Gravação de atas de reunião - uma das maiores etapas antes da sessão de planejamento

Transcrever atas de reuniões anuais

Gostaríamos de lhe dar alguns conselhos sobre como conduzir e realizar uma reunião anual, porque, assim como qualquer outra reunião, ela precisa ser cuidadosamente planejada para ser bem-sucedida. Se você é novo no planejamento de processos, uma reunião anual pode ser um grande desafio e você provavelmente está sob muita pressão para fazer tudo.

Talvez você pense que as reuniões anuais são super emocionantes e emocionantes, mas geralmente não são tão interessantes. No entanto, não apenas as reuniões anuais são exigidas pela lei estadual e pelos requisitos de listagem na bolsa de valores para empresas públicas, mas ninguém pode negar que elas são muito importantes - mesmo porque reúnem a maioria dos acionistas da empresa. E, como sabemos, os acionistas são figuras-chave para as empresas – são um elo muito importante na hora de planear os desenvolvimentos futuros e o caminho que a empresa vai percorrer no ano seguinte, uma vez que têm direito a voto nas matérias propostas pelos gestores das empresas. Na reunião anual, os acionistas e sócios geralmente obtêm cópias das contas da empresa, revisam as informações fiscais do ano passado e fazem perguntas e têm uma palavra a dizer sobre as direções que o negócio tomará no futuro. Além disso, na reunião anual, os acionistas elegem os diretores que administrarão a empresa.

Então, vamos começar com alguns sugestões que você deve levar em consideração se tiver que planejar um reunião anual.

• Faça uma lista de verificação

Faça uma lista de verificação detalhada de todo o processo, incluindo eventos antes e depois da reunião real. Pôr prazos quando necessário e distribua tarefas para sua equipe. Alguns dos pontos-chave podem incluir o seguinte: questionários, cronograma de reuniões do conselho para revisões/aprovações, determinação do tipo de reunião, data e local, logística de reuniões, documentação necessária, perguntas e respostas, ensaios, etc. O O cronograma deve ser modificado completamente para sua empresa e seu calendário. Fazer o esforço para fazê-lo perfeito no primeiro ano, então você já tem um rascunho para o anos vindouros.

• Revisão legal e Requisitos regulamentares

É importante que as Os requisitos regulamentares e outros documentos relacionados à reunião são revisados antes da reunião para que tudo corra bem.

• Determinar o tipo de reunião

Isso já deve ser feito cerca de seis meses antes da reunião. Existem algumas coisas importantes que irão ajudá-lo a decidir sobre isso como a tradição da empresa, o desempenho e as preocupações das partes interessadas. As reuniões podem ser: 1. presencial, quando todos precisam estar fisicamente presente (melhor para empresas grandes e estabelecidas); 2. virtual, quando todos estão conectados digitalmente (este é o melhor para startups); 3. O híbrido versão em que os acionistas podem escolher entre o presencial e o virtual reunião, porque ambos estão cobertos. O encontro híbrido é inovador e maximiza a participação dos acionistas.

• Local da reunião

Se a reunião for conduzido pessoalmente, o local desempenha um papel importante. Empresas muito pequenas podem Faça uma reunião na sala de conferências da empresa. Por outro lado, se muitos pessoas participarão da reunião, as empresas podem pensar em movê-la para um auditório ou uma sala de reuniões de hotel, que geralmente é um lugar mais conveniente.

• Reunião Logística

A logística depende muito do tipo de reunião que você vai ter. Mas você deve pensar sobre os assentos, arranjos de estacionamento, segurança (talvez até triagem) e a parte técnica: microfones, projetores e outros gadgets necessários.

• Notar

Data, hora e local do A reunião deve ser enviada aos participantes com bastante antecedência.

• Documentos

Há uma série de Documentos necessários para a reunião:

Ordem do dia: contém geralmente introdução, propostas e perguntas e respostas, votação, resultados, apresentação de negócios...

Regras de conduta: para que Os participantes sabem quem deve falar, limites de tempo, comportamento proibido etc.

Roteiros de reunião: importante para o fluxo da reunião e para garantir que todos os pontos sejam cobertos.

• Votação Procedimentos

Os procedimentos de votação dependem de o tipo de acionistas. Registado Os detentores são aqueles que votam suas ações diretamente por meio da empresa. Os beneficiários efetivos detêm ações sob a forma escritural por meio de outra entidade (a banco, por exemplo). Os beneficiários efetivos têm o direito de instruir seu banco sobre como votar suas ações ou se eles querem vir para o anual reunião e votação, eles solicitam uma procuração legal. Isso permitirá que eles votem suas ações diretamente.

• Quórum

Há também outras coisas a serem Leve em consideração quais são cruciais quando você está preparando um reunião, como monitorar o relatório diário de votos, mas não entraremos em detalhes aqui. A única coisa que você precisa ter em mente é que precisará de um "quórum" para a reunião para ser bem sucedida. Refere-se ao número de membros de um corpo ou grupo que deve estar presente para tratar dos assuntos do organismo ou grupo.

• Cédulas

As cédulas ajudam a descobrir se ações específicas podem ser incluídas no total. Eles identificam cada ponto a ser votado e pedem a votação real.

• Presidente

Os preparativos finais incluem preparar o presidente para que ele prepare respostas para perguntas que possam surgir. É aconselhável também conversar com o RH sobre esses assuntos. Talvez algumas perguntas já tenham sido feitas em algum momento, talvez em outra reunião. É importante saber o que está acontecendo na empresa e ser bom em antecipar. O presidente precisa ser autoconfiante ao responder às perguntas das partes interessadas, então a melhor maneira é estar preparado o máximo possível.

• Ata

Também gostaríamos de conversar sobre outra coisa muito importante – documentar a reunião. É de crucial importância de que a reunião seja documentada de forma adequada, ou seja, atas de reuniões anuais são indispensáveis. Eles desempenham um papel crucial para o planejamento sessão da empresa, para que todos estejam a par das últimas decisões. Além disso, sabemos que a sessão de planejamento deve ser pontual se quisermos que o empresa para ter sucesso e cumprir suas metas financeiras. Então, a pergunta a ser feita é a maneira mais prática de transcrever essas atas de reunião.

As transcrições das atas são ótimo porque eles são uma visão geral simples de tudo o que foi dito em a reunião anual e isso pode ser facilmente repassado para pessoas que não puderam participe. Se transcrever a reunião anual, as sessões de planeamento serão mais fácil de conduzir. Dessa forma, você já tem os objetivos almejados da empresa anotadas para que a administração possa facilmente permanecer no caminho certo à medida que avançam com suas etapas de ação. O conteúdo da transcrição também pode ser muito útil para uma análise e conclusões posteriores no futuro, especialmente nos casos em que Os gols esperados não são atingidos.

Além disso, é importante mencionar que trabalhar com dados às vezes é muito difícil, porque erros aconteceram de vez em quando, e mesmo os simples podem ter um grande impacto na empresa. É por isso que, especialmente os números mencionados nas reuniões anuais devem ser áudio digitado e transcrito. Isso possibilitará que você revise tudo o que foi dito tanto quanto você precisa e, além disso, será fácil citar quaisquer números.

Quando você tem que escrever Notas Durante uma reunião anual, você pode se preparar para um evento muito desafiador e tarefa importante. As reuniões anuais podem durar muito tempo. Imagine escrever tudo o que foi dito durante uma reunião de quatro horas e ser responsável para as notas. Em algum momento, surgirão erros ou partes cruciais serão Omitido. Não é segredo que não podemos escrever as coisas tão rápido quanto falar. Sem mencionar sua caligrafia quando você tem que escrever algo rápido. Você será capaz de ler o que escreveu?

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