2021 के लिए शीर्ष कॉर्पोरेट मीटिंग रुझान

2021 में कॉर्पोरेट बैठकें

कॉर्पोरेट मीटिंग आपके व्यवसाय को बेहतर बनाने का एक अच्छा तरीका है। एक कॉर्पोरेट बैठक में, कर्मचारियों को कंपनी में समाचारों के बारे में सूचित किया जाता है, होने वाली समस्याओं पर चर्चा की जाती है और हल किया जाता है, नए विचार विकसित होते हैं और सहकर्मियों को एक दूसरे से जुड़ने की संभावना होती है। उनके महत्व के बावजूद, कर्मचारियों के बीच बैठकें वास्तव में लोकप्रिय नहीं हैं। उन्हें अक्सर समय के भक्षक के रूप में माना जाता है जो कंपनी के लिए उतना फायदेमंद नहीं है, क्योंकि वे ज्यादातर समय तत्काल परिणाम प्रदान नहीं करते हैं। लेकिन जरूरी नहीं कि ऐसा ही हो। बैठकें बहुत उत्पादक हो सकती हैं और कंपनी के लिए मूल्य जोड़ सकती हैं।

इस लेख में हम निश्चित रूप से आपको बैठकों की विशाल दुनिया के बारे में कुछ जानकारी देंगे। हो सकता है कि आपको उन्हें संचालित करने के कुछ दिलचस्प, नए तरीके मिलें और उबाऊ, अप्रभावी बैठकों के जाल से निपटने के लिए कुछ सुझावों को लागू करने पर विचार करें!

1. क्या यह वास्तव में आवश्यक है?

सबसे पहले, अपने आप से पूछें: क्या हमें वास्तव में यह बैठक करने की ज़रूरत है? क्या यह कुछ कर्मचारियों का समय बर्बाद करेगा? यदि आपको नहीं लगता कि उपस्थित लोगों को इससे कुछ महत्वपूर्ण मिलेगा, तो इसे रद्द करने पर विचार करें। ऐसे समय होते हैं जब कोई मीटिंग ईमेल थ्रेड के रूप में बेहतर काम करती है।

दूसरी ओर, यदि आप तय करते हैं कि यह बैठक होनी चाहिए और कर्मचारियों को इससे लाभ होगा, तो यह समय है कि आप बैठक के प्रकार की घोषणा करें: क्या आप कर्मचारियों को कुछ के बारे में सूचित करने जा रहे हैं, क्या आप नए विचार विकसित कर रहे हैं या करते हैं आपको निर्णय लेने की आवश्यकता है। इसके अलावा, उपस्थित लोगों के साथ यह संवाद करना महत्वपूर्ण है, ताकि वे जान सकें कि क्या उम्मीद करनी है।

2. आला खोजें

आला बैठकें बेहद लोकप्रिय हो रही हैं। वे बैठकें हैं जो विशिष्ट हैं और उनके ध्यान में एक विशिष्ट विषय या समस्या है। वे बैठकें चलन में हैं, क्योंकि वे सटीक हैं और वे एक विषय के विवरण में जाती हैं। आज की तेज गति वाली दुनिया में कर्मचारी अपना समय उन चीजों पर बर्बाद करना पसंद नहीं करते हैं जो वे पहले से जानते हैं या जो उनके लिए महत्वपूर्ण नहीं हैं। यदि वे एक आला बैठक में भाग लेते हैं, तो उन्हें वह मिलेगा जो वे उम्मीद करते हैं और वे अपनी ऊर्जा और समय को किसी ऐसी चीज़ पर केंद्रित कर सकते हैं जो वास्तव में उनके लिए महत्वपूर्ण या दिलचस्प हो।

3. इसे संक्षिप्त करें

जैसा कि हमने उल्लेख किया है, बैठकें महान हैं: वे कर्मचारियों को जोड़ती हैं, बॉक्स के बाहर सोचने में मदद करती हैं, समस्याओं का समाधान करती हैं। लेकिन बैठक बहुत समय लेने वाली नहीं होनी चाहिए। वे छोटे और मीठे होने चाहिए! यहां, एक बार फिर, संगठन और संरचना महत्वपूर्ण हैं: बैठक को अच्छी तरह से नियोजित किया जाना चाहिए और इसके लिए एक सिर और एक पूंछ होनी चाहिए। यदि नहीं, तो वे बहुत लंबे समय तक चलेंगे और लोगों को शायद सतर्क रहना मुश्किल होगा क्योंकि वे बस किसी बिंदु पर ऊब जाएंगे। सामान्य तौर पर, उपस्थित लोग पूरी तरह से एक बैठक पर ध्यान केंद्रित नहीं करते हैं और जब वे एक बैठक में होते हैं तो वे एक साथ अन्य काम करते हैं। तो, हमारा सुझाव है कि इसे संक्षिप्त, जीवंत और करामाती बनाया जाए। इस तरह, लोगों की दिलचस्पी बढ़ेगी और आप पर उनका ध्यान जाएगा। कौन जाने, अगर आप भाग्यशाली रहे, तो शायद वे अपना फोन भी हटा दें।

4. संचार महत्वपूर्ण है

व्यापार जगत में व्यक्तिगत संचार प्रचलन में है। आज की कंपनियां प्रश्नोत्तर सत्रों से बचते हैं जो अतीत में एक आदर्श थे। एक प्रश्नोत्तर सत्र आम तौर पर एक बैठक के अंत में उपस्थित लोगों के लिए प्रश्न पूछने के लिए अलग रखा गया समय होता है। लेकिन जैसा कि हमने कहा कि यह पैटर्न अब दिलचस्प नहीं है और आपको अपने सहकर्मियों/कर्मचारियों के साथ संचार के लिए एक अधिक आधुनिक दृष्टिकोण पर विचार करना चाहिए। हम एक व्यक्तिगत स्पर्श का चयन कर रहे हैं जो अंत में सभी को अधिक खुला और आराम से रहने की अनुमति देता है। इसके अलावा, यह केवल कर्मचारियों तक ही सीमित नहीं है। कॉस्ट्यूमर्स के लिए एक अधिक व्यक्तिगत दृष्टिकोण भी महत्वपूर्ण है और यह कंपनी को और अधिक लोकप्रिय बनाता है, सोशल मीडिया पर अनुयायियों की संख्या को बढ़ाता है और बेहतर व्यावसायिक परिणाम संभव बनाता है।

5. दृश्य पहलू

एक बैठक की सामग्री और लंबाई केवल सोचने वाली चीजें नहीं हैं। आपको सौन्दर्यात्मक पहलू पर भी कुछ विचार करना चाहिए: बैठक कहाँ होती है? कैसा माहौल है? सबसे पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका मीटिंग स्थान व्यवसाय के लिए उपयुक्त है। सम्मेलन का वातावरण सुखद होना चाहिए और कमरे का तापमान पर्याप्त होना चाहिए। यदि लोग सहज महसूस करते हैं तो इस बात की अधिक संभावना है कि बैठक को सफल माना जाएगा। साथ ही, उपस्थित लोगों के पास पर्याप्त जगह और व्यक्तिगत स्थान होना चाहिए।

यदि आप कोई प्रेजेंटेशन दे रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रेजेंटेशन का डिज़ाइन भी कंपनी के ब्रांड और मूल्यों को दर्शाता है। यह शायद इतना महत्वपूर्ण नहीं लगता है, लेकिन यह एक निश्चित संदेश भेजेगा और एक छाप छोड़ेगा। यह छोटी चीजें हैं जो मायने रखती हैं।

6. प्रौद्योगिकी

सबसे अधिक संभावना है कि आपको बैठक में प्रौद्योगिकी का उपयोग करना होगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि इंटरनेट कनेक्शन निर्दोष और तेज़ है, प्रोजेक्टर बिना किसी समस्या के काम कर रहे हैं। एक आधुनिक कंपनी में, उच्च तकनीक वाले उपकरण शीर्ष पर होने चाहिए! तकनीकी मुद्दों को होने से पूरी तरह से रोकना कठिन है, लेकिन आप तकनीकी आश्चर्य की संभावना को कम करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास कर सकते हैं। सब कुछ पहले से जांचने के लिए बस समय निकालें।

7. संकट प्रबंधन

किसी भी कंपनी में कुछ बिंदु पर समस्याएं उत्पन्न होंगी और इसे रोकना मुश्किल है। सहकर्मियों के बीच भी तनाव एक आम समस्या है, खासकर चुनौतीपूर्ण और तनावपूर्ण समय में। चीजें बस ऐसी ही होती हैं! कॉर्पोरेट बैठकें उस ओवर को सुचारू करने और कर्मचारियों के बीच बंधन को सीधा करने में मदद कर सकती हैं। इस प्रकार, आज के व्यवसाय संकट प्रबंधन में निवेश कर रहे हैं और यह फल देता है।

8. आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई)

मीटिंग में AI तकनीक का बहुत ज़्यादा इस्तेमाल किया जा रहा है और यह सबसे महत्वपूर्ण संचार तकनीकों में से एक बन गई है। लेकिन जब हम मीटिंग में AI तकनीक का ज़िक्र करते हैं तो हम वास्तव में किस बारे में बात कर रहे होते हैं? आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस मीटिंग को रिकॉर्ड करने में मदद करता है, उन्हें ट्रांसक्राइब करता है और उन रिकॉर्डिंग को एडिट करना संभव बनाता है (यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सही है या मीटिंग के अनावश्यक हिस्सों को हटा दें)। इस तरह मीटिंग की गुणवत्ता में सुधार होता है, इसका दायरा बढ़ता है और संचार बहुत ज़्यादा प्रभावी होता है। आपको Gglot और ट्रांसक्राइबिंग के क्षेत्र में Gglot द्वारा पेश की जाने वाली सभी संभावनाओं को देखना चाहिए। आप इससे बहुत कुछ हासिल कर सकते हैं। हो सकता है कि आपकी मीटिंग के विचार-मंथन सत्र के दौरान किसी सहकर्मी को कोई बढ़िया विचार आया हो या शायद कुछ कर्मचारी मीटिंग में शामिल न हो पाए हों। कारण जो भी हो, मीटिंग के ट्रांसक्रिप्शन से कर्मचारियों को जानकारी मिलती है और वे अपडेट रहते हैं। साथ ही, ट्रांसक्रिप्ट की एक कॉपी सिर्फ़ उन कर्मचारियों को ही न भेजें जो मीटिंग में शामिल नहीं हुए, बल्कि मीटिंग में शामिल होने वाले सभी लोगों को भी भेजें। इस तरह वे ट्रांसक्रिप्शन पर वापस जा सकते हैं और देख सकते हैं कि क्या उन्होंने कोई ऐसा दिलचस्प विचार अनदेखा किया है जो व्यवसाय को बेहतर बना सकता है।

जीग्लोट की ट्रांसक्रिप्शन सेवाएं चुनें और आपके पास बैठक में कही गई सभी बातें कागज पर होंगी।

9. ऑनलाइन बैठकें

एक बड़ा बदलाव जिसे हमें इस साल के साथ समायोजित करना है, वह है हमारी कॉर्पोरेट मीटिंग्स को ऑनलाइन, नए (डिजिटल) वातावरण में ले जाना। चूंकि 2020 में ऑनलाइन मीटिंग बहुत जरूरी है, इसलिए हाई-टेक को संवाद करने के हमारे तरीकों का हिस्सा बनने की जरूरत है। ऐसे कई टूल हैं जो ऑनलाइन मीटिंग को सरल और बेहतर बना सकते हैं। कुंजी यह पता लगा रही है कि इनमें से कौन सा टूल आपके लिए सही है। लेकिन सावधान रहें और इसे ज़्यादा न करें। याद रखें: बहुत सारी सुविधाएँ होना बहुत अच्छा है, लेकिन अगर ऑनलाइन मीटिंग अटेंडीज़ यह नहीं समझ पा रहे हैं कि मीटिंग में कैसे शामिल हों क्योंकि सब कुछ सुविधाओं से भरा हुआ है, तो आप अंत में अकेले रह सकते हैं! वर्चुअल मीटिंग आयोजित करते समय आपको अन्य बातों पर भी ध्यान देना चाहिए: ऑडियो और वीडियो की गुणवत्ता (यह अत्यंत महत्वपूर्ण है), स्क्रीन शेयरिंग (भी एक होना चाहिए, खासकर अगर मीटिंग में एक प्रस्तुति शामिल है), चैट (जो संचार करता है) संभव है, मीटिंग के प्रवाह को वास्तव में बाधित किए बिना), मल्टी-डिवाइस समर्थन (उदाहरण के लिए, वेब कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर का एक मोबाइल संस्करण) आदि। उनमें से कई टूल निःशुल्क हैं, लेकिन कुछ टूल के लिए आपको भुगतान करना होगा। अपने आप को विभिन्न संभावनाओं के बारे में सूचित करना सुनिश्चित करें, जो उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं उन्हें चुनें और अपनी ऑनलाइन मीटिंग को और अधिक रोचक और अधिक शक्तिशाली बनाएं।

10. प्रतिक्रिया के लिए पूछें

बैठक में शामिल सभी लोगों के लिए हमेशा अधिक मूल्यवान बनाने के तरीके खोजना बहुत महत्वपूर्ण है। बेहतर कॉर्पोरेट बैठकें कैसे आयोजित करें? एक तरीका यह है कि उपस्थित लोगों से पूछें कि वे बैठक के बारे में क्या सोचते हैं और उनके उत्तरों से कुछ सीखने का प्रयास करें। वह सब कुछ रखें जो अच्छा था और जो नहीं था उसे बदल दें। एक साधारण प्रतिक्रिया सर्वेक्षण बैठक के बारे में जानकारी एकत्र करने का एक शानदार तरीका है और यदि आप इसे गुमनाम कर देते हैं तो आपको अधिक ईमानदार परिणाम मिल सकते हैं। यह सुनकर कि उपस्थित लोग क्या सोचते हैं, आपको बस कुछ विचार मिल सकते हैं कि आप भविष्य की बैठकों को सभी के लिए और भी अधिक समावेशी और उत्पादक कैसे बना सकते हैं।

यदि आपको सूचित किया जाता है और यदि आप सही उपकरणों का उपयोग करते हैं तो आप आसानी से एक दिलचस्प बैठक आयोजित कर सकते हैं। हमारी युक्तियों को आज़माएं, बैठक की योजना बनाएं और संरचना करें, इसे बहुत लंबा न बनाएं, अपने उपस्थित लोगों के साथ संवाद करें, विभिन्न संभावनाओं के बारे में सोचें जो नई तकनीक आपकी कंपनी को पेश कर सकती है, रचनात्मक होने का प्रयास करें और प्रतिक्रिया मांगें। बैठकें वास्तव में उबाऊ नहीं हैं! वे रसदार, प्रेरक और उत्पादक हो सकते हैं।