas estão se tornando nosso novo normal. O que antes era reservado apenas para reuniões não convencionais para colegas de trabalho que trabalham em diferentes países ou mesmo em continentes diferentes, agora se tornou a única maneira de conduzir uma reunião com John e Jim do outro lado do corredor. Mas esses meios de comunicação ainda enfrentam obstáculos. Analisaremos alguns dos problemas e tentaremos sugerir algumas formas possíveis de os ultrapassar.

Obstáculos das reuniões remotas

1. Diferença horária

Coordenar uma reunião virtual à distância pode significar lidar com vários fusos horários. Enquanto o colega de Nova Iorque ainda toma o seu café da manhã, o colega de trabalho em Pequim acaba de jantar antes da reunião e, assim que a reunião terminar, provavelmente trocará o fato por um pijama confortável.

2. Problemas técnicos

Muitas vezes acontece que as reuniões são interrompidas por causa de conexão inadequada, e isso pode criar diferentes problemas, por exemplo, a conhecida baixa qualidade de áudio / vídeo ou o muito detestado e mais dramático efeito de tela congelada. Além disso, as conversas podem ser interrompidas por ruídos de fundo irritantes. Outro problema técnico é que muitas reuniões são atrasadas e tempo é desperdiçado porque as pessoas têm problemas para fazer login e acessar as reuniões devido a problemas com o software.

3. Conversas naturais e conversa fiada

No início do A cada reunião presencial, as pessoas tendem a se envolver em conversa fiada, apenas para quebrar o gelo e ficar mais confortável. Em reuniões online isso é um pouco complicado, uma vez que a comunicação não é realmente natural e quando as pessoas falam simultaneamente (o que muitas vezes acontece na comunicação face a face), o ruído desconfortável é gerado e a conversa muitas vezes torna-se indiscernível. É por isso que as pessoas em reuniões virtuais tentam não interromper cada uma delas outros e vão direto ao tema. A consequência é que as reuniões tendem sempre a ser mais uma apresentação com não tanto contributo de outros participantes, especialmente se não forem feitas perguntas.

Como melhorar as reuniões virtuais

As mudanças inesperadas no ambiente de trabalho pode ser demais para todos. Simplesmente ajustando um poucas coisas, gestores e equipes podem se adaptar e aprender a superar algumas das Os obstáculos e as reuniões em linha podem tornar-se mais eficazes, produtivos e úteis. Neste ponto, vamos tentar dar-lhe algumas dicas sobre como a sua reunião remota pode acabam por ser um sucesso.

1. Escolha uma ferramenta de videoconferência

O primeiro ponto é escolher uma boa configuração técnica. Há uma abundância de tecnologia por aí que faz com que a reunião on-line funcione sem problemas. Se quiser mantê-lo mais tradicional, escolha Skype ou Google Hangouts. Por outro lado, o Zoom é uma plataforma de conferências mais moderna e hoje em dia extremamente popular. GotoMeeting foi construído especificamente para negócios e tem suas vantagens. Outras ferramentas que merecem destaque são: Join.me, UberConference e Slack. Todas essas ferramentas de comunicação são mais do que adequadas para reuniões remotas. Você precisará ver o que funciona melhor para sua empresa. Uma coisa importante a destacar é que, uma vez que você escolheu uma plataforma, você deve tentar se ater a ela e não alterá-la com frequência, porque isso confundirá seus colegas desnecessariamente.

2. Melhor hora para a reunião

Não parece difícil agendar uma reunião, mas certamente pode ser. Em um ambiente corporativo, você pode comparar a disponibilidade em sua lista de convites com diferentes ferramentas internas compartilhadas baseadas em nuvem. Que aspetos devem ser tidos em consideração? Feriados locais, horários das refeições e outros fatores regionais potenciais que podem colidir com sua reunião, especialmente se seus colegas moram do outro lado do mundo. Quando é possível, é sempre uma boa ideia agendar reuniões com muita antecedência, porque quanto mais aviso todos tiverem, é menos provável que os colegas tenham colisões.

3. Defina a agenda

Em primeiro lugar, você precisa ter em mente quanto tempo durará a reunião. Isto irá ajudá-lo a definir a estrutura da reunião.  O nosso conselho é: Escreva uma agenda! Estruture a reunião, pense nos principais pontos que precisam Para ser coberto e se ater a eles, anote os nomes da equipe participante membros e suas responsabilidades. Além disso, é uma boa prática que o funcionário é responsável pela reunião como uma espécie de mediador, para garantir que Todos cumprem a ordem do dia e que todos os pontos-chave são discutidos.

Uma boa prática é enviar a agenda a todos os participantes antes da reunião. Desta forma, todos podem preparar-se em conformidade.

4. Combata o ruído de fundo

Todos nós participamos de reuniões onde você podia ouvir toques inadequados, ruídos de trânsito altos ou o cachorro da família que estava excessivamente animado. Certifique-se de que todos os colegas sabem silenciar suas falas se houver ruído perturbador em segundo plano. No entanto, os colegas devem continuar a participar de mensagens de texto e manter seu feed de vídeo funcionando.

5. Lembre-se de cada membro da equipe

Nem todos os colegas são comunicativos e extrovertidos. Algumas pessoas simplesmente nunca dirão nada se não lhes for especificamente pedida a sua opinião. Isso não significa que esses colegas não tenham nada de valioso a acrescentar à reunião. Au contraire! O trabalho do mediador é também orientar a conversa e garantir que todos tenham a oportunidade de falar e fazer perguntas específicas até mesmo aos participantes silenciosos. Desta forma, todos estarão envolvidos na reunião e todos os colegas terão a possibilidade de dar o seu contributo. Se todos forem incentivados a participar, há uma chance maior de que a reunião virtual seja mais criativa e produtiva.

6. A conversão casual é uma vantagem

Quando trabalhamos a partir de casa, temos menos oportunidades de recuperar o atraso em relação aos colegas. Se o momento for adequado, a conversa fiada é mais do que bem-vinda mesmo no ambiente virtual. Uma boa abordagem seria reservar algum tempo adiantado em uma reunião remota para deixar os colegas conversarem. Ao adicionar um pouco de diversão às reuniões e possibilitar que os colegas se relacionem com os membros de sua equipe, talvez simplesmente perguntando Como foi o seu dia até agora? Os participantes da reunião se sentirão mais à vontade, relaxados e confortáveis. Desta forma, a sua presença será sentida no espaço virtual. Nunca subestime a importância de se sentir conectado como membro de uma equipe.

7. Peça avaliação

Desde a equipa virtual As reuniões já não são exceção, é importante ver o que funciona bem e o que não tem. Ninguém quer perder o seu tempo ou ter a sensação de que não estão a ser ouvidos. Isso gera frustração e rejeição da ideia que as reuniões online podem ser eficazes e úteis. Então, por que não perguntar ao participante para lhe dar feedback sobre a reunião?

Mesmo nas melhores circunstâncias, pedir às pessoas que se abram sobre seus pensamentos e sentimentos pode ser difícil. Talvez os seus colegas estejam mais abertos a responder a uma sondagem, especialmente se essa sondagem for anónima, pode ser mais fácil para eles serem mais sinceros nesse caso. É crucial agir de acordo com o feedback dado e, pelo menos, tentar melhorar os pontos que não foram rotulados como bons. As reuniões remotas não são fáceis de organizar e as críticas construtivas podem ser de grande ajuda para as futuras.

8. Gravar e transcrever a reunião

Se procura um bom fornecedor de serviços de transcrição, recorra à Gglot

As reuniões presenciais não são perfeitas e têm algumas desvantagens, e as reuniões online partilham a maioria delas. Além disso, eles vêm com seus próprios problemas únicos. Você não precisa se contentar com reuniões improdutivas que desperdiçam o tempo de todos, mas pode usar reuniões virtuais para se manter informado, produtivo, criativo e conectado com seus colegas. Experimente alguns dos conselhos listados acima: escolha a ferramenta certa, defina um bom horário para a reunião, anote a agenda, enfrente ruídos de fundo, mantenha todos envolvidos, incentive conversas casuais, peça feedback e, por último, mas não menos importante, grave a reunião e transcreva-a. Esperamos que você crie um ambiente de reunião virtual excecional para sua equipe!