Hoe maak je vergaderingen van virtuele teams effectief?

Tips voor betere virtuele vergaderingen

Vergaderingen zijn erg belangrijk voor het goed functioneren van elk serieus bedrijf. Ze zijn belangrijk omdat ze het voor elk teamlid mogelijk maken om op de hoogte te zijn van wat er speelt in het bedrijf en in welke richting de ontwikkelingsstrategieën van het bedrijf uitgaan. Bovendien zijn vergaderingen ook een gelegenheid voor teams om hun relaties te verzamelen en op orde te brengen, of om werknemers er simpelweg aan te herinneren dat ze niet de enige zijn in het bedrijf en dat ze samen met hun collega's moeten functioneren.

Vanwege de pandemie hebben veel bedrijven besloten dat hun werknemers voorlopig thuis moeten werken. Dat betekent ook dat het bijna onmogelijk is geworden om vergaderingen te houden zoals ze voorheen werden gehouden. Daarom vereist deze nieuwe situatie een aanzienlijke aanpassing. Nogmaals, we vertrouwen op technologie. Veel tools zijn en worden ontwikkeld om de communicatie te vergemakkelijken in tijden waarin persoonlijke communicatie ongewenst is geworden. En inderdaad, vergaderingen op afstand worden onze nieuwe norm. Wat ooit alleen was gereserveerd voor onconventionele bijeenkomsten voor collega's die in verschillende landen of zelfs op verschillende continenten werkten, is nu de enige manier geworden om een ontmoeting met John en Jim aan de andere kant van de gang te houden. Maar dergelijke communicatiemiddelen worden nog steeds met obstakels geconfronteerd. We zullen enkele van de problemen onderzoeken en proberen enkele mogelijke manieren voor te stellen om ze op te lossen.

Obstakels van vergaderingen op afstand

1. Tijdsverschil

Het coördineren van een virtuele vergadering over lange afstanden zou kunnen betekenen dat u met meerdere tijdzones moet omgaan. Terwijl de collega uit New York nog aan zijn ochtendkoffie nipt, heeft de collega in Peking net gegeten voor de vergadering en zodra de vergadering is afgelopen, zal hij waarschijnlijk zijn pak omkleden voor een comfortabele pyjama.

2. Technische problemen

Het komt vaak voor dat de vergadering wordt onderbroken vanwege een onvoldoende verbinding, en dit kan verschillende problemen veroorzaken, bijvoorbeeld de bekende lage audio- / videokwaliteit of het veel afkeurende en meer dramatische bevroren schermeffect. Ook kunnen gesprekken worden verstoord door vervelende achtergrondgeluiden. Een ander technisch probleem is dat veel vergaderingen worden vertraagd en tijd wordt verspild omdat mensen problemen hebben met inloggen en toegang krijgen tot de vergaderingen door problemen met de software.

3. Natuurlijke gesprekken en geklets

Aan het begin van elke persoonlijke ontmoeting hebben mensen de neiging om kleine praatjes te maken, gewoon om het ijs te breken en zich meer op hun gemak te voelen. In online vergaderingen is dit een beetje lastig, aangezien de communicatie niet echt natuurlijk is en wanneer mensen tegelijkertijd praten (wat vaak gebeurt in face-to-face communicatie), wordt er ongemakkelijke ruis gegenereerd en wordt het gesprek vaak onmerkbaar. Daarom proberen mensen in virtuele bijeenkomsten elkaar niet te onderbreken en gaan ze meteen naar het onderwerp. Het gevolg is dat bijeenkomsten op afstand altijd meer een presentatie zijn met niet zo veel input van andere deelnemers, vooral als er geen vragen worden gesteld.

Hoe virtuele vergaderingen te verbeteren

De onverwachte veranderingen in de werkomgeving kunnen voor iedereen teveel zijn. Door simpelweg een paar dingen aan te passen, kunnen managers en teams zich aanpassen en leren hoe ze een aantal obstakels kunnen overwinnen en kunnen onlinevergaderingen effectiever, productiever en nuttiger worden. Op dit punt zullen we proberen u enkele tips te geven over hoe uw vergadering op afstand een succes kan worden.

1. Kies een tool voor videoconferenties

Het eerste punt is om een goede technische opstelling te kiezen. Er is een overvloed aan technologie die ervoor zorgt dat de online vergadering soepel verloopt. Als je het meer traditioneel wilt houden, kies dan voor Skype of Google Hangouts. Aan de andere kant is Zoom een moderner en tegenwoordig extreem populair vergaderplatform. GotoMeeting is speciaal gebouwd voor bedrijven en heeft zo zijn voordelen. Andere tools die het vermelden waard zijn, zijn: Join.me, UberConference en Slack. Al deze communicatiemiddelen zijn meer dan prima voor vergaderingen op afstand. U moet zien wat het beste werkt voor uw bedrijf. Een belangrijk ding om te benadrukken is dat als je eenmaal een platform hebt gekozen, je moet proberen eraan vast te houden en het niet vaak te veranderen, want het zal je collega's onnodig verwarren.

2. Beste tijd voor de vergadering

Het lijkt niet moeilijk om een afspraak te maken, maar dat kan het zeker zijn. In een zakelijke omgeving kunt u de beschikbaarheid van uw uitnodigingslijst vergelijken met verschillende interne gedeelde cloudgebaseerde tools. Waar moet rekening mee worden gehouden? Lokale feestdagen, maaltijden en andere potentiële regionale factoren die met uw vergadering kunnen botsen, vooral als uw collega's aan de andere kant van de wereld wonen. Wanneer het kan, is het altijd een goed idee om ver van tevoren te vergaderen, want hoe meer iedereen opmerkt, hoe kleiner de kans dat collega's aanrijdingen krijgen.

3. Stel de agenda op

Allereerst moet u in gedachten houden hoe lang de vergadering zal duren. Dit zal u helpen om de structuur van de vergadering vast te stellen. Ons advies is: schrijf een agenda! Structureer de vergadering, denk na over de belangrijkste punten die moeten worden behandeld en houd u eraan, noteer de namen van de deelnemende teamleden en hun verantwoordelijkheden. Het is ook een goede gewoonte dat één medewerker de leiding heeft over de vergadering als een soort bemiddelaar, om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de agenda houdt en dat alle kernpunten worden besproken.

Een goede gewoonte is om de agenda vóór de vergadering naar alle deelnemers te sturen. Op die manier kan iedereen zich daarop voorbereiden.

4. Achtergrondgeluid aanpakken

We hebben allemaal deelgenomen aan bijeenkomsten waar je ongepaste beltelefoons, luide verkeersgeluiden of de familiehond die overdreven opgewonden was, kon horen. Zorg ervoor dat elke collega weet dat hij zijn of haar lijnen moet dempen als er storende geluiden op de achtergrond zijn. Desalniettemin moeten de collega's blijven deelnemen via sms-berichten en hun videofeed draaiende houden.

5. Onthoud over elk teamlid

Niet alle collega's zijn communicatief en extravert. Sommige mensen zullen gewoon nooit iets zeggen als ze niet specifiek om hun mening gevraagd worden. Dat betekent niet dat die collega's niets waardevols hebben om aan de vergadering toe te voegen. In tegendeel! De taak van de mediator is ook om het gesprek te begeleiden en ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om te spreken en om zelfs de stille deelnemers specifieke vragen te stellen. Zo wordt iedereen betrokken bij de bijeenkomst en hebben alle collega's de mogelijkheid om hun input te geven. Als iedereen wordt aangemoedigd om mee te doen, is de kans groter dat de virtuele bijeenkomst creatiever en productiever wordt.

6. Casual conversie is een pluspunt

Als we thuis werken, hebben we minder mogelijkheden om bij te praten met collega's. Als de tijd daarvoor geschikt is, zijn koetjes en kalfjes zelfs in de virtuele omgeving meer dan welkom. Een goede benadering zou zijn om van tevoren wat tijd te reserveren voor een vergadering op afstand om de collega's te laten praten. Door een beetje plezier toe te voegen aan de vergaderingen en het voor de collega's mogelijk te maken om een band met hun teamleden te creëren, misschien door simpelweg te vragen hoe was je dag tot nu toe? deelnemers aan de vergadering zullen zich meer op hun gemak, ontspannen en comfortabel voelen. Zo wordt hun aanwezigheid voelbaar in de virtuele ruimte. Onderschat nooit het belang van een verbonden gevoel als lid van een team.

7. Vraag om evaluatie

Aangezien virtuele teamvergaderingen geen uitzondering meer zijn, is het belangrijk om te kijken wat goed werkt en wat niet. Niemand wil zijn tijd verspillen of het gevoel hebben niet gehoord te worden. Dat zorgt voor frustratie en afwijzing van het idee dat onlinevergaderingen effectief en nuttig kunnen zijn. Dus waarom zou u de deelnemer niet vragen om u feedback te geven over de bijeenkomst?

Zelfs onder de beste omstandigheden kan het moeilijk zijn om mensen te vragen hun gedachten en gevoelens te delen. Misschien zullen uw collega's meer openstaan voor het beantwoorden van een peiling, vooral als die peiling anoniem is, kan het voor hen gemakkelijker zijn om oprechter te zijn in dat geval. Het is cruciaal om op de gegeven feedback te reageren en in ieder geval te proberen de punten te verbeteren die niet als goed werden bestempeld. Bijeenkomsten op afstand zijn niet eenvoudig te organiseren en opbouwende kritiek kan een grote hulp zijn voor de toekomstige.

8. Neem de vergadering op en schrijf deze uit

Heeft u er ooit aan gedacht om uw virtuele vergadering op te nemen? Dit is een wijdverbreide praktijk geworden, en niet zonder reden. Het helpt medewerkers die de vergadering hebben gemist, omdat ze de mogelijkheid hebben om deze achteraf terug te luisteren en op de hoogte te blijven. Succesvolle virtuele teams huren ook vaak transcriptiediensten in om de opnames te transcriberen. Transcriptie bespaart kostbare tijd van de medewerkers, omdat ze niet de hele opgenomen vergadering hoeven te beluisteren om erachter te komen wat er aan de hand is. Het enige wat ze hoeven te doen is de transcripties bekijken en de belangrijkste delen zorgvuldig lezen, zodat ze tijd kunnen besparen en toch weten wat er aan de hand is. Als u op zoek bent naar een goede transcriptiedienstverlener, wendt u dan tot Gglot. Wij kunnen u helpen uw virtuele bijeenkomst te verbeteren, zodat deze een grotere impact heeft op alle deelnemers.

Persoonlijke vergaderingen zijn niet perfect en ze hebben een aantal nadelen, en online vergaderingen delen de meeste daarvan. Bovendien komen ze met hun eigen unieke problemen. U hoeft geen genoegen te nemen met onproductieve vergaderingen die ieders tijd verspillen, maar u kunt virtuele vergaderingen gebruiken om op de hoogte, productief, creatief en verbonden te blijven met uw collega's. Probeer een aantal van de bovenstaande adviezen: kies de juiste tool, maak een goede tijd voor de vergadering, schrijf de agenda op, pak achtergrondgeluiden aan, houd iedereen betrokken, moedig een informeel gesprek aan, vraag om feedback en, last but not least, neem de vergadering op en laat het transcriberen. We hopen dat u een uitzonderlijke virtuele vergaderomgeving voor uw team creëert!