Erros comuns de atas de reuniões corporativas

Erros mais comuns de atas de reuniões corporativas

Uma breve introdução às atas de reunião

As atas da reunião são, Basicamente, uma crônica dos principais focos da reunião e um registro do que aconteceu em uma reunião. Eles normalmente descrevem os eventos da reunião e podem incluir uma lista de participantes, uma declaração das questões discutidas pelo participantes e respostas ou decisões relacionadas para as questões. De acordo com alguns estudiosos, "atas" possivelmente deriva da frase latina minuta scriptura (literalmente "escrita pequena") que significa "áspero notas".

Nos velhos tempos analógicos, as atas geralmente eram criadas durante a reunião por um datilógrafo ou repórter do tribunal, que muitas vezes usavam notação taquigráfica e depois preparavam as atas e as emitiam aos participantes depois. Hoje, a reunião pode ser gravado em áudio, vídeo ou nomeado ou informalmente O secretário designado pode fazer anotações, com atas preparadas posteriormente. Muitos governos As agências usam software de gravação de atas para registrar e preparar todas as atas tempo real.

É importante notar que As atas são o registro oficial escrito das reuniões de uma organização ou grupo, mas não são transcrições detalhadas desses procedimentos. De acordo com o manual de procedimento parlamentar mais amplamente utilizado chamado Regras de Robert de Ordem Recém-Revisada (RONR), as atas devem conter principalmente um registro do que foi feito na reunião, não o que foi exatamente dito pelos membros.

O formato das atas pode variar dependendo dos padrões estabelecidos por uma organização, embora existam diretrizes gerais. As Regras de Ordem de Robert contêm um exemplo de conjunto de atas.

Geralmente, os minutos começam com o nome do órgão que realiza a reunião (por exemplo, um conselho) e também pode incluir o local, a data, a lista de pessoas presentes e a hora em que o presidente convocou o reunião sob encomenda.

As atas de certos grupos, como um conselho de administração corporativo, devem ser mantidos em arquivo e são documentos legais importantes. As atas das reuniões do conselho são mantidas separadamente de atas de reuniões gerais de membros dentro da mesma organização. Também As atas das sessões executivas podem ser mantidas separadamente.

Por que você deve fazer atas de reunião?

Por que razão você faria Precisa registrar atas de reuniões? Como fazer atas em uma reunião corporativa? Você gostaria de fazer atas em uma reunião corporativa para referência histórica, para atualizar as pessoas que estavam desaparecidas e fornecer uma visão precisa informações divulgadas que podem ser posteriormente utilizadas como confirmação ou prova.

Hoje, o coronavírus O surto está fazendo com que as organizações mudem para o trabalho remoto. O processo de O registro de atas de reuniões corporativas ajuda as organizações a permanecerem adaptáveis e forte. É útil em condições de quarentena e auxilia no enfrentamento rápido condições em mudança.

Imagine o seguinte situação: Você está tendo uma reunião importante com um advogado e pode precisar para manter um registro detalhado de cada ponto que você discutiu para referência.

Se você tiver problemas problemas em seu contrato, que podem afetar crucialmente seus negócios ou pessoais Importa. É por isso que é muito importante acompanhar tudo.

Em um local de trabalho profissional, Atas de reunião eficazes são muito importantes. Por que? Porque a nossa capacidade de lembrar sutilezas é normalmente restrito. Os descuidos podem levar a erros e escolhas de negócios erradas. Essa é a razão pela qual fazer atas de reuniões corporativas requer uma boa capacidade de foco e um ouvido surpreendente para os detalhes. Este dever geralmente é delegado a uma secretária de confiança ou a um assistente pessoal. Contudo É muito fácil cometer erros ao fazer atas de reuniões.

Neste artigo, falaremos sobre os deslizes mais conhecidos que acontecem ao fazer atas de reunião e os arranjos que podem ajudá-lo a evitá-los.

Atas de reuniões corporativas Erros a evitar

Para garantir transparência e a legislação dos EUA exige que as reuniões do conselho corporativo siga um determinado procedimento. Os conselhos de administração corporativos precisam se reunir minutos e depois distribuí-los entre os trabalhadores.

Tomando reunião corporativa Além disso, ajuda os membros a provar que estão agindo com o melhor Interesses. Da mesma forma, ajuda a entender o negócio de forma básica e para fins fiscais, passivos e fiduciários. Sem o direito No entanto, as reuniões em geral se tornarão muito longas e exaustivas. No momento em que a maioria dos participantes começa a considerar as reuniões como um exercício de futilidade, você sabe que está no caminho errado.

Os erros mais amplamente reconhecidos são os seguintes:

1. Não configurar a agenda da reunião

Uma agenda estabelece o estrutura de uma reunião específica. É um diagrama de temas sobre os quais você falará com o resumo dos palestrantes e o tempo que você distribuirá para cada tema. A agenda de uma reunião do conselho pode ser semelhante à seguinte:

1. Relatório financeiro do 1º trimestre (Chefe Diretor financeiro, 15 minutos)

2. Implementação de um novo sistema de segurança de dados (CTO, 15 minutos)

3. Preparando-se para um próxima conferência de imprensa de lançamento de produto (Secretário de imprensa, 20 minutos)

Uma agenda claramente definida orienta os participantes da reunião, definindo pontos de corte e Limites. Independentemente de ser uma reunião habitual semana a semana, incentiva os membros a se aterem ao ponto e manterem seus cérebros (e fala) de sinuosos.

Para atas de reuniões corporativas bem-sucedidas, a ausência de uma agenda é um grande obstáculo. Fazer atas de reuniões requer um arranjo cuidadoso. Sem uma agenda clara, o indivíduo responsável pelo registro das atas não tem a menor ideia do que se concentrar. Solução: Sempre configure uma agenda antes da reunião. Se, por razões desconhecidas, você tiver negligenciado isso, o software de transcrição permitirá que você capture as informações que foram divulgadas. Organizar as atas da reunião, no entanto, levará algum tempo.

2. Não respeitar o tempo e o conteúdo ao fazer atas de reuniões

Quando você tiver configurado um agenda da reunião, você deve segui-la. Aderir ao tempo e aos tópicos na agenda requer disciplina. Além disso, tem um papel importante: evitar que as reuniões se transformem em bate-papos inúteis e sem sentido.

O que acontece com a empresa atas de reunião se você deixar de manter a reunião dentro de seus limites? Eles tornam-se muito extensos e sem estrutura e, portanto, não podem ser utilizados para referência ou considerado confiável. Independentemente de ser membro responsável pelas atas de reuniões tem enormes capacidades de concentração, não se pode estender sua capacidade de concentração perpetuamente.

Solução: Nessa circunstância, atender à propriedade é a melhor cura. Nomeie uma pessoa para supervisionar a conexão. Além disso, certifique-se de que todos cumpram as regras pré-estabelecidas e a agenda da reunião. O tempo é o fator decisivo de uma reunião, portanto, não a deixe sem supervisão.

3. Não ter formato de ata de reunião acordado

Sem um pré-estabelecido , as atas de reuniões corporativas podem se tornar ilegíveis ou inacessíveis. Se você não concordar com um formato de arquivo, seus parceiros que não têm o software para A leitura desses tipos de arquivo pode não ser capaz de acessá-lo.

As atas das reuniões são destinadas para estar disponível para você em uma fração de segundo, em qualquer ponto que você precisar deles referência. Em uma situação crítica, você prefere não perder um tempo valioso na conversão de documentos em formatos legíveis.

É igualmente fundamental Estabeleça um arquivo para documentos de atas de reunião. O repositório em nuvem pode ser acessado a partir de vários dispositivos e é regularmente a decisão mais ideal para Armazenamento de transcrições de atas de reuniões corporativas.

Solução: Gglot automaticamente Converte gravações em formatos de arquivo .doc ou .txt. Além disso, ele suporta a maioria dos formatos populares de áudio e vídeo: MP3, M4A, WAV.

O software de transcrição também carregará seus arquivos de atas de reunião para a nuvem. Isso eliminará todos os problemas de acessibilidade.

4. Não prestar atenção aos detalhes ao gravar atas de reuniões

Ninguém gosta de atas de reuniões excessivamente detalhados. Considerando tudo, eles se destinam a referência rápida e deve dar um breve resumo das informações trocadas.

Não focando em sutilezas, então, novamente, pode trazer alguns descuidos graves. Além disso, pode causar graves problemas quando você precisa desesperadamente de uma verificação bem fundamentada ou prova.

É o foco mais temas e sutilezas significativos que tornam as atas de reunião tão úteis ferramenta. Mais importante ainda, essas conexões devem espelhar as questões centrais e as decisões com as quais os participantes da reunião concordaram.

Os minutos não podem faltar qualquer coisa fundamental: por exemplo, quando o conselho vota em uma decisão, a ata precisa ter uma nota detalhando quem votou em quê.

Solução: Decida sobre um modelo de ata de reunião corporativa. Ele irá ajudá-lo a mostrar o tipo de reunião, horário, membros, coisas na agenda, o resumo das principais decisões e a sinopse da reunião. Este modelo deve ajudá-lo a evitar grandes erros e a permanecer centrado, focado e eficaz.

Mais importante: prepare-se em Avance e faça uma recapitulação da reunião do conselho

Fazer atas de reunião requer seu foco total. É imperativo separar cada tópico individualmente e definir o que é importante e o que é insignificante. É uma dificuldade atividade que requer experiência e prática relevantes. Não é tão fácil Pegue todas as decisões que o conselho tomou durante a reunião e registre ou anotá-los.

A recapitulação da reunião é extremamente significativo. Você deve fazer um pequeno check-out com perguntas que vão resumir tudo o que foi dito.

Felizmente, a transcrição atual O software fornece conjuntos de ferramentas para realizar reuniões corporativas de forma eficaz ata. Além disso, auxilia no descarte de trabalhos manuais meticulosos. Durante exemplo, o recurso de identificação de alto-falante inteligente Ggglot automaticamente identifica cada falante. Este é um recurso muito útil ao fazer reuniões ata. O Gglot também converte automaticamente gravações de som em texto. Com ferramentas como Gglot, você pode poupar tempo e se concentrar nas coisas mais importantes.

Lembre-se dessas dicas e faça Suas atas de reuniões corporativas mais atraentes.