Erros comuns de atas de reuniões corporativas

Erros mais comuns nas atas de reuniões corporativas

Uma breve introdução às atas da reunião

As atas da reunião são: basicamente, uma crónica dos principais focos da reunião e um registo do que se passou em uma reunião. Normalmente, descrevem os eventos da reunião e podem incluir uma lista de participantes, uma declaração das questões discutidas pelo participantes e respostas ou decisões relacionadas com as questões. De acordo com alguns estudiosos, "minutos" possivelmente deriva da frase latina minuta scriptura (literalmente "escrita pequena") que significa "áspero" notas".

Nos velhos tempos analógicos, as atas eram geralmente criadas durante a reunião por um datilógrafo ou repórter do tribunal, que muitas vezes usavam notação taquigráfica e, em seguida, preparavam as atas e as distribuíam aos participantes em seguida. Hoje, a reunião pode ser gravado em áudio, vídeo ou nomeado por um grupo ou informalmente O secretário designado pode tomar notas, sendo a ata preparada posteriormente. Muitos governos As agências usam um software de gravação de minutos para gravar e preparar todos os minutos em em tempo real.

É importante notar que a ata é o registo escrito oficial das reuniões de uma organização ou grupo, mas não são transcrições detalhadas desses processos. De acordo com o manual de procedimento parlamentar mais utilizado chamado Regimento de Robert Ordem Recentemente Revista (RONR), a ata deve conter principalmente um registro do que foi feito na reunião, não o que foi exatamente dito pelos membros.

O formato das atas pode variar de acordo com os padrões estabelecidos por uma organização, embora existam diretrizes gerais. As Regras de Ordem de Robert contêm um conjunto de exemplos de atas.

Geralmente, os minutos começam com o nome do órgão que realiza a reunião (por exemplo, um conselho de administração) e pode também incluir o local, a data, a lista de pessoas presentes e a hora em que o presidente chamou o reunião por encomenda.

As atas de certos grupos, como um conselho de administração corporativo, devem ser mantidos em arquivo e são documentos legais importantes. As atas das reuniões do conselho de administração são mantidas separadas das atas das assembleias gerais de sócios dentro da mesma organização. Além disso, as atas das sessões executivas podem ser conservadas separadamente.

Por que razão deve ser redigida uma ata da reunião?

Por qual razão você Precisa de registar as atas das reuniões? Como tirar ata em uma reunião corporativa? Você gostaria de tomar ata em uma reunião corporativa para referência histórica, para dar uma atualização para as pessoas que estavam desaparecidas, e para dar uma precisão descrição das informações divulgadas que podem ser utilizadas posteriormente como confirmação ou comprovação.

Hoje, o coronavírus O surto está a fazer com que as organizações mudem para o trabalho remoto. O processo de A gravação de atas de reuniões corporativas ajuda as organizações a permanecerem adaptáveis e forte. É útil em condições de quarentena e auxilia no enfrentamento rápido alteração das condições.

Imagine o seguinte situação: Você está tendo uma reunião importante com um advogado, e você pode precisar para manter um registro detalhado de cada ponto que você discutiu para mais referência.

Se tiver problemas problemas no seu contrato, que podem afetar crucialmente a sua empresa ou pessoal assuntos. É por isso que é muito importante acompanhar tudo.

Num local de trabalho profissional, Atas de reunião eficazes são muito importantes. Porquê? Porque a nossa capacidade de As subtilezas de recordação são normalmente limitadas. Os descuidos podem levar a passos em falso e escolhas de negócios erradas. Essa é a razão pela qual a ata da reunião corporativa requer uma boa capacidade de concentração e um ouvido surpreendente para os detalhes. Este dever é geralmente delegada a uma secretária de confiança ou a um assistente pessoal. No entanto, É muito fácil cometer erros ao tirar atas de reunião.

Neste artigo, vamos falar sobre os deslizes mais conhecidos que acontecem ao tirar atas de reunião e os arranjos que podem ajudá-lo a evitá-los.

Erros de atas de reuniões corporativas a serem evitados

Garantir a transparência e A legislação norte-americana exige que as reuniões do conselho de administração das empresas Siga um determinado procedimento. Conselhos de administração das empresas precisam se reunir minutos e depois distribuí-los entre os trabalhadores.

Realização de reunião corporativa Além disso, os minutos ajudam os membros a provar que estão agindo com os melhores interesses. Da mesma forma, ele ajuda a entender o negócio em um básico e para fins fiscais, de responsabilidade e fiduciários. Sem o direito No entanto, as reuniões tornar-se-ão, em geral, demasiado longas e exaustivas. No momento em que a maioria dos participantes começa a considerar as reuniões como um exercício de futilidade, você sabe que está no caminho errado.

Os erros mais reconhecidos são os seguintes:

1. Não fixação da ordem do dia da reunião

Uma agenda estabelece o estrutura de uma reunião específica. É um diagrama de temas sobre os quais você vai falar com o resumo dos oradores e o tempo que irá distribuir por cada tema. A ordem de trabalhos de uma reunião do conselho de administração pode assemelhar-se ao seguinte:

1. Relatório financeiro do 1º trimestre (Chief Diretor Financeiro, 15 minutos)

2. Implementação de um novo sistema de segurança de dados (CTO, 15 minutos)

3. Preparando-se para um próxima conferência de imprensa de lançamento de produtos (Secretário de imprensa, 20 minutos)

Uma agenda claramente definida fornece orientações aos participantes na reunião, definindo pontos de corte e limites. Independentemente de ser uma reunião habitual semana a semana, incentiva os membros a manterem-se fiéis ao ponto e a manterem o cérebro (e a fala) de sinuosidade.

Para atas de reuniões corporativas bem-sucedidas, a ausência de uma agenda é um grande obstáculo. A elaboração de atas de reuniões requer uma organização cuidadosa. Sem uma agenda clara, o indivíduo responsável pela gravação de minutos não tem a menor ideia do que se concentrar. Solução: Estabeleça sempre uma agenda antes da reunião. Se, por razões desconhecidas, você negligenciou fazê-lo, o software de transcrição permitirá que você capture as informações que foram divulgadas. Organizar as atas da reunião, no entanto, levará algum tempo.

2. Não respeitar o tempo e o conteúdo ao tomar atas de reunião

Quando tiver configurado um agenda da reunião, você deve segui-la. Respeitar o calendário e os tópicos na agenda exige disciplina. Além disso, desempenha um papel importante: evitar que as reuniões se transformem em conversas inúteis e sem sentido.

O que sucede à empresa Atas de reunião se você negligenciar manter a reunião dentro de seus limites? Eles tornam-se demasiado extensos e sem estrutura, e, consequentemente, não podem ser utilizados para referência ou considerado fiável. Independentemente de ser um membro responsável pelas atas das reuniões tem enormes capacidades de concentração, não é possível alargar a sua capacidade de concentração perpétua.

Solução: Nesta circunstância, encontrar a propriedade é o melhor remédio. Nomeie uma pessoa para supervisionar a ligação. Além disso, certifique-se de que todos cumprem as regras pré-estabelecidas e a agenda da reunião. O tempo é o fator decisivo de uma reunião, por isso não a deixe desacompanhada.

3. Sem formato de ata de reunião acordado

Sem um pré-estabelecido as atas das reuniões corporativas podem ficar ilegíveis ou inacessíveis. Se você não concorda com um formato de arquivo, seus parceiros que não têm o software para A leitura desses tipos de arquivo pode não ser capaz de acessá-lo.

Destinam-se às atas das reuniões para estar disponível para você em uma fração de segundo, em qualquer momento que você precisar deles referência. Em uma situação crítica, você preferiria não perder tempo valioso na conversão de documentos em formatos legíveis.

Do mesmo modo, é fundamental Coloque em um arquivo para documentos de atas de reunião. O repositório na nuvem pode ser acessado a partir de vários dispositivos e é regularmente a decisão mais ideal para armazenamento de transcrições de atas de reuniões corporativas.

Solução: Gglot automaticamente Converte gravações em formatos de arquivo .doc ou .txt. Além disso, apoia a maioria dos formatos populares de áudio e vídeo: MP3, M4A, WAV.

O software de transcrição também carregará seus arquivos de atas de reunião para a nuvem. Isso eliminará todos os problemas de acessibilidade.

4. Não prestar atenção aos detalhes durante a gravação das atas das reuniões

Ninguém gosta de atas de reunião que são excessivamente detalhadas. Tudo considerado, eles são destinados a referência rápida e deve fornecer um breve resumo das informações trocadas.

Não focando em sutilezas, então, novamente, pode trazer alguns descuidos graves. Além disso, pode causar problemas graves quando você precisa desesperadamente de uma verificação bem fundamentada ou prova.

É o foco no mais temas significativos e sutilezas que tornam as atas de reunião tão úteis ferramenta. Mais importante ainda, essas conexões devem espelhar as questões centrais e as decisões com que os participantes na reunião concordaram.

A ata não pode faltar Qualquer coisa fundamental: por exemplo, quando o conselho vota uma decisão, atas precisa ter uma nota detalhando quem votou em quê.

Solução: decida sobre um modelo de ata de reunião corporativa. Ele irá ajudá-lo a mostrar o tipo de reunião, o tempo, os membros, as coisas na agenda, o resumo das principais decisões e a sinopse da reunião. Este modelo deve ajudá-lo a evitar grandes erros e a permanecer centrado, focado e eficaz.

Mais importante: prepare-se em adiantar e fazer uma recapitulação da reunião do conselho

Elaboração de atas de reunião requer o seu foco total. É imperativo separar cada tópico individualmente e definir o que é importante e o que é insignificante. É uma tarefa difícil atividade que exija experiência e prática relevantes. Não é tão fácil Acompanhe todas as decisões que o conselho tomou durante a reunião e depois registre ou escreva-os.

Recapitulação da reunião é extremamente significativo. Você deve fazer um pequeno check-out com perguntas que vão resumir tudo o que foi dito.

Felizmente, a transcrição atual O software fornece conjuntos de ferramentas para realizar reuniões corporativas de forma eficaz minutos. Além disso, auxilia na eliminação do trabalho manual fastidioso. Para a exemplo, o recurso de identificação de alto-falante inteligente Ggglot automaticamente identifica cada orador. Este é um recurso muito útil ao tomar reunião minutos. Gglot também converte automaticamente gravações de som em texto. Com ferramentas como Gglot, você pode poupar tempo e se concentrar nas coisas mais importantes.

Lembre-se destas dicas e faça suas atas de reunião corporativa mais atraentes.