Experimente gravar áudio na sua próxima reunião de equipa virtual

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Se trabalha em uma grande empresa internacional, é bem provável que você já tenha participou de algum tipo de reunião virtual da equipe. Nesse caso, você pode provavelmente se lembrar da emoção e ligeira confusão quando as pessoas ao redor do mundo, independentemente da localização e do fuso horário, use vídeo, áudio e texto para vincular on-line e discutir questões importantes do negócio. As reuniões virtuais permitem que as pessoas Partilhe informações e dados em tempo real sem estar fisicamente localizado em conjunto.

Como o trabalho ambiente se desenvolve, as organizações estão usando cada vez mais a equipe virtual reuniões. As reuniões de equipa virtuais oferecem muitas vantagens para todas as pessoas envolvidos. Eles incorporam adaptabilidade expandida, interação face a face com diferentes escritórios e potenciar a cooperação entre diferentes departamentos. Muitos As organizações dependem cada vez mais do trabalho freelance, contratual e remoto para atingir os seus objetivos. Isso, por sua vez, aumenta a necessidade de equipe virtual reuniões, especialmente se forem introduzidos horários flexíveis.

Uma vantagem do Reuniões de equipe virtuais é que elas podem ser usadas para team building virtual, por Construir relações mais fortes entre trabalhadores remotos. Como o team building em no mundo real, a contrapartida virtual se concentra em melhorar habilidades como comunicação e colaboração, ao mesmo tempo que promove amizades e alinhamento. Você pode trabalhar com terceiros nesses esforços, ou DIY adicionando jogos e atividades para as chamadas da sua equipa. O trabalho remoto pode ser solitário, desengajado e improdutivos; ou o oposto. O que torna o team building virtual importante é que seja o catalisador para o resultado mais positivo. As organizações que investem em team buildings virtuais têm forças de trabalho que são mais criativo, comunicativo e produtivo; que é um enorme competitivo vantagem. Você pode apimentar as atividades da equipe virtual adicionando vários atividades e jogos, como perguntas quebra-gelo, almoço virtual ou socialização através do chat em grupo. Todos vocês podem fazer coffee breaks juntos, você pode implementar sessão de jogo semanal, alguém pode compartilhar uma foto engraçada ou meme, as possibilidades são infinitas.

Em qualquer caso, se você também quiser que sua reunião de equipe virtual seja o mais produtiva possível, é bom fornecer dicas e instruções para os participantes da conferência. Você pode se deparar com problemas técnicos ou descobrir que algumas pessoas não estão completamente presentes em uma reunião virtual. Obter uma reunião de equipe virtual produtiva realmente se resume a organizar e planejar. Na verdade, você precisará fazer um plano e garantir que os colegas certos sejam convidados. Em qualquer caso, você deve ir a milha adicional por gravação de áudio reuniões. Você verá as vantagens de fazê-lo muito rapidamente.

Como a gravação de áudio em reuniões virtuais ajuda

As reuniões de gravação de áudio não resolverão completamente todos os problemas encontrados em reuniões de equipe virtuais, mas podem ser muito úteis para todos os incluídos. Aqui estão cinco razões pelas quais a gravação de áudio de suas reuniões virtuais deve ser uma prática padrão em sua organização, independentemente de ser uma reunião de equipe virtual ou completamente presencial.

Anotações proficientes

Tomar notas não é o mesmo que transcrever tudo o que foi dito na reunião da equipa. As notas devem ser pensamentos curtos, ideias ou lembretes, não exatamente com as mesmas palavras. É um erro comum tentar anotar tudo. Se alguém está falando por algum tempo ou não sendo breve com seu ponto, está em nossa tendência tentar capturar a totalidade de suas reflexões para que não percamos algo significativo. No entanto, isso não está ajudando você a estar focado e no momento. Com uma gravação de áudio da reunião, combinada com uma transcrição subsequente, ninguém precisa tomar notas completas. Você pode simplesmente anotar as coisas importantes mais tarde. Dessa forma, você pode se concentrar em estar presente e ouvir atentamente, o que é valioso para todos incluídos.

Melhor Brainstorming

Mais cedo ou mais tarde, cada participante de uma reunião de equipe virtual inevitavelmente encontra algum tipo de lapso de atenção. Um teletrabalhador pode ser desviado pelo seu cão, alguém na sala pode estar a ver outro site ou a usar um mensageiro, ou um colega de trabalho pode estar a anotar notas de forma agressiva. Há uma série de razões pelas quais você pode ver um deslize na concentração. Seja como for, os indivíduos que geralmente estão presentes durante as reuniões terão uma melhor compreensão do que está acontecendo, especialmente se a reunião for interativa. Eles precisam estar focados e ser capazes de entrar na discussão no momento certo. Ao sintonizar e se concentrar no que está acontecendo, você está participando melhor do encontro e, ao mesmo tempo, está construindo um vínculo mais forte com seus colegas. Melhor ainda, você poderá sair com ideias melhores e mais úteis após a reunião, já que terá uma gravação de tudo o que foi divulgado.

Simplicidade de Partilha

Por mais que tentemos participar de cada reunião de equipe para a qual somos convidados, às vezes ocorrências inesperadas nos impedem de fazê-lo. Seu colega pode estar ocupado trabalhando em outro projeto muito importante ou ter outra reunião longa ao mesmo tempo, ou pode fazer um check-up físico na hora da reunião. Como alguém não pode participar, não deve perder dados por causa desses diferentes compromissos. O seu contributo e as suas competências continuam a ser importantes e podem contribuir algum tempo mais tarde. No momento em que você estiver se lembrando dessas pessoas para suas etapas de acompanhamento pós-reunião, lembre-se de que uma gravação de áudio pode ser compartilhada de forma mais eficaz do que memorandos. Uma gravação de áudio incorpora a totalidade das sutilezas da reunião, incluindo a maneira de falar ou quaisquer considerações de "bebedouro", e pode ser transmitida imediatamente. Com um memorando, você precisará confiar que alguém vai conseguir compor notas, o que pode levar horas ou até dias. Se você perdeu uma reunião e não pôde começar a trabalhar em um projeto até obter as anotações da reunião, é muito mais vantajoso obter uma gravação de áudio da reunião para se atualizar em vez de depender de um parceiro para enviar suas anotações para você.

Soluções para Dificuldades Tecnológicas

Assim como as reuniões de equipe virtuais costumam apresentar lapsos de atenção por parte dos participantes, você também terá muitos problemas técnicos. Pode ter uma ligação à Internet lenta, ter dificuldade em ouvir toda a gente ou o seu software pode falhar quando se está a apresentar. Se o organizador tiver a gravação de áudio da reunião, essas questões não apresentarão nenhum problema real. Em vez de se preocupar se alguém está perdendo uma grande oportunidade por causa de dificuldades técnicas, você pode relaxar sabendo que todos terão a oportunidade de ouvir toda a reunião mais tarde.

Plano de acompanhamento claro

As gravações de áudio também podem ser utilizadas para fazer tarefas de acompanhamento e garantir que todos saibam o que fazer a seguir. Com um número tão grande de peças móveis em uma reunião de equipe virtual, pode muito bem ser difícil dizer quem está trabalhando em qual projeto e quais ideias todos apresentarão. Particularmente com uma reunião de brainstorming, um participante de uma reunião virtual pode ficar mais perdido do que... bem, os protagonistas do filme Perdidos na Tradução.

Embora esse indivíduo pudesse tentar investigar novas ideias utilizando as ideias e notas reunidas para uma reunião, seria muito mais fácil simplesmente sintonizar uma gravação de som. Visão – todos os dados da última meia hora ou hora (ou significativamente mais) condensados em uma única gravação que pode ser compartilhada rapidamente. Além disso, na chance de você ter ido ao encontro cara a cara, você pode se sentir muito bem ao perceber que ajudou diferentes associados compartilhando a gravação de áudio, permitindo que eles colocassem esse show na estrada com seu trabalho.

Tente gravar áudio suas próximas reuniões virtuais de equipe

Porque não recuperar algum desse tempo transcrevendo a sua gravação de áudio rapidamente e sem problemas? Pode utilizar o tempo e a energia adicionais para se concentrar no seu próximo empreendimento – e com uma transcrição da reunião em mãos, estará preparado para o progresso