Experimente gravar áudio em sua próxima reunião de equipe virtual

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Se você trabalha em uma grande empresa internacional, é bem provável que você já tenha participou de algum tipo de reunião virtual da equipe. Nesse caso, você pode provavelmente se lembram da emoção e da ligeira confusão quando as pessoas ao redor do mundo, Independentemente de sua localização e fuso horário, use vídeo, áudio e texto para vincular on-line e discutir questões comerciais importantes. As reuniões virtuais permitem que as pessoas Compartilhe informações e dados em tempo real sem estar fisicamente localizado junto.

Como o trabalho desenvolvimento do ambiente, as organizações estão cada vez mais usando equipes virtuais Reuniões. As reuniões virtuais de equipe oferecem muitas vantagens para todas as pessoas envolvido. Eles incorporam adaptabilidade expandida, interação face a face com diferentes escritórios e capacitar a cooperação entre diferentes departamentos. Muito As organizações dependem cada vez mais do trabalho freelance, contratado e remoto para atingir seus objetivos. Isso, por sua vez, aumenta a necessidade de equipe virtual reuniões, especialmente se forem introduzidos horários flexíveis.

Uma vantagem de reuniões de equipe virtuais é que elas podem ser usadas para formação de equipes virtuais, construindo relacionamentos mais fortes entre trabalhadores remotos. Como a formação de equipes em no mundo real, a contraparte virtual se concentra em melhorar habilidades como comunicação e colaboração, ao mesmo tempo que promove amizades e alinhamento. Você pode trabalhar com terceiros nesses esforços ou fazer você mesmo adicionando jogos e atividades para as chamadas de sua equipe. O trabalho remoto pode ser solitário, desengajado e improdutivo; ou o oposto completo. O que torna a formação de equipes virtuais importante é que é o catalisador para o resultado mais positivo. As organizações que investem em team buildings virtuais têm forças de trabalho que são mais criativo, comunicativo e produtivo; o que é um enorme competitivo vantagem. Você pode apimentar as atividades da equipe virtual adicionando vários atividades e jogos, como perguntas para quebrar o gelo, almoço virtual ou socializando por meio de bate-papo em grupo. Todos vocês podem fazer pausas para o café juntos, você pode implementar sessão de jogo semanal, alguém pode compartilhar uma foto engraçada ou meme, As possibilidades são infinitas.

De qualquer forma, se você também deseja que sua reunião de equipe virtual seja o mais produtiva possível, é bom fornecer dicas e instruções para os participantes da conferência. Você pode ter problemas técnicos ou descobrir que algumas pessoas não estão completamente presentes em uma reunião virtual. Conseguir uma reunião de equipe virtual produtiva realmente se resume a organizar e planejar. Na verdade, você precisará fazer um plano e garantir que os colegas certos sejam convidados. Em qualquer caso, você deve ir além gravando reuniões de áudio. Você verá as vantagens de fazer isso muito rapidamente.

Como a gravação de áudio de reuniões virtuais ajuda

As reuniões de gravação de áudio não resolverão completamente todos os problemas encontrados nas reuniões virtuais de equipe, mas podem ser muito úteis para todos os envolvidos. Aqui estão cinco razões pelas quais a gravação de áudio de suas reuniões virtuais deve ser uma prática padrão em sua organização, independentemente de ser uma reunião de equipe virtual ou totalmente presencial.

Anotações proficientes

Anotar não é exatamente o mesmo que transcrever tudo o que foi dito na reunião da equipe. As notas devem ser pensamentos curtos, ideias ou lembretes, não exatamente com as mesmas palavras. É um erro comum tentar anotar tudo. Se alguém está falando por algum tempo ou não sendo breve com seu ponto de vista, é nossa tendência tentar captar todas as suas reflexões para não perdermos algo significativo. No entanto, isso não está ajudando você a se concentrar e no momento. Com uma gravação de áudio da reunião, combinada com uma transcrição subsequente, ninguém precisa fazer anotações completas. Você pode simplesmente anotar as coisas importantes mais tarde. Dessa forma, você pode se concentrar em estar presente e ouvir atentamente, o que é valioso para todos incluídos.

Melhor brainstorming

Mais cedo ou mais tarde, todos os participantes de uma reunião de equipe virtual inevitavelmente encontram algum tipo de lapso de atenção. Um teletrabalhador pode ser desviado por seu cachorro, alguém na sala pode estar visualizando outro site ou usando um mensageiro, ou um colega de trabalho pode estar fazendo anotações agressivamente. Existem várias razões pelas quais você pode ver um lapso na concentração. Seja como for, os indivíduos que geralmente estão presentes durante as reuniões terão uma melhor compreensão do que está acontecendo, principalmente se a reunião for interativa. Eles precisam estar focados e ser capazes de entrar na discussão no momento correto. Ao sintonizar e se concentrar no que está acontecendo, você participa melhor do encontro e, ao mesmo tempo, constrói um vínculo mais forte com seus colegas. Melhor ainda, você poderá ter ideias melhores e mais úteis após a reunião, pois terá uma gravação de tudo o que foi divulgado.

Simplicidade de compartilhamento

Não importa o quanto tentemos participar de cada reunião de equipe para a qual somos convidados, às vezes ocorrências inesperadas nos impedem de fazê-lo. Seu colega pode estar ocupado trabalhando em outro projeto muito importante ou ter outra longa reunião ao mesmo tempo, ou pode fazer um check-up físico na hora da reunião. Como alguém não pode participar, não deve perder dados por causa desses diferentes compromissos. Sua contribuição e habilidades ainda são importantes e eles podem contribuir algum tempo depois. No momento em que você estiver se lembrando dessas pessoas para suas etapas de acompanhamento pós-reunião, lembre-se de que uma gravação de áudio pode ser compartilhada de forma mais eficaz do que memorandos. Uma gravação de áudio incorpora todas as sutilezas da reunião, incluindo a maneira de falar ou quaisquer considerações finais do "bebedouro", e pode ser transmitida imediatamente. Com um memorando, você precisará confiar que alguém conseguirá redigir notas, o que pode levar horas ou até dias. Se você perdeu uma reunião e não pôde começar a trabalhar em um projeto até receber as anotações da reunião, é muito mais vantajoso obter uma gravação de áudio da reunião para se atualizar, em vez de depender de um parceiro para entregar suas anotações para você.

Soluções para dificuldades tecnológicas

Assim como a reunião de equipe virtual rotineiramente apresenta lapsos de atenção dos participantes, você também terá muitos problemas técnicos. Você pode ter uma conexão lenta com a Internet, ter dificuldade em ouvir todo mundo ou seu software pode travar quando você está se apresentando. Se o organizador tiver a gravação de áudio da reunião, esses problemas não apresentarão nenhum problema real. Em vez de se preocupar se alguém está perdendo uma grande oportunidade por causa de dificuldades técnicas, você pode relaxar sabendo que todos terão a oportunidade de ouvir toda a reunião mais tarde.

Plano de acompanhamento claro

As gravações de áudio também podem ser utilizadas para fazer tarefas de acompanhamento e garantir que todos saibam o que fazer a seguir. Com um número tão grande de partes móveis em uma reunião de equipe virtual, pode muito bem ser difícil dizer quem está trabalhando em qual projeto e quais ideias todos apresentarão. Particularmente com uma reunião de brainstorming, um participante de reunião virtual pode se perder mais do que... bem, os protagonistas do filme Lost in Translation.

Embora esse indivíduo possa tentar investigar novas ideias utilizando as ideias e notas reunidas para uma reunião, seria muito mais fácil simplesmente sintonizar uma gravação de som. Visualize – todos os dados da última meia hora ou hora (ou significativamente mais) condensados em uma única gravação que pode ser compartilhada rapidamente. Além do mais, se você foi ao encontro cara a cara, pode se sentir bem ao saber que ajudou diferentes associados compartilhando a gravação de áudio, permitindo que eles colocassem esse show na estrada com seu trabalho.

Tente gravar o áudio de suas próximas reuniões virtuais de equipe

Por que não recuperar um pouco desse tempo transcrevendo sua gravação de áudio de forma rápida e sem complicações? Você pode usar o tempo e a energia extras para se concentrar no seu próximo projeto – e com a transcrição da reunião em mãos, estará preparado para o progresso.