Principais tendências de reuniões corporativas para 2021

Reuniões corporativas em 2021

As reuniões corporativas são uma boa maneira de melhorar seus negócios. Em uma reunião corporativa, os funcionários são informados sobre as novidades da empresa, os problemas ocorridos estão sendo discutidos e resolvidos, novas ideias são desenvolvidas e os colegas têm a possibilidade de se conectar. Apesar de sua importância, as reuniões não são muito populares entre os funcionários. Eles são frequentemente percebidos como devoradores de tempo que simplesmente não são tão benéficos para a empresa, uma vez que não fornecem resultados imediatos na maioria das vezes. Mas não precisa ser assim. As reuniões podem ser muito produtivas e podem agregar valor à empresa.

Neste artigo, certamente daremos a você alguns insights sobre o vasto mundo das reuniões. Talvez você encontre algumas maneiras novas e interessantes de conduzi-las e considere implementar algumas dicas para lidar com as armadilhas de reuniões chatas e ineficazes!

1. É realmente necessário?

Em primeiro lugar, pergunte a si mesmo: Precisamos realmente ter essa reunião? Será que vai desperdiçar o tempo de alguns funcionários? Se você acha que os participantes não vão tirar algo importante disso, considere apenas cancelá-lo. Há momentos em que uma reunião funcionaria melhor como um tópico de e-mail.

Por outro lado, se você decidir que esta reunião deve ocorrer e que os funcionários se beneficiarão dela, é hora de declarar o tipo de reunião: você vai informar os funcionários sobre algo, está desenvolvendo novas ideias ou precisa tomar uma decisão. Além disso, é importante comunicar isso aos participantes, para que eles saibam o que esperar.

2. Encontre o nicho

Reuniões de nicho estão se tornando extremamente populares. São reuniões especializadas e em seu foco está um assunto ou problema específico. Essas reuniões estão na moda, porque são precisas e entram em detalhes de um assunto. No mundo acelerado de hoje, os funcionários não gostam de perder tempo com coisas que já sabem ou que não são importantes para eles. Se eles participarem de uma reunião de nicho, eles conseguirão o que esperam e poderão concentrar sua energia e tempo em algo que é realmente importante ou interessante para eles.

3. Torne-o conciso

Como mencionamos, as reuniões são ótimas: conectam os funcionários, ajudam a pensar fora da caixa, resolvem problemas. Mas a reunião não deve consumir muito tempo. Eles devem ser curtos e doces! Aqui, mais uma vez, organização e estrutura são fundamentais: a reunião tem que ser bem planejada e precisa ter cabeça e cauda. Caso contrário, eles durarão muito tempo e as pessoas provavelmente acharão difícil ficar alertas, pois simplesmente ficarão entediadas em algum momento. Em geral, os participantes não estão completamente focados em uma reunião e tendem a fazer outro trabalho simultaneamente enquanto estão em uma reunião. Então, nossa sugestão é fazer é conciso, animado e encantador. Dessa forma, as pessoas ficarão mais interessadas e você terá a atenção delas. Quem sabe, se você tiver sorte, talvez eles até guardem o telefone.

4. A comunicação é crucial

No mundo dos negócios, a comunicação pessoal está em voga. As empresas de hoje tendem a evitar sessões de perguntas e respostas, que eram uma norma no passado. Uma sessão de perguntas e respostas geralmente é uma quantidade de tempo reservada no final de uma reunião para os participantes fazerem perguntas. Mas, como dissemos, esse padrão não é mais interessante e você deve considerar uma abordagem mais moderna para a comunicação com seus colegas/funcionários. Estamos optando por um toque pessoal que, no final, permite que todos sejam mais abertos e à vontade. Além disso, isso não se limita apenas aos funcionários. Uma abordagem mais pessoal com os clientes também é importante e torna a empresa mais popular, amplia o número de seguidores nas mídias sociais e possibilita melhores resultados de negócios.

5. Aspecto visual

O conteúdo e a extensão de uma reunião não são as únicas coisas em que pensar. Você deve dar ao aspecto estético também alguns pensamentos: Onde acontece a reunião? Como é a atmosfera? Primeiro Acima de tudo, você precisará se certificar de que seu espaço de reunião é apropriado para negócio. O ambiente da conferência precisa ser agradável e a sala temperatura deve ser adequada. Se as pessoas se sentirem confortáveis, há um melhor chance de que a reunião seja percebida como um sucesso. Além disso, os participantes precisa ter espaço suficiente e espaço pessoal.

Se você estiver fazendo uma apresentação, certifique-se de que o design da apresentação em si também reflita a marca e os valores da empresa. Talvez não pareça tão importante, mas enviará uma certa mensagem e deixará uma impressão. São as pequenas coisas que contam.

6. Tecnologia

Muito provavelmente você terá que usar a tecnologia na reunião, portanto, certifique-se de que a conexão com a Internet seja perfeita e rápida, que os projetores estejam funcionando sem problemas. Em uma empresa moderna, os equipamentos de alta tecnologia devem ser de primeira linha! É difícil evitar completamente a ocorrência de problemas técnicos, mas você pode tentar fazer o possível para reduzir a probabilidade de surpresas técnicas. Apenas reserve um tempo para testar tudo com antecedência.

7. Gestão de crises

Em algum momento, surgirão problemas em qualquer empresa e é difícil evitar isso. As tensões, mesmo entre colegas, são um problema comum, especialmente em tempos desafiadores e estressantes. É assim que as coisas são! As reuniões corporativas podem ajudar a suavizar isso e estreitar os laços entre os funcionários. Assim, as empresas de hoje estão investindo em gerenciamento de crises e isso compensa.

8. Inteligência artificial (IA)

AI technology is being used a lot in meetings and it has become one of the most important communication technologies. But what exactly are we talking about when we mention AI technology in meetings? Artificial intelligence helps to record the meetings, it transcribes them and makes it possible to edit those recordings (to make sure that everything is correct or delete unnecessary parts of the meeting). This way the quality of the meeting is improved, its scope is widened and communication is much more effective. You should check out Gglot and all the possibilities Gglot offers in the field of transcribing. You can gain a lot out of it. Maybe a colleague came up with a great idea during your meeting’s brainstorm session, or perhaps some employees couldn’t attend the meeting. Whatever the reason, transcriptions of meetings allows employees to catch up and stay informed. Also, make sure to send out a copy of the transcript not just to the employees who missed the meeting, but to everyone who attended the meeting as well. That way they can also go back to transcriptions and see if they have overlooked any interesting ideas that can improve business.

Escolha os serviços de transcrição da Gglot e você terá no papel tudo o que foi dito em uma reunião.

9. Reuniões online

Uma grande mudança à qual temos que nos ajustar este ano é mover nossas reuniões corporativas online para novos ambientes (digitais). Como as reuniões online são obrigatórias em 2020, a alta tecnologia precisa fazer parte de nossas formas de comunicação. Existem muitas ferramentas que podem simplificar e melhorar as reuniões online. A chave é descobrir qual dessas ferramentas é a certa para você. Mas tenha cuidado e não exagere. Lembre-se: ter muitos recursos é ótimo, mas se os participantes da reunião online não conseguirem descobrir como entrar na reunião porque tudo está repleto de recursos, você pode acabar sozinho! Há também outras coisas que você deve levar em consideração ao organizar uma reunião virtual: qualidade de áudio e vídeo (isso é de extrema importância), compartilhamento de tela (também obrigatório, especialmente se a reunião incluir uma apresentação), bate-papo (que possibilita a comunicação, sem realmente interromper o fluxo da reunião), suporte a vários dispositivos (por exemplo, uma versão móvel de um software de webconferência) etc. Muitas dessas ferramentas são gratuitas, mas para algumas ferramentas você terá que pagar. Certifique-se de se informar sobre as diferentes possibilidades, escolha aquelas que são fáceis de usar e torne sua reunião online mais interessante e poderosa.

10. Peça feedback

É muito importante encontrar maneiras de sempre tornar as reuniões mais valiosas para todos os incluídos. Como organizar melhores reuniões corporativas? Uma maneira é perguntar aos participantes o que eles acharam de uma reunião e tentar aprender algo com suas respostas. Mantenha tudo o que era bom e mude o que não era. Uma simples pesquisa de feedback é uma ótima maneira de coletar informações sobre a reunião e, se você torná-la anônima, poderá obter resultados mais sinceros. Ouvir o que os participantes pensam pode lhe dar algumas ideias sobre como você pode tornar as reuniões futuras ainda mais inclusivas e produtivas para todos.

Se você se informar e usar as ferramentas certas, poderá facilmente realizar uma reunião interessante. Experimente nossas dicas, planeje e estruture a reunião, não a alongue muito, comunique-se com seus participantes, pense nas diferentes possibilidades que as novas tecnologias podem oferecer à sua empresa, tente ser criativo e peça feedback. As reuniões realmente não precisam ser chatas! Eles podem ser suculentos, inspiradores e produtivos.