Gravação de Atas de Reunião – Um dos Maiores Passos Antes da Sessão de Planejamento

Transcrever atas de reuniões anuais

Gostaríamos de lhe dar alguns conselhos sobre como conduzir e realizar uma reunião anual, porque, assim como qualquer outra reunião, ela precisa ser cuidadosamente planejada para ser bem-sucedida. Se você é novo no planejamento de processos, uma reunião anual pode ser um grande desafio e você provavelmente está sob muita pressão para fazer tudo.

Talvez você pense que as reuniões anuais são super emocionantes e emocionantes, mas geralmente não são tão interessantes. No entanto, não só as assembleias anuais são exigidas pela lei estatal e pelos requisitos de cotação em bolsa para as empresas públicas, como ninguém pode realmente negar que são muito importantes – quanto mais não seja porque reúnem a maioria dos acionistas da empresa. E, como sabemos, os acionistas são figuras-chave para as empresas – são um elo muito importante quando se trata de planear os desenvolvimentos futuros e o caminho que a empresa vai percorrer no ano seguinte, uma vez que são votados em matérias propostas pelos gestores das empresas. Na assembleia anual, os acionistas e sócios geralmente recebem cópias das contas da empresa, analisam as informações fiscais do ano passado e fazem perguntas e têm uma palavra a dizer sobre os rumos que a empresa tomará no futuro. Além disso, na assembleia anual, os acionistas elegem os diretores que irão gerir a empresa.

Então, vamos começar com alguns sugestões que deve ter em consideração se tiver de planear um reunião anual.

• Faça uma lista de verificação

Faça uma lista de verificação detalhada de todo o processo, incluindo eventos antes e depois da reunião real. Conjunto prazos quando necessário e distribua tarefas para sua equipe. Alguns dos pontos-chave pode incluir o seguinte: questionários, calendário de reuniões do conselho de administração para revisões/aprovações, determinação do tipo de reunião, data e local, logística de reuniões, documentação necessária, Q& A, ensaios etc. O O cronograma deve ser completamente modificado para sua empresa e seu calendário. Fazer o esforço para fazê-lo perfeito no primeiro ano, então você já tem um rascunho para o anos vindouros.

• Revisão legal e requisitos regulamentares

É importante que Os requisitos regulamentares e outros documentos relacionados com a reunião são revistos antes da reunião para que tudo corra bem.

• Determinar o tipo de reunião

Isso já deve ser feito cerca de seis meses antes da reunião. Há algumas coisas importantes que vão ajudá-lo a decidir sobre isso, como a tradição da empresa, o desempenho e as preocupações das partes interessadas. As reuniões podem ser: 1. presenciais, quando todos precisam estar fisicamente presente (melhor para grandes empresas estabelecidas); 2. virtual, quando todos estão conectados digitalmente (este é o melhor para startups); 3. O híbrido versão em que os acionistas têm a escolha entre o presencial e o virtual reunião, porque ambos estão cobertos. O encontro híbrido é inovador e maximiza as participações dos acionistas.

• Local da reunião

Se a reunião vai ser Conduzido presencialmente, o local desempenha um papel enorme. Empresas muito pequenas podem ter uma reunião na sala de conferências da empresa. Por outro lado, se muitos as pessoas participarão da reunião, as empresas podem pensar em movê-la para um auditório ou uma sala de reuniões do hotel, que muitas vezes é um lugar mais conveniente.

• Reunião Logística

A logística depende muito do tipo de reunião que você vai ter. Mas você deve pensar sobre os assentos, disposições de estacionamento, segurança (talvez até triagem) e a parte técnica: microfones, projetores e outros gadgets necessários.

• Aviso prévio

Data, hora e local do A reunião deve ser enviada aos participantes com bastante antecedência.

• Documentação

Há uma série de Documentos necessários para a reunião:

Agenda: geralmente contém introdução, propostas e Q&As, votação, resultados, apresentação de negócios...

Regras de conduta: para que Os participantes sabem quem deve falar, limites de tempo, comportamento proibido Etc.

Scripts de reunião: importantes para o fluxo da reunião e garantir que todos os pontos sejam cobertos.

• Votação procedimentos

Os procedimentos de votação dependem de: o tipo de acionistas. Registado Os titulares são aqueles que votam suas ações diretamente através da Companhia. Os beneficiários efetivos detêm ações sob forma de registo escritural através de outra entidade (um banco, por exemplo). Os beneficiários efetivos têm o direito de dar instruções ao seu banco sobre: como votar as suas ações ou se querem vir eles próprios para o anual reunindo-se e votando, solicitam uma procuração legal. Isso permitir-lhes-á votar as suas ações diretamente.

• Quórum

Há também outras coisas a fazer Leve em consideração quais são cruciais quando você está preparando um anual reunião, como monitorar o relatório diário de votação, mas não entraremos em detalhes aqui. A única coisa que você precisa ter em mente que você precisará de um "quórum" para a reunião para ser bem sucedida. Refere-se ao número de membros de um órgão ou grupo obrigado a estar presente para realizar as atividades da entidade ou grupo.

• Cédulas

As cédulas ajudam a descobrir se determinadas ações podem ser incluídas no total. Eles identificam cada ponto a ser votado e pedem a votação real.

• Presidente

Os preparativos finais incluem a preparação do presidente para que ele tenha preparado respostas para perguntas que possam surgir. É sensato também conversar com o RH sobre esses assuntos. Talvez algumas perguntas já tenham sido feitas em algum momento, talvez em outra reunião. É importante saber o que se passa na empresa e ser bom a antecipar. O presidente precisa ser autoconfiante ao responder às perguntas das partes interessadas, então a melhor maneira é apenas estar preparado o máximo possível.

• Ata

Também gostaríamos de falar sobre outra coisa muito importante – documentar a reunião. É crucial importância de que a reunião seja devidamente documentada, ou seja, atas de uma reunião anual é indispensável. Desempenham um papel crucial no planeamento sessão da empresa, para que todos estejam a bordo com as últimas decisões. Além disso, sabemos que a sessão de planejamento tem que ser pontual se quisermos o empresa para ter sucesso e atingir as suas metas financeiras. Então, a pergunta a ser feita é qual é a forma mais prática de transcrever as atas das reuniões.

As transcrições das atas são ótimo porque eles são uma visão geral simples de tudo o que foi dito em a reunião anual e isso pode ser facilmente passado para as pessoas que não puderam assista. Se transcrever a reunião anual, as sessões de planeamento serão: mais fácil de conduzir. Desta forma já tem os objetivos almejados pela empresa anotado para que a gestão possa facilmente manter-se no caminho certo à medida que avançam com os seus passos de ação. O conteúdo da transcrição também pode ser muito útil para uma análise e conclusões mais aprofundadas no futuro, especialmente nos casos em que os objetivos esperados não são atingidos.

Além disso, é importante Mencione que trabalhar com dados às vezes é muito difícil, porque erros aconteceram De vez em quando, e mesmo as mais simples podem ter um grande impacto na empresa. É por isso que, especialmente os números mencionados nas reuniões anuais devem ser áudio datilografado e transcrito. Isto permitir-lhe-á rever tudo o que foi dito tanto quanto você precisa e, além disso, será fácil citar quaisquer números.

Quando você tem que anotar Notas Durante uma reunião anual, você pode se preparar para um desafio muito grande e tarefa importante. As reuniões anuais podem durar muito tempo. Imagine escrever abaixo tudo o que foi dito durante uma reunião de quatro horas e ser responsável para as notas. Em algum momento, surgirão erros ou partes cruciais serão omitido. Não é segredo que não podemos escrever as coisas tão rápido quanto nós falar. Sem falar na sua caligrafia quando você tem que anotar algo rápido. Será capaz de ler o que escreveu?

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