Como facer efectivas as reunións de equipos virtuais?

Consellos para mellores reunións virtuais

As reunións son moi importantes para o bo funcionamento de calquera empresa seria. Son importantes porque permiten que cada membro do equipo estea ao día do que está a suceder na empresa e da dirección que van as estratexias de desenvolvemento da empresa. Ademais, as reunións tamén son unha oportunidade para que os equipos reúnan e endereicen as súas relacións, ou simplemente lles recorden aos empregados que non están sós na empresa e que necesitan traballar xunto cos seus compañeiros de traballo.

Debido á pandemia, moitas empresas decidiron que os seus empregados deberían traballar desde casa polo momento. Iso tamén significa que se fixo case imposible levar a cabo as reunións como se facían antes. Polo tanto, esta nova situación require un axuste importante. Unha vez máis, confiamos na tecnoloxía. Moitas ferramentas teñen e están a ser desenvolvidas para axudar a facilitar a comunicación en momentos nos que a comunicación en persoa se volveu indesexable. E, de feito, as reunións a distancia estanse a converter na nosa nova normalidade. O que antes estaba reservado só para reunións non convencionais para compañeiros de traballo que traballaban en diferentes países ou mesmo en diferentes continentes converteuse agora na única forma de levar a cabo unha reunión con John e Jim ao outro lado do corredor. Pero tales medios de comunicación aínda se enfrontan a obstáculos. Analizaremos algúns dos problemas e tentaremos suxerir algunhas formas posibles de superalos.

Obstáculos das reunións a distancia

1. Diferenza horaria

Coordinar unha reunión virtual de longa distancia pode significar facer fronte a varios fusos horarios. Mentres o colega de Nova York aínda está tomando o seu café da mañá, o compañeiro de traballo en Pequín acaba de cear antes da reunión e, en canto remate a reunión, probablemente cambie o traxe por un pixama cómodo.

2. Problemas técnicos

Adoita ocorrer que a reunión se interrompe por mor dunha conexión inadecuada, e isto pode xerar diferentes problemas, por exemplo a coñecida baixa calidade de audio/vídeo ou o efecto de pantalla conxelado, que tanto desagrada e máis dramático. Ademais, as conversas poden verse interrompidas por ruídos de fondo molestos. Outro problema técnico é que se atrasan moitas reunións e se perde tempo porque a xente ten problemas para iniciar sesión e acceder ás reunións debido a problemas co software.

3. Conversas naturais e charlas

Ao comezo de cada reunión cara a cara, a xente adoita participar en pequenas conversacións, só para romper o xeo e sentirse máis cómodo. Nas reunións en liña isto é un pouco complicado, xa que a comunicación non é realmente natural e cando a xente fala de forma simultánea (o que adoita ocorrer na comunicación cara a cara), xérase un ruído incómodo e moitas veces a conversa faise indiscernible. É por iso que as persoas das reunións virtuais tratan de non interromperse e van directamente ao tema. A consecuencia é que as reunións remotas sempre adoitan ser máis unha presentación con non tanto aporte doutros participantes, especialmente se non se fan preguntas.

Como mellorar as reunións virtuais

Os cambios inesperados no ambiente de traballo poden ser demasiado para todos. Simplemente axustando algunhas cousas, os xestores e os equipos poden adaptarse e aprender a superar algúns dos obstáculos e as reunións en liña poden facerse máis efectivas, produtivas e útiles. Neste punto, tentaremos darche algúns consellos sobre como a túa reunión remota pode resultar un éxito.

1. Escolla unha ferramenta de videoconferencia

O primeiro punto é escoller unha boa configuración técnica. Hai unha abundancia de tecnoloxía que fai que a reunión en liña funcione sen problemas. Se queres mantelo máis tradicional escolle Skype ou Google Hangouts. Por outra banda, Zoom é unha plataforma de conferencias máis moderna e moi popular hoxe en día. GotoMeeting foi creado especialmente para empresas e ten as súas vantaxes. Outras ferramentas que merecen mención son: Join.me, UberConference e Slack. Todas estas ferramentas de comunicación son máis que boas para reunións remotas. Deberás ver o que funciona mellor para a túa empresa. Unha cousa importante a destacar é que unha vez que elixis unha plataforma debes tratar de aterrarte a ela e non cambiala a miúdo, xa que confundirá aos teus compañeiros innecesariamente.

2. Mellor momento para a reunión

Non parece difícil programar unha reunión, pero seguro que pode serlo. Nunha configuración corporativa podes comparar a dispoñibilidade na túa lista de invitacións con diferentes ferramentas internas compartidas baseadas na nube. Que cousas hai que ter en conta? Festivos locais, horarios de comidas e outros posibles factores rexionais que poden chocar coa túa reunión, especialmente se os teus colegas viven no outro lado do globo. Cando sexa posible, sempre é unha boa idea programar reunións con moita antelación, porque canto máis aviso teña todos, é menos probable que os compañeiros teñan colisións.

3. Establece a axenda

En primeiro lugar, cómpre ter en conta o tempo que durará a reunión. Isto axudarache a definir a estrutura da reunión. O noso consello é: escribe unha axenda! Estruturar a reunión, pensar nos puntos principais que hai que tratar e aterse a eles, anotar os nomes dos membros do equipo participantes e as súas responsabilidades. Ademais, é unha boa práctica que un empregado se encargue da reunión como unha especie de mediador, para asegurarse de que todos se atenden á axenda e de que se discutan todos os puntos clave.

Unha boa práctica é enviar a axenda a todos os participantes antes da reunión. Deste xeito, todos poden prepararse en consecuencia.

4. Combate o ruído de fondo

Todos participamos en reunións nas que se podía escoitar teléfonos de chamada inadecuados, ruídos de tráfico ou o can da familia que estaba demasiado emocionado. Asegúrate de que todos os compañeiros saben que deben silenciar as súas liñas se hai ruído que distrae no fondo. Non obstante, os compañeiros deben seguir participando nas mensaxes de texto e manter a súa fonte de vídeo en funcionamento.

5. Lembra sobre cada membro do equipo

Non todos os compañeiros son comunicativos e extrovertidos. Algunhas persoas nunca dirán nada se non se lles pide especificamente a súa opinión. Iso non significa que eses compañeiros non teñan nada valioso que engadir á reunión. ¡Ao contrario! O traballo do mediador tamén é guiar a conversación e asegurarse de que todos teñan a oportunidade de falar e de facer preguntas específicas incluso aos participantes silenciosos. Deste xeito, todos participarán na reunión e todos os compañeiros teñen a posibilidade de aportar a súa opinión. Se todos se animan a participar, hai máis posibilidades de que a reunión virtual sexa máis creativa e produtiva.

6. A conversión casual é unha vantaxe

Cando traballamos desde casa, temos menos oportunidades de poñernos ao día cos compañeiros. Se o tempo é apropiado, as pequenas conversacións son máis que benvidas incluso no entorno virtual. Un bo enfoque sería reservar un tempo antes dunha reunión remota para que os compañeiros de traballo chaten. Engadindo un pouco de diversión ás reunións e facendo posible que os compañeiros establezan un vínculo cos membros do seu equipo, quizais simplemente preguntando Como foi o teu día ata agora? os participantes da reunión sentiranse máis cómodos, relaxados e cómodos. Deste xeito a súa presenza farase sentir no espazo virtual. Nunca subestime a importancia de sentirse conectado como membro dun equipo.

7. Solicitar avaliación

Dado que as reunións virtuais do equipo xa non son unha excepción, é importante ver o que funciona ben e o que non. Ninguén quere perder o tempo nin ter a sensación de non ser escoitado. Iso xera frustración e rexeitamento á idea de que as reunións en liña poden ser eficaces e útiles. Entón, por que non lle pides ao participante que che dea comentarios sobre a reunión?

Mesmo nas mellores circunstancias, pedirlle á xente que se abran sobre os seus pensamentos e sentimentos pode ser difícil. Quizais os teus compañeiros estean máis abertos a responder a unha enquisa, especialmente se esa enquisa é anónima, quizais sexa máis fácil que sexan máis sinceros nese caso. É fundamental actuar sobre os comentarios dados e polo menos tratar de mellorar os puntos que non foron etiquetados como bos. As reunións a distancia non son fáciles de organizar e as críticas construtivas poden ser de gran axuda para as futuras.

8. Gravar e transcribir a reunión

Algunha vez pensaches en gravar a túa reunión virtual? Isto converteuse nunha práctica moi estendida e non sen razón. Axuda aos empregados que perderon a reunión xa que teñen a posibilidade de escoitala despois e manterse ao día. Os equipos virtuais exitosos tamén adoitan contratar servizos de transcrición para transcribir as gravacións. A transcrición aforra un tempo valioso dos empregados, porque non teñen que escoitar toda a reunión gravada para descubrir o que está a suceder. Todo o que teñen que facer é botar unha ollada ás transcricións e ler atentamente as partes clave para que poidan aforrar tempo e aínda saber o que está a suceder. Se estás a buscar un bo provedor de servizos de transcrición, consulta Gglot. Podemos axudarche a mellorar a túa reunión virtual, para que teña un maior impacto en todos os participantes.

As reunións cara a cara non son perfectas e teñen algunhas desvantaxes, e as reunións en liña comparten a maioría delas. Ademais, veñen cos seus propios problemas únicos. Non tes que conformarte con reunións improdutivas que perden o tempo a todos, pero podes usar reunións virtuais para manterte informado, produtivo, creativo e conectado cos teus colegas. Proba algúns dos consellos enumerados anteriormente: elixe a ferramenta correcta, establece un bo momento para a reunión, anota a axenda, aborda os ruídos de fondo, mantén a todos comprometidos, fomenta a conversación casual, solicita comentarios e, por último, pero non menos importante, grava a reunión. e conseguir que se transcriba. Esperamos que crees un ambiente de reunión virtual excepcional para o teu equipo.