Uso da Transcrição em Investigações Internas

A transcrição pode ser útil para a investigação interna?

Uma investigação interna desempenha um papel importante em um sistema de segurança empresarial eficiente. Eles são conduzidos por vários motivos, mas o principal objetivo de tal investigação é descobrir se as políticas e regulamentos internos estão sendo violados e, se necessário, prescrever outras ações a serem tomadas. A coisa mais importante a considerar ao conduzir uma investigação interna é permanecer objetivo e esclarecer os fatos. Sem conhecer os fatos, a empresa não pode tomar decisões racionais e planejar o curso de ação. Se as leis da empresa forem violadas, as empresas provavelmente sofrerão. A investigação interna pode abranger uma ampla gama de tópicos potenciais: fraude, furto, violação de dados, discriminação, assédio moral, disputas trabalhistas, roubo de propriedade intelectual, etc. Deve-se mencionar que investigações internas também podem ser conduzidas para examinar reclamações de clientes ou mesmo ações judiciais.

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Quais são os benefícios das investigações internas?

Quando uma empresa decide conduzir uma investigação interna, eles podem se beneficiar muito: ações judiciais podem nunca ou as cobranças podem ser retiradas, a empresa pode iniciar a liquidação negociações com os prejudicados, novas violações poderiam ser evitadas, penalidades e sanções poderiam ser evitadas. A empresa poderia evitar perdas clientes e clientes, e sua reputação não seria prejudicada – devido à Fatos incontestáveis: uma mensagem clara e generalizada pode ser enviada ao público. Em por outro lado, a empresa terá uma boa visão de seus funcionários e Descubra quem exatamente é responsável pelas infrações e violações. Este enquanto os malfeitores enfrentarão consequências por suas ações antiéticas, partes inocentes serão protegidas e, portanto, mais motivadas a seguir políticas da empresa no futuro. As investigações internas ajudam a promover uma cultura de transparência e conformidade.

Investigação interna passo a passo

Uma das coisas mais importantes ter em mente ao conduzir uma investigação interna é garantir que ela seja conduzido de uma forma que seja menos prejudicial e perturbadora para a empresa.

Você precisa determinar:

  1. O motivo do investigação. Por que é conduzido em primeiro lugar?
  2. os objetivos da investigação.

O próximo passo é atribuir um que será responsável pela investigação e pelo interrogatório dos empregados. Deve ser um funcionário ou um terceiro? Talvez um soldado investigador? Às vezes é melhor trazer alguém neutro para o jogo, uma vez que tendem a ser mais credíveis e objetivos. Além disso, eles serão mais imparcial e não apegado aos funcionários que estão entrevistando, uma vez que aqueles não são seus colegas de trabalho. Além disso, um terceiro não terá um conflito de interesses que também é crucial.

Plano de entrevista: testemunhas-chave e documentos relevantes

É importante identificar todos os funcionários que possam estar envolvidos nas infrações ou violações relatadas das políticas da empresa. Isso também deve incluir todos os ex-funcionários que deixaram a empresa pouco antes ou depois da possível irregularidade. Quando você está investigando alguém, é claro que deseja ter acesso aos dados pessoais que eles forneceram à empresa. As empresas internacionais, em particular, enfrentam uma responsabilidade maior de garantir que suas investigações cumpram as leis locais. Nos EUA, você não terá problemas para obter dados pessoais, mas se você opera na Europa, deve estar ciente das leis trabalhistas que proíbem o uso de dados pessoais dos funcionários sem sua permissão. De qualquer forma, identificar, recuperar e revisar documentos relevantes provavelmente será o aspecto mais persistente da investigação interna. O investigador deve tentar ser o mais estruturado possível e desenvolver uma abordagem sistemática para tirar o máximo proveito dos documentos.

A entrevista

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Agora, quando tudo acima tem cuidadas, chegamos à parte fundamental da investigação: entrevistar Indivíduos. Esta será a principal maneira de obter os fatos.

Devido a problemas de consistência, ele seria ideal, que a mesma equipe de pessoas conduzisse todas as entrevistas. Assim contradições no testemunho podem ser reconhecidas imediatamente.

Conduzir uma entrevista parece fácil, mas está longe disso. A tarefa é perguntar às pessoas certas o que é certo perguntas e isso deve ser feito da maneira certa. Os investigadores precisam desenvolveram soft skills – devem ter boas habilidades de escuta ativa, devem Seja compassivo, não deve ser tendencioso de forma alguma e precisa ser bom em leitura olhares gestuais e faciais. Justiça e objetividade são essenciais. O Os investigadores precisam se preparar completa e cuidadosamente para a entrevista, ou seja, eles devem pensar cuidadosamente com antecedência sobre quais informações são necessárias, mas também como proteger a confidencialidade das partes. Perguntas escritas também possibilitar que o investigador faça as mesmas perguntas a vários Indivíduos. 

Nas investigações privadas, o imperativo é que o entrevistado O funcionário não se sente intimidado ou estressado. O investigador deve evitar pressionar e insistir em respostas se o funcionário estiver desconfortável e sente-se preso. Além disso, perguntas sugestivas não devem ser feitas.

De realçar que Os entrevistados não possuem documentos relacionados ao investigação à sua disposição, não lhes deve ser dada qualquer informação que lhes seja ainda não o fizeram, e não devem ser informados sobre o que outros entrevistados têm dito.

No final de cada entrevista, o investigador deve entregar um resumo, que deve ser escrito de forma clara e concisa.

As evidências e realizações de A investigação

Procedimentos claros sobre evidências e como deve ser procurado, registrado e armazenado deve ser determinado. O investigador precisará de um repositório de dados seguro para todos os informações de valor para a investigação interna.

Quando o investigador encontra evidências claras e as mostra ao conselho, A investigação lentamente chega ao fim. Geralmente é encerrado por um relatório incluindo um resumo das principais conclusões e análise de todas as evidência. Deve incluir como a investigação atingiu seus objetivos e cumpriu seus objetivos. Às vezes, dependendo do tipo de irregularidade, é importante para garantir que a ação corretiva correta seja tomada. Pode ser necessário enviar um mensagem ao público sobre alguns incidentes. Nosso conselho é que, caso o empresa está dizendo algo ao público, é melhor deixar isso para um PR agência, uma vez que isso geralmente tende a ser um assunto muito delicado que pode prejudicar a empresa.

Como a Gglot pode facilitar as investigações internas?

Você pode ter as pessoas certas para o trabalho, mas podemos oferecer a você o ferramenta certa. Use serviços de transcrição e simplifique o processo de investigação. Deixe-nos mostrar como:

  1. Transcreva as entrevistas

Muito provavelmente, as entrevistas realizadas serão gravadas. O investigador pode tornar seu trabalho muito mais fácil, se ele decidir que quer o gravações a serem transcritas. Isso significa que o investigador terá tudo o que foi dito bem na frente dele, preto no branco. Um A entrevista transcrita não deixará espaço para erros, erros de julgamento e confusão. Isso facilitará o processo de redação do resumo. Tudo isso deixará o investigador com mais tempo livre para se dedicar a outras coisas.

  • Transcrever gravações de reuniões

A transcrição de gravações de reuniões de equipe pode ser usada para prevenção de fraude. As transcrições facilitam muito a detecção de padrões de conversação que soam o alarme e agem como dissuasão. Você não precisará esperar até violação das políticas da empresa realmente acontece, porque desta forma qualquer comportamento suspeito poderia ser cortado pela raiz.

  • Transcrição e atendimento ao cliente

Não seria ótimo que, quando as reclamações dos clientes acontecessem, o gerente conversas entre o funcionário e o cliente em um forma na frente dele para que ele pudesse analisar passo a passo o que realmente aconteceu? Gglot pode ajudar a manter a objetividade e ter uma visão clara do falhas de comunicação que acontecem evento para as pessoas mais amigáveis que trabalham no cliente serviço.

  • Transcrição para fins de treinamento

Algumas empresas querem que seus funcionários conduzam investigações internas como parte do treinamento de RH. Como já foi dito, este é um procedimento complexo. Mais as pessoas não têm as habilidades necessárias para fazer um bom trabalho neste domínio, então suas oferece sessões de treinamento e entrevistas simuladas para que eles ter um desempenho melhor e ser mais confiante depois de fazer a entrevista real. Acima de tudo, o potencial Os investigadores devem aprender a trabalhar de maneira diligente, eficiente e ética. Uma possibilidade é que essas entrevistas simuladas sejam gravadas e transcritas, para que possam servir como valioso material educativo. Potencial Os investigadores podem examinar a transcrição, marcar todas as suas deficiências, ver que perguntas eles omitiram fazer, o que eles poderiam ter formulado em um melhor maneira e melhorar seu desempenho geral.

Hoje as empresas estão sob imenso escrutínio e, portanto, a probabilidade de reclamações ou ações judiciais serem é uma possibilidade crescente. De acordo com as estatísticas, uma média A empresa de 500 pessoas agora enfrenta cerca de sete reclamações por ano.  Fraude, roubo e mobbing também são um grande problema no mundo dos negócios de hoje. Portanto, as empresas precisam reagir a qualquer tais alegações ou irregularidades. As investigações internas desempenham um papel vital na identificar condutas impróprias, avaliar os danos e preveni-los de acontecendo novamente. As ferramentas certas facilitam o processo de investigação. As transcrições podem ser de grande ajuda no decorrer de uma investigação interna. Se Chamamos sua atenção e você quer saber mais sobre nossa transcrição serviço, avise-nos.