Registo de atas de reunião – uma das maiores etapas antes da sessão de planeamento

Transcrever atas das reuniões anuais

Gostaríamos de lhe dar alguns conselhos sobre como conduzir e executar uma reunião anual, porque, tal como qualquer outra reunião, precisa de ser cuidadosamente planeada para ser bem-sucedida. Se é novo no planeamento de processos, uma reunião anual pode ser um grande desafio e provavelmente está sob muita pressão para fazer tudo.

Talvez pense que as reuniões anuais são super emocionantes e entusiasmantes, mas normalmente não são assim tão interessantes. No entanto, não só as reuniões anuais são exigidas pela lei estadual e pelos requisitos de entrada em bolsa para as empresas públicas, como ninguém pode realmente negar que são muito importantes — até porque reúnem a maioria dos acionistas da empresa. E como sabemos, os acionistas são figuras-chave para as empresas – são um elo muito importante na hora de planear os desenvolvimentos futuros e o caminho que a empresa vai seguir no ano seguinte, uma vez que têm direito a voto nas matérias propostas pelos gestores das empresas. Na reunião anual, os acionistas e sócios recebem geralmente cópias das contas da empresa, reveem a informação fiscal do ano anterior, colocam questões e dão a sua opinião sobre o rumo que a empresa irá tomar no futuro. Além disso, na assembleia anual, os acionistas elegem os administradores que irão gerir a empresa.

Vamos então começar com algumas sugestões que deve ter em conta se tiver de planear uma reunião anual.

• Faça uma lista de verificação

Faça uma lista de verificação detalhada de todo o processo, incluindo os eventos antes e depois da reunião propriamente dita. Defina prazos quando necessário e distribua tarefas pela sua equipa. Alguns dos pontos principais podem incluir o seguinte: questionários, calendário das reuniões do conselho para revisões/aprovações, determinação do tipo de reunião, data e local, logística da reunião, documentação necessária, perguntas e respostas, ensaios, etc. O horário deve ser modificado completamente para a sua empresa e para o seu calendário. Esforce-se por fazer tudo perfeito no primeiro ano, para que já tenha um rascunho para os anos seguintes.

• Rever os requisitos legais e regulamentares

É importante que os requisitos legais e regulamentares e outros documentos relacionados com a reunião sejam revistos antes da mesma para que tudo corra bem.

• Determinar o tipo de reunião

Isto já deve ser feito cerca de seis meses antes da reunião. Há algumas coisas importantes que o ajudarão a decidir sobre isso, como a tradição da empresa, o desempenho e as preocupações das partes interessadas. As reuniões podem ser: 1. presenciais, quando todos precisam de estar fisicamente presentes (melhor para empresas grandes e estabelecidas); 2. virtual, quando todos estão ligados digitalmente (este é melhor para startups); 3. a versão híbrida, quando os acionistas podem escolher entre a reunião presencial e a virtual, porque ambas estão abrangidas. A reunião híbrida é inovadora e maximiza a participação dos acionistas.

• Local da reunião

Se a reunião for realizada pessoalmente, o local desempenha um papel fundamental. As empresas muito pequenas podem realizar uma reunião na sala de conferências da empresa. Por outro lado, se muitas pessoas comparecerem à reunião, as empresas podem pensar em transferi-la para um auditório ou para uma sala de reuniões de um hotel, que é geralmente um local mais conveniente.

• Logística de Reuniões

A logística depende muito do tipo de reunião que vai ter. Mas deve pensar nos lugares sentados, no estacionamento, na segurança (talvez até na triagem) e na parte técnica: microfones, projetores e outros dispositivos necessários.

• Aviso

A data, a hora e o local da reunião devem ser enviados aos participantes com a devida antecedência.

• Documentos

Há uma série de documentos necessários para a reunião:

Ordem de trabalhos: geralmente contém introdução, propostas e perguntas e respostas, votação, resultados, apresentação de negócios…

Regras de conduta: para que os participantes saibam quem deve falar, limites de tempo, comportamentos proibidos, etc.

Guiões de reunião: importantes para o fluxo da reunião e para garantir que todos os pontos são abordados.

• Procedimentos de votação

Os procedimentos de votação dependem do tipo de acionistas. Os detentores registados são aqueles que votam as suas ações diretamente através da empresa. Os titulares beneficiários detêm ações sob a forma de registo contabilístico através de outra entidade (um banco, por exemplo). Os titulares beneficiários têm o direito de instruir o seu banco sobre como votar as suas ações ou, se quiserem comparecer na assembleia anual e votar, devem solicitar uma procuração legal. Isto permitirá que votem as suas ações diretamente.

• Quórum

Há também outras coisas a considerar que são cruciais quando se está a preparar uma reunião anual, como monitorizar o relatório de votação diário, mas não entraremos em detalhes aqui. A única coisa que precisa de ter em mente é que precisará de um “quórum” para que a reunião seja bem-sucedida. Refere-se ao número de membros de um órgão ou grupo que devem estar presentes para realizar as transações comerciais do órgão ou grupo.

• Cédulas

As notas ajudam a descobrir se ações específicas podem ser incluídas no total. Identificam cada ponto a votar e pedem a votação propriamente dita.

• Presidente

Os preparativos finais incluem a preparação do presidente para que tenha respostas preparadas para as questões que possam surgir. Também é sensato falar com os RH sobre estes assuntos. Talvez já tenham sido colocadas algumas questões em algum momento, talvez noutra reunião. É importante saber o que se passa na empresa e ser bom a antecipar. O presidente precisa de ser autoconfiante ao responder às perguntas das partes interessadas, pelo que a melhor forma é estar o mais preparado possível.

• Minutos

Gostaríamos também de falar de outra coisa muito importante: documentar a reunião. É de crucial importância que a reunião seja documentada de forma adequada, ou seja, as atas das reuniões anuais são indispensáveis. Desempenham um papel crucial na sessão de planeamento da empresa, para que todos estejam a par das últimas decisões. Além disso, sabemos que a sessão de planeamento precisa de ser precisa se queremos que a empresa tenha sucesso e atinja os seus objetivos financeiros. Assim, a questão a colocar é qual a forma mais prática de transcrever estas atas de reuniões.

As transcrições das atas são ótimas porque são uma visão geral simples de tudo o que foi dito na reunião anual e podem ser facilmente transmitidas às pessoas que não puderam comparecer. Se transcrever a reunião anual, as sessões de planeamento serão mais fáceis de conduzir. Desta forma, já tem as metas desejadas pela empresa por escrito para que a gestão possa facilmente manter o controlo enquanto prossegue com as suas etapas de ação. O conteúdo da transcrição pode também ser muito útil para análises e conclusões futuras, principalmente nos casos em que os objetivos esperados não são atingidos.

Além disso, é importante referir que trabalhar com dados é por vezes muito difícil, porque os erros acontecem de vez em quando, e mesmo os mais simples podem ter um grande impacto na empresa. É por isso que, especialmente os números mencionados nas reuniões anuais devem ser digitados e transcritos em áudio. Isto permitir-lhe-á rever tudo o que foi dito sempre que necessário e, além disso, será fácil citar quaisquer números.

Quando precisa de tomar notas durante uma reunião anual, pode preparar-se para uma tarefa muito desafiante e importante. As reuniões anuais podem durar muito tempo. Imagine escrever tudo o que foi dito durante uma reunião de quatro horas e ser responsável pelas notas. Em algum momento, surgirão erros ou partes cruciais serão omitidas. Não é segredo para ninguém que não conseguimos escrever as coisas tão depressa como falamos. Já para não falar da sua caligrafia quando tem de escrever algo rápido. Conseguirá ler o que escreveu?

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As reuniões anuais não acontecem todos os dias. Basta gravar a reunião e estar totalmente presente sem tirar notas. Deixe que a Gglot seja o seu fornecedor de serviços de transcrição: faremos a transcrição com mais precisão e rapidez do que qualquer secretária corporativa.