Como tornar as reuniões de equipes virtuais eficazes?

Dicas para melhores reuniões virtuais

As reuniões são muito importante para o bom funcionamento de qualquer empresa séria. Eles são importantes porque eles possibilitam que cada membro da equipe esteja atualizado sobre o que é na empresa e em que direção as estratégias de desenvolvimento da empresa estão indo. Além disso, as reuniões também são uma oportunidade para as equipes reúnam e endireitem seus relacionamentos, ou simplesmente lembrem aos funcionários que eles não estão sozinhos na empresa e que precisam funcionar em conjunto com seus colegas de trabalho.

Devido à pandemia, muitas empresas decidiram que seus funcionários deveriam trabalhar em casa por enquanto. Isso também significa que se tornou quase impossível conduzir as reuniões da maneira como eram conduzidas antes. Portanto, essa nova situação requer um ajuste significativo. Mais uma vez, estamos contando com a tecnologia. Muitas ferramentas foram e estão sendo desenvolvidas para ajudar a facilitar a comunicação em tempos em que a comunicação pessoal se tornou indesejável. E, de fato, as reuniões remotas estão se tornando nosso novo normal. O que antes era reservado apenas para reuniões não convencionais para colegas de trabalho que trabalhavam em diferentes países ou mesmo em diferentes continentes agora se tornou a única maneira de conduzir uma reunião com John e Jim do outro lado do corredor. Mas esses meios de comunicação ainda enfrentam obstáculos. Analisaremos alguns dos problemas e tentaremos sugerir algumas maneiras possíveis de superá-los.

Obstáculos das reuniões remotas

1. Diferença horária

Coordenar uma reunião virtual de longa distância pode significar lidar com vários fusos horários. Enquanto o colega de Nova York ainda está tomando seu café da manhã, o colega de trabalho em Pequim acabou de jantar antes da reunião e, assim que a reunião terminar, ele provavelmente trocará seu terno por um pijama confortável.

2. Problemas técnicos

Muitas vezes acontece que as reuniões são interrompidas devido a uma conexão inadequada, e isso pode criar diferentes problemas, por exemplo, a conhecida baixa qualidade de áudio/vídeo ou o efeito de tela congelada muito desagradável e mais dramático. Além disso, as conversas podem ser interrompidas por ruídos de fundo irritantes. Outro problema técnico é que muitas reuniões são atrasadas e o tempo é desperdiçado porque as pessoas têm problemas para fazer login e acessar as reuniões devido a problemas com o software.

3. Conversas naturais e conversa fiada

No início de A cada reunião cara a cara, as pessoas tendem a se envolver em conversa fiada, apenas para quebrar o gelo e ficar mais confortável. Em reuniões online, isso é um pouco complicado, já que a comunicação não é realmente natural e quando as pessoas falam simultaneamente (o que muitas vezes acontece na comunicação face a face), ruído desconfortável é gerado e a conversa muitas vezes se torna indiscernível. É por isso que as pessoas em reuniões virtuais tentam não interromper cada outros e vão direto ao assunto. A consequência é que o controle remoto As reuniões sempre tendem a ser mais uma apresentação sem tanta contribuição de outros participantes, especialmente se nenhuma pergunta for feita.

Como melhorar as reuniões virtuais

As mudanças inesperadas no ambiente de trabalho pode ser demais para todos. Simplesmente ajustando um Em poucas coisas, gestores e equipes podem se adaptar e aprender a superar algumas das obstáculos e reuniões online podem se tornar mais eficazes, produtivos e úteis. Neste ponto, tentaremos dar algumas dicas sobre como sua reunião remota pode acabou sendo um sucesso.

1. Escolha uma ferramenta de videoconferência

O primeiro ponto é escolher uma boa configuração técnica. Há uma abundância de tecnologia por aí que faz com que a reunião online funcione sem problemas. Se você quiser mantê-lo mais tradicional, escolha o Skype ou o Google Hangouts. Por outro lado, o Zoom é uma plataforma de conferência mais moderna e hoje em dia extremamente popular. O GotoMeeting foi criado especificamente para negócios e tem suas vantagens. Outras ferramentas que merecem destaque são: Join.me, UberConference e Slack. Todas essas ferramentas de comunicação são mais do que boas para reuniões remotas. Você precisará ver o que funciona melhor para sua empresa. Uma coisa importante a destacar é que, depois de escolher uma plataforma, você deve tentar cumpri-la e não alterá-la com frequência, pois isso confundirá seus colegas desnecessariamente.

2. Melhor horário para a reunião

Não parece difícil agendar uma reunião, mas certamente pode ser. Em um ambiente corporativo, você pode comparar a disponibilidade em sua lista de convites com diferentes ferramentas internas compartilhadas baseadas em nuvem. Que coisas devem ser levadas em consideração? Feriados locais, refeições e outros fatores regionais potenciais que podem colidir com sua reunião, especialmente se seus colegas moram do outro lado do globo. Quando possível, é sempre uma boa ideia agendar reuniões com bastante antecedência, porque quanto mais aviso todos tiverem, menor será a probabilidade de que os colegas tenham colisões.

3. Defina a agenda

Em primeiro lugar, você precisa ter em mente quanto tempo a reunião vai durar. Isso ajudará você a definir o estrutura da reunião.  Nossa assessoria é: Escreva uma agenda! Estruture a reunião, pense nos principais pontos que precisam Para ser coberto e cumpri-los, anote os nomes da equipe participante membros e suas responsabilidades. Além disso, é uma boa prática que se funcionário é responsável pela reunião como uma espécie de mediador, para garantir que Todos se apegam à agenda e que todos os pontos-chave sejam discutidos.

Uma boa prática é enviar a agenda a todos os participantes antes da reunião. Dessa forma, todos podem se preparar adequadamente.

4. Lide com o ruído de fundo

Todos nós participamos de reuniões em que você podia ouvir telefones tocando inapropriados, ruídos altos do tráfego ou o cachorro da família que estava muito animado. Certifique-se de que todos os colegas saibam silenciar suas falas se houver ruído de distração no fundo. No entanto, os colegas devem continuar a participar de mensagens de texto e manter seu feed de vídeo funcionando.

5. Lembre-se de cada membro da equipe

Nem todos os colegas são comunicativos e extrovertidos. Algumas pessoas simplesmente nunca dirão nada se não forem especificamente solicitadas por sua opinião. Isso não significa que esses colegas não tenham nada de valioso para acrescentar à reunião. Ao contrário! O trabalho do mediador também é orientar a conversa e garantir que todos tenham a chance de falar e fazer perguntas específicas até mesmo aos participantes silenciosos. Dessa forma, todos estarão envolvidos na reunião e todos os colegas terão a possibilidade de dar sua opinião. Se todos forem incentivados a participar, há uma chance maior de que a reunião virtual seja mais criativa e produtiva.

6. A conversão casual é uma vantagem

Ao trabalhar em casa, temos menos oportunidades de conversar com os colegas. Se o momento for apropriado, conversa fiada é mais do que bem-vinda, mesmo no ambiente virtual. Uma boa abordagem seria reservar algum tempo antes de uma reunião remota para permitir que os colegas de trabalho conversassem. Ao adicionar um pouco de diversão às reuniões e possibilitar que os colegas se relacionem com os membros de sua equipe, talvez simplesmente perguntando Como foi seu dia até agora? Os participantes da reunião se sentirão mais à vontade, relaxados e confortáveis. Desta forma, sua presença será sentida no espaço virtual. Nunca subestime a importância de se sentir conectado como membro de uma equipe.

7. Peça avaliação

Como a equipe virtual As reuniões não são mais uma exceção, é importante ver o que funciona bem e o que não funciona. Ninguém quer perder seu tempo ou ter a sensação de que eles não estão sendo ouvidos. Isso cria frustração e rejeição da ideia que as reuniões online podem ser eficazes e úteis. Então, por que não perguntar ao participante para lhe dar feedback sobre a reunião?

Mesmo nas melhores circunstâncias, pedir às pessoas que se abram sobre seus pensamentos e sentimentos pode ser difícil. Talvez seus colegas estejam mais abertos para responder a uma enquete, especialmente se essa enquete for anônima, pode ser mais fácil para eles serem mais sinceros nesse caso. É crucial agir de acordo com o feedback dado e, pelo menos, tentar melhorar os pontos que não foram rotulados como bons. As reuniões remotas não são fáceis de organizar e as críticas construtivas podem ser de grande ajuda para as futuras.

8. Grave e transcreva a reunião

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As reuniões presenciais não são perfeitas e têm algumas desvantagens, e as reuniões online compartilham a maioria delas. Além disso, eles vêm com seus próprios problemas únicos. Você não precisa se contentar com reuniões improdutivas que desperdiçam o tempo de todos, mas pode usar reuniões virtuais para se manter informado, produtivo, criativo e conectado com seus colegas. Experimente alguns dos conselhos listados acima: escolha a ferramenta certa, defina um bom horário para a reunião, anote a agenda, lide com ruídos de fundo, mantenha todos envolvidos, incentive conversas casuais, peça feedback e, por último, mas não menos importante, grave a reunião e transcreva-a. Esperamos que você crie um ambiente de reunião virtual excepcional para sua equipe!