Uso da transcrição em investigações internas

A transcrição pode ser útil para a investigação interna?

Uma investigação interna desempenha um papel importante em um sistema de segurança eficiente da empresa. Eles são conduzidos por uma variedade de razões, mas o principal objetivo de tal investigação é descobrir se as políticas e regulamentos internos estão sendo infringidos e, se necessário, prescrever outras ações a serem tomadas. A coisa mais importante a considerar ao conduzir uma investigação interna é permanecer objetivo e esclarecer os fatos. Sem conhecer os fatos, a empresa não pode tomar decisões racionais e planejar o curso de ação. Se as leis das empresas forem violadas, as empresas muito provavelmente sofrerão. A investigação interna pode abranger uma ampla gama de tópicos potenciais: fraude, roubo, violação de dados, discriminação, mobbing, disputas trabalhistas, roubo de propriedade intelectual, etc. Deve-se mencionar que investigações internas também podem ser realizadas para escrutinar reclamações de clientes ou até mesmo ações judiciais.

Quais são os benefícios das investigações internas?

Quando uma empresa decide conduzir uma investigação interna, eles podem se beneficiar muito: ações judiciais podem nunca ou os encargos podem ser retirados, a empresa pode iniciar a liquidação negociações com os lesados, poderiam ser evitadas novas violações, as sanções poderiam ser evitadas. A empresa poderia evitar perder clientes e clientes, e a sua reputação não seria prejudicada – devido à Factos irrepreensíveis Uma mensagem clara e generalizada pode ser enviada ao público. Em Por outro lado, a empresa terá uma boa visão sobre seus funcionários e Descubra quem é exatamente responsável pelas infrações e violações. Isto enquanto os infratores enfrentarão consequências pelas suas ações antiéticas, as partes inocentes serão protegidas e, por conseguinte, mais motivadas para o seguir políticas da empresa no futuro. Os inquéritos internos ajudam a promover uma cultura de transparência e conformidade.

Investigação interna passo a passo

Uma das coisas mais importantes ter em conta ao conduzir uma investigação interna é garantir que é conduzida de forma menos prejudicial e perturbadora para a empresa.

Você precisa determinar:

1. o motivo do investigação. Por que razão é conduzido em primeiro lugar?
2. os objetivos da investigação.

O próximo passo é atribuir um comissão encarregada da investigação e do interrogatório do empregados. Deve ser um funcionário ou um terceiro? Talvez um privado investigador? Às vezes é melhor trazer alguém neutro no jogo, uma vez que tendem a ser mais credíveis e objetivos. Além disso, serão mais imparciais e não ligados aos trabalhadores que estão a entrevistar, uma vez que estes não são seus colegas de trabalho. Além disso, um terceiro não terá um conflito de interesses que também é crucial.

Plano de entrevistas: testemunhas-chave e documentos relevantes

É importante identificar todos os funcionários que possam estar envolvidos nas infrações relatadas ou violações das políticas da empresa. Tal deve também incluir todos os antigos trabalhadores que tenham abandonado a empresa pouco antes ou depois da potencial irregularidade. Quando você está investigando alguém, é claro que você quer ter acesso aos seus dados pessoais que eles forneceram à empresa. As empresas internacionais, em particular, enfrentam uma responsabilidade maior para garantir que suas investigações estejam em conformidade com as leis locais. Nos EUA, você não terá problemas para obter dados pessoais, mas se você opera na Europa, você deve estar ciente das leis trabalhistas que proíbem o uso de dados pessoais dos funcionários sem a permissão deles. Em qualquer caso, identificar, recuperar e rever documentos relevantes será provavelmente o aspeto mais persistente da investigação interna. O investigador deve tentar ser o mais estruturado possível e desenvolver uma abordagem sistemática para tirar o máximo partido dos documentos.

A entrevista

Agora, quando tudo acima tem Atendidos, chegamos à parte fundamental da investigação: entrevistar indivíduos. Esta vai ser uma forma primária de obter os factos.

Devido a problemas de consistência, seria ideal, que a mesma equipe de pessoas conduzisse todas as entrevistas. Por aqui contradições no testemunho poderiam ser imediatamente reconhecidas.

Conduzir uma entrevista parece fácil, mas está longe disso. A tarefa é perguntar às pessoas certas o direito e isso deve ser feito da maneira certa. Os investigadores precisam de ter desenvolvido competências transversais – devem ter boas capacidades de escuta ativa, devem ser compassivo, não deve ser tendencioso de qualquer maneira e precisa ser bom na leitura olhares gestuais e faciais. Equidade e objetividade são uma obrigação. O Os investigadores devem preparar-se cuidadosa e cuidadosamente para a entrevista, ou seja, Devem pensar cuidadosamente e com antecedência sobre as informações necessárias, mas também como proteger a confidencialidade das partes. Perguntas escritas também possibilitar que o investigador faça as mesmas perguntas a vários indivíduos. 

Nas investigações privadas o imperativo é que o entrevistado O funcionário não se sente intimidado ou estressado. O investigador deve evitar pressionar e insistir em respostas se o funcionário estiver desconfortável e sente-se encurralado. Além disso, perguntas sugestivas não devem ser feitas.

Importa salientar que os entrevistados não possuem documentos relacionados ao investigação de que dispõem, não lhes deve ser dada qualquer informação ainda não têm, e não devem ser informados do que outros entrevistados têm disse.

No final de cada entrevista, o investigador tem de apresentar um resumo, que deve ser escrito de forma clara e concisa.

As provas e realizações de a investigação

Procedimentos claros em matéria de provas e deve ser determinada a forma como deve ser procurada, registada e armazenada. O O investigador precisará de um repositório de dados seguro para todos os dados coletados informações de valor para a investigação interna.

Quando o investigador encontra provas claras e as mostra ao conselho, A investigação chega lentamente ao fim. Geralmente, é fechado por um relatório incluindo um resumo das principais conclusões e uma análise de todas as provas. Deve incluir a forma como o inquérito alcançou os seus objetivos e cumpriu os seus objetivos. Às vezes, dependendo do tipo de irregularidade, é importante para assegurar que são tomadas as medidas corretivas corretas. Poderá ser necessário enviar um mensagem ao público sobre alguns incidentes. O nosso conselho é que, caso a seringa empresa está dizendo algo ao público, é melhor deixar isso para um PR agência, uma vez que este geralmente tende a ser um assunto muito delicado que pode doer a empresa.

Como o Gglot pode facilitar as investigações internas?

Você pode ter as pessoas certas para o trabalho, mas podemos oferecer-lhe o ferramenta certa. Use serviços de transcrição e simplifique o processo de investigação. Deixe-nos mostrar-lhe como:

1. Transcrever as entrevistas

Muito provavelmente, as entrevistas realizadas serão gravadas. O investigador pode tornar o seu trabalho muito mais fácil, se ele decidir que quer o gravações a transcrever. Isso significa que o investigador terá tudo o que foi dito mesmo à sua frente, preto no branco. Um A entrevista transcrita não deixará espaço para erros, erros de julgamento e confusão. Facilitará o processo de redação do resumo. Tudo isso deixará o investigador com mais tempo livre para se dedicar a outras coisas.

• Transcrever gravações de reuniões

A transcrição de gravações de reuniões do pessoal poderia ser utilizada para prevenir a fraude. As transcrições facilitam muito a deteção de padrões de conversação que tocam o alarme e atuam como dissuasores. Não terá de esperar até violação das políticas da empresa realmente acontece, porque desta forma qualquer comportamento suspeito poderia ser cortado pela raiz.

• Transcrição e atendimento ao cliente

Não seria ótimo que, quando as reclamações dos clientes acontecem, o gerente poderia ter conversas entre o funcionário e o cliente de forma escrita forma na frente dele para que ele pudesse analisar passo a passo o que realmente aconteceu? Gglot pode ajudar a manter a objetividade e ter uma visão clara sobre o falhas de comunicação que acontecem evento para as pessoas mais amigáveis que trabalham no cliente serviço.

• Transcrição para fins de formação

Algumas empresas querem que seus funcionários conduzam investigações internas como parte do treinamento de RH. Como já foi dito, trata-se de um procedimento complexo. A maioria as pessoas não têm as competências necessárias para fazer um bom trabalho neste domínio, pelo que as suas a empresa oferece-lhes sessões de formação e entrevistas simuladas para que possam ter um melhor desempenho e ser mais confiante depois de fazer a entrevista real. Acima de tudo, potencial Os investigadores devem aprender a trabalhar de forma diligente, eficiente e ética. Uma possibilidade é que essas entrevistas simuladas sejam gravadas e transcritos, para que possam servir como valioso material educativo. Potencial Os investigadores podem analisar a transcrição, marcar todas as suas deficiências, ver que perguntas omitiram, o que poderiam ter formulado num melhor maneira, e melhorar o seu desempenho global.

Hoje, as empresas estão abaixo de imenso escrutínio e, portanto, a probabilidade de queixas ou processos judiciais serem made é uma possibilidade crescente. De acordo com as estatísticas, uma média A empresa de 500 pessoas enfrenta atualmente cerca de sete queixas por ano.  Fraude, roubo e, mobbing também é um grande problema no mundo dos negócios de hoje. Portanto, as empresas precisam reagir a qualquer tais alegações ou irregularidades. Os inquéritos internos desempenham um papel vital na identificar condutas impróprias, avaliar o dano e preveni-lo acontecendo novamente. As ferramentas certas facilitam o processo de investigação. As transcrições podem ser de grande ajuda no decorrer de uma investigação interna. Se o Chamámos a sua atenção e quer saber mais sobre a nossa transcrição serviço, deixe-nos saber.